Принципы бережливого производства активно используются в управлении информационных технологий ЧТЗ и есть хорошие результаты.
Людмила ФИЛАТЕНКО, начальник управления информационных технологий ЧТЗ-УРАЛТРАК
Пользу дает даже такая простейшая, казалось бы, мера, как наведение и поддержание порядка на складе ИТ-службы завода. И первым делом мы систематизировали учет поступающих в ремонт компьютеров, принтеров, ксероксов, заправку и ремонт картриджей. Сформирована ежедневно пополняемая база, которая помимо инвентарного номера и даты поступления содержит: диагноз при поступлении, перечень выполненных работ, использованные для ремонта запчасти и материалы, фамилию исполнителя работ, затраченное на ремонт время, дату возвращения пользователю.
Таким образом, решается несколько задач. При поступлении техники сразу можно обратиться к ее «ремонтной истории» и узнать о ранее возникавших неисправностях. Это зачастую облегчает и ускоряет проведение ремонта, особенно молодым работникам. Анализ вышедших из строя компонентов позволяет оценить их качество и сделать вывод о целесообразности использования продукции определенного бренда или поставщика. В итоге удалось актуализировать состояние ИТ-склада и уменьшить объем оборотных средств, необходимых для ремонта. Новая система также позволяет определить степень занятости и эффективности труда самих сотрудников, осуществляющих ремонтно-профилактические работы.
Принципы бережливости достаточно универсальны. Подобную, но отдельную систему Service Desk используют в своей работе и системные администраторы ЧТЗ, проще говоря, сисадмины. В ней в хронологической последовательности фиксируются все проблемы пользователей. Не важно, в каком виде поступает запрос (по телефону, со слов руководителя и т.д.), он тут же заносится в систему, закрепляется за конкретным администратором и отслеживается на предмет исполнения. Service Desk накапливает базу знаний обо всех произведенных действиях и операциях, фиксируя затраченное на них время.
Все это позволило оптимизировать деятельность ИТ-специалистов ЧТЗ, сократить время выполнения многих задач, так как немалую их долю уже не приходится решать с нуля, а можно воспользоваться накопленным опытом.
Необходимо было также ускорить составление сметной и отчетной документации в отделе сетевых технологий ЧТЗ. Получалось, что сеть росла быстрее, чем оформлялась требуемая отчетная документация (дефектные ведомости, сметы, акты и т.п.). В итоге строительство новых сегментов сети пришлось прекратить, пока не отчитаемся за уже существующие объекты. Специализированного сметного программного обеспечения в УИТ нет, как и должности сметчика, поэтому всю «бумажную» работу тоже приходилось делать тем, кто занимается строительством сетей. Было решено отказаться от Excel и создать систему, позволяющую вести точный учет израсходованных материалов и остатков на складе, сократить время на подготовку проектной и отчетной документации, исключить возможные ошибки ручного труда, проанализировать учет материальных ценностей. В результате применение специализированного программного обеспечения позволило значительно, в разы, уменьшить затраты рабочего времени на оформление документации, повысить эффективность труда специалистов.
Сейчас в стадии доработки находится программа «Автоматизированное рабочее место (АРМ) руководителя». Там регистрируется вся входящая-исходящая корреспонденция в виде электронных копий и распределяется по исполнителям. Руководитель может проконтролировать ход исполнения задания на любой стадии и внести коррективы. С помощью АРМ отслеживается нагрузка на персонал и принимаются решения о ее перераспределении.
Основным принципом бережливого производства является постоянное улучшение деятельности. Это один из показателей работы подразделения. В нынешний непростой период практически все внедряемые улучшения направлены на снижение затрат времени и ресурсов. Использование принципов бережливого производства позволило существенно увеличить производительность труда сотрудников УИТ ЧТЗ . Удалось не только навести порядок в процессах и документации, но и осуществить оценку затрат, которые приходятся на поддержку парка компьютерной техники. Например, при составлении бюджета по информационным технологиям осуществляется анализ необходимых проектов, а также затрат на поддержание работоспособности и безопасности ИТ-инфраструктуры ЧТЗ, в том числе рабочих мест пользователей.
Чтобы Челябинский тракторный успешно преодолел кризис, каждому надо прикладывать усилия, направленные на повышение его конкурентоспособности и устойчивости на рынке. Управление информационных технологий ЧТЗ-УРАЛТРАК это делаем.
Опубликовано в газете "Челябинский трактор" от 5 февраля 2010 http://www.chtz-uraltrac.ru/
