Каким должен быть идеальный процесс подачи кайдзен-предложений? Кто может подавать предложения, как оценивать кайдзен-мероприятие, следует ли планировать мероприятия ежемесячно?
Хороший вопрос – он показывает, как часто люди сталкиваются с трудностями при определении кайдзен-предложений и принятии решений о масштабе этих мероприятий. Для некоторых кайдзен означает «непрерывное введение небольших усовершенствований», для других – «быстрые прорывные усовершенствования» («штурм-прорывы»), а для третьих кайдзен может означать просто «усовершенствование», не ограниченное масштабами или затраченными на его реализацию усилиями. Если ввести другие термины, например, «кайкаку» (революционное усовершенствование, преобразование) или джисукен (кайдзен-проекты под руководством начальников), ситуация становится ещё запутаннее. Любите вы японское слово, означающее «изменять и улучшать», или ненавидите его, но кайдзен становится всё более необходимой составляющей бизнес-совершенства, оживления государственного сектора и даже индивидуальной производительности. «Тойота» живёт по принципам кайдзен и уважения к людям и, без сомнения, пережив нынешние трудности, станет ещё сильнее благодаря своей приверженности этим традициям.
Не все кайдзены одинаково полезны. Некоторые из них маленькие, некоторые большие, одни представляют собой простые решения, другие – сложные; также возможны все промежуточные варианты. В качестве улучшения лидерского процесса управления необходимо понять, как правильно реализовать различные творческие идеи сотрудников и помочь им актуализировать их. Не все идеи стоят того, чтобы быть реализованными. Не все решения базируются на тщательном анализе проблемы, и даже если это так, эти решения, возможно, касаются не первопричины проблемы. Некоторые кайдзен-предложения можно быстро реализовать на практике, а другими нужно руководить и проводить по ним несколько циклов PDCA («планируй – действуй – проверяй – реагируй»). Что должен делать лидер с хорошими намерениями, чтобы руководить кайдзен-процессом?
Здесь уместны будут некоторые знания по правильной реализации системы 5S. Использование 5С для управления кайдзен-процессом предлагает такие же этапы:
Сортируйте кайдзены. Определите хорошо продуманные идеи и идеи, предлагающие импульсивное решение. Сохраните хорошо продуманные и помогите сотрудникам развить многообещающие идеи. Если идея плохая, но проблема чётко освещена, помогите людям сортировать свои идеи, чтобы найти осуществимое предложение.
Соблюдайте порядок. Расставьте кайдзены в порядке приоритетности, начиная с тех, которые легко осуществить и которые окажут большое влияние. Простая матрица две на две ячейки поможет вам наглядно это представить. Второй этап 5С подразумевает место для всего и всё на своём месте – это касается и кайдзен-идей.
Содержите подачу кайдзенов в чистоте. Удалите тривиальные, не важные для миссии и небольшие, но отвлекающие внимание задачи, которые каждые день занимают ваши мысли. Хороший пример – электронная почта. Выключите её или сообщите коллегам, что вы занимаетесь кайдзенами и вас не нужно беспокоить. Приберите своё рабочее место, чтобы освободить пространство для наиболее важных кайдзен-действий. Обязательно вернитесь позже на то же место и подайте кайдзен-идею о причине, по которой оно вообще заполняется не важными для миссии задачами.
Стандартизируйте кайдзены. Прежде чем вы зайдёте слишком далеко, важно утвердить критерии относительно того, что считать кайдзен-предложением, для реализации каких кайдзенов требуется небольшая команда и несколько дней на соответствующие мероприятия, а для каких – внесение кайдзена в повестку руководителя в виде ряда проектов.
Совершенствуйте кайдзены. Утвердите структуру для быстрой оценки и поддержки предложений сотрудников через несколько часов после подачи, а не через несколько дней. Обучите большое количество сотрудников базовым принципам и инструментам кайдзен, чтобы кайдзен-мероприятия проходили быстро, еженедельно и в режиме реального времени отражали бизнес-потребности. Самое главное – измените мировоззрение: кайдзен должен стать не проектом под руководством эксперта, а образом жизни.
Типовые инструкции, шаблоны, лучший опыт предприятий вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5C.
Идеальный поток процесса для кайдзена должен быть организован следующим образом: кто угодно может подать своё предложение; непосредственный руководитель команды или начальник оценивает предложение в течение дня; реализация происходит как можно быстрее; используется минимум ресурсов. Необходимо построить серьёзный фундамент, чтобы система подачи кайдзен-предложений могла справиться с реализацией тысяч идей каждый месяц. Для начала разработайте систему, исключающую 10 типичных ошибок в системе предложений.
Ставьте людей на первое место, применяйте логику Лин и придерживайтесь своих принципов. Как и при реализации Лин на рабочем месте, 5С – хорошая отправная точка для организации способа управления кайдзен-мероприятиями. Это только начало, а совершенствовать поток процесса можно бесконечно, даже когда сам этот процесс – кайдзен.
Джон Миллер
