Почему обычные схемы размещения сотрудников явились неэффективным средством коммуникации между работниками предприятия? Как в ОАО «Авиадвигатель» начался этап визуализации?
«Добрый день, а Галину Борисовну, где можно найти?» – в ответ тишина. Обитатели кабинета сосредоточены на отчетах, счетах, бумажных пирамидах, и ответ вряд ли прозвучит. Галина Борисовна не отозвалась, направляемся к следующему кабинету. Там отвечают, что такая есть и находится за стенкой в соседнем кабинете. Идем туда. Повторяем свой вопрос, мысленно угадывая, кто же из четырех дам окажется Галиной Борисовной. Сотрудница отзывается на приветствие и просьбу скорее уже согласовать нужный документ.
Выходим, считаем потери. Мы зашли в три кабинета, нам не очень повезло наугад и сразу попасть в нужный кабинет, поэтому в каждом кабинете мы теряли время, рассматривая сотрудников, ожидая ответ, отвлекая их от работы и теряя свое личное время. Поскольку не мы одни такие нарядные и умные ходили и искали данного сотрудника, поскольку именно она может согласовывать бумаги, то надо полагать, что нарастающее раздражение всех, кто в день ни по разу спрашивает их, как найти Галину Борисовну, будет все активнее и агрессивнее обрушиваться на каждого вновь входящего с подобным вопросом. Можно, конечно, нарисовать большую стрелу и подписать «Галина Борисовна там», но это выглядело бы цинично и нелепо.
Задаемся вопросом: «А ведь можно было миновать эти этапы, отнимающие время и нервы у всех невольных участников наших действий в поиске нужного сотрудника?» И предлагаем работницам этих же кабинетов разместить на дверях схемы размещения сотрудников, с указанием их мест размещения и инициалами. Удивительно, но это вызывает бурю негативных эмоций: «Зачем? Мы все тут друг друга знаем! К чему эти глупости!» И это противоречие: нас отвлекают, мы раздражаемся, но сделать что-то для комфорта и удобства категорически против, - удивляет уже нас.
Вот так в ОАО «Авиадвигатель» начался этап визуализации. С самых обычных схем размещения. Не все сотрудники и не сразу приняли это нововведение. Но буквально через три месяца весь опытный завод обзавелся на двери каждого кабинета подобными схемами. Раздражение и недовольство сотрудников сменилось сначала безразличием, потом легким интересом, на сегодняшний день подобное явление актуально и затребовано. Работники опытного завода, переходя в другие корпуса ОКБ ОАО «Авиадвигатель», и привыкнув к подобным схемам, уже по привычке ищут их в конструкторских отделах и даже делают замечания, что поиск нужного человека затруднен без подобных «навигаторов».
А все оказалось очень просто в плане технического исполнения и невероятно сложно в организации данного мероприятия. Сложно, потому что процесс организации был связан с людьми, с консерватизмом и нежеланием что-то менять.
Отдел СНСП ОАО «Авиадвигатель» поступил следующим образом: с каждого отдела собрал данные о работниках, обозначил их места расположения в кабинетах; сотрудники отдела СНСП на каждое подразделение и каждый кабинет составил схемы размещения сотрудников; были закуплены пластиковые карманы, в которых были размещены данные схемы; в каждый отдел и подразделение по электронной почте были высланы схемы для их хранения и редакции в случае изменений в численности сотрудников в кабинетах и их размещении.
В настоящее время схемы обновляются самостоятельно хозяевами кабинетов, люди привыкли и очень часто обращаются к ним, когда озадачены поиском сотрудника. Вновь поступившие на работу сотрудники активно пользуются подобными схемами, поскольку это не только путеводитель и навигатор по предприятию, но и эффективное средство коммуникации между работниками предприятия. Согласитесь, заходит человек в кабинет, минуя описанные выше этапы, влекущие потери, подходит к вам и обращается по имени и отчеству, – это очень приятно и вам, и располагает к позитивному общению с вошедшим сотрудником.
Данное направление нельзя считать полностью развитым и приведенным в состояние совершенства. Мы продолжаем работать с конструкторскими отделами, работники ОКБ начали подтягиваться к данной теме, проявлять интерес и инициативу в составлении и размещении схем размещения сотрудников в своих подразделениях.
