Сокращение затрат на персонал и текущих расходов отдела кадров

Статья из архива альманаха «Управление производством».

Неблагоприятный экономический климат оказывает все большее давление на специалистов по управлению персоналом, которые вынуждены не только помогать руководству в снижении затрат на персонал, но и сокращать собственные текущие расходы, связанные с наймом и подготовкой сотрудников, обеспечивая компанию при этом достаточным количеством квалифицированных и подготовленных кадров. Как обеспечить выполнение этих задач с максимальной эффективностью и минимальной тратой ресурсов?

Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!

«Мы вынуждены сокращать сотрудников, но не хотим, чтобы это повлияло на производительность или мотивированность сотрудников», «Наши расходы на персонал слишком высоки, необходимо экстренно снижать себестоимость и повышать объем прибыли на одного сотрудника», «Нам нужно сократить расходы на подбор персонала, но при этом сохранить гибкость, чтобы справляться с повышенной нагрузкой в периоды пикового спроса», «Мы не можем позволить выплату бонусов в этом году» – такие комментарии получила консалтинговая фирма Deloitte от руководителей по персоналу относительно положения дел в их компаниях. 

В периоды экономического спада подобная ситуация становится типичной для предприятий самых разных отраслей. Кадры довольно часто составляют самую большую статью расходов компании, достигая 90% от текущих затрат: это и затраты на наем и подготовку сотрудников, и обеспечение повышения их квалификации, и весь пакет выплат, полагающихся работнику. В ситуации, когда потребность сокращать расходы особенно высока, для руководителя как никогда важно быть уверенным, что капиталовложения окупятся как в краткосрочной, так и долгосрочной перспективе. 

Прежде чем предпринимать какие-либо шаги по сокращению затрат, руководителю необходимо задаться двумя вопросами:

1. Как отдел управления персоналом может сократить свои текущие расходы? 
За последнее десятилетие многие подразделения по работе с персоналом существенно усовершенствовали выполняемые ими процедуры и операции. Сейчас, когда бережливость становится задачей номер один, им приходится прилагать еще больше усилий. Хотя затраты на обеспечение работы отдела кадров обычно составляют малую часть от общих расходов компании, планирование инвестиций, строгая расстановка приоритетов деятельности, использование современных технологий и выбор в пользу гибких моделей организации работы обеспечивает существенное снижение издержек. 

2. Как отдел кадров может помочь предприятию сократить затраты?
Отдел кадров должен оказывать руководству поддержку в решении вопросов, связанных с управлением персоналом. Это может означать сокращение отдельных видов выплат, но при этом нельзя забывать, что компетентность и профессионализм сотрудников остается одним из ключевых факторов успешности компании в кратко- и долгосрочной перспективе и отказываться от обучения и переобучения персонала ни в коем случае нельзя. На помощь приходят гибкие возможности обучения (онлайн-курсы, корпоративные университеты и др.). Отдел кадров должен привести в соответствие стратегии управления персоналом и сохранения кадрового потенциала, чтобы успевать за изменяющимися условиями бизнес-среды.

Сокращение текущих расходов отдела кадров

Как и любое другое структурное подразделение, отдел кадров должен сокращать свои расходы. Существует несколько подходов для достижения этой цели: 

1. Определите приоритетные направления деятельности.
Кризис – самое время со всей строгостью подойти к расстановке приоритетов: определить ключевые направления деятельности и минимизировать фиксированные затраты. Под ключевыми направлениями деятельности понимаются те процедуры, которые должны осуществляться для ежедневного управления персоналом: административно-хозяйственная деятельность, расчет заработной платы, обеспечение эффективной коммуникации между членами коллектива и администрацией, бизнес-планирование, управление рисками, а также обратная связь с руководством. Эти основные функции могут выполняться более эффективно и упорядоченно, в то время как второстепенные процедуры (такие, как обучение и подбор кадров) могут осуществляться более гибко, по мере необходимости.

2. Сократите фиксированные затраты на ключевые направления деятельности.
Определив приоритетные направления своей деятельности, важно пересмотреть, насколько эффективно расходуются направляемые на них ресурсы.

• совершенствуйте процессы и оптимизируйте технологии: на большинстве предприятий есть возможность повысить производительность отдела кадров и уменьшить затраты, стандартизируя рабочие процедуры и более активно используя современное программное обеспечение, которое возьмет на себя рутинные и требующие времени операции. Электронные карточки прихода/ухода сотрудников снимут необходимость лично контролировать посещаемость, автоматизация хотя бы части операций способна привести к 10-15% сокращению административных расходов, а проведение обучающих курсов на виртуальной основе (вместо традиционного «классного» обучения) позволяет снизить издержки почти на 40%, не ограничивая при этом возможности развития сотрудников.
• подумайте о возможности привлечения внешних специалистов: аутсорсинг позволяет разделить затраты и более эффективно распределять средства. Это приводит к экономии за счет эффекта масштаба и повышению эффективности труда. Если затраты напрямую связаны с темпами потребления – то есть вы платите за то, что используете – расходы обычно сокращаются на 5-7%. Этот показатель может увеличиться еще больше, если вы прибегнете к стандартизации процедур.
• пересмотрите ранее заключенные договора: в период экономического спада многие продавцы готовы предложить более выгодные условия для ведения совместных дел, а поставщики предпочтут пойти на уступки, нежели потерять постоянного клиента. Продляя действие договора сейчас, вы можете сэкономить существенную сумму в ближайшей перспективе и установить «привлекательные» ставки на будущее.

3. Прибегайте к помощи вспомогательного персонала, только если это действительно необходимо.
Используйте гибкие модели расходов, которые позволяют выполнить самые важные задачи, свободно перемещая персонал.

• перераспределяйте и перемещайте: определите сегменты кадрового состава, которые используются не на полную силу, – например, рабочая группа по набору персонала или специалисты по обучению сотрудников.
• нанимайте внешних специалистов: пересмотрите рамочные соглашения, срочные договора и партнерские отношения с внешними консультантами. 
• объединяйте подрядчиков и поставщиков: если в данный момент вы работаете с десятком агентств по найму, заключение договора с одним подрядчиком, который далее нанимает специалистов по подбору кадров, может существенно снизить затраты. Услуги с фиксированной стоимостью могут подразумевать работу специалистов по рекрутменту на местах, а также линейное управление внештатными сотрудниками – что еще больше уменьшает ваши издержки.
• пересмотрите необходимость инвестиций, запланированных ранее, и оптимизируйте спектр проектов: к примеру, в рамках одной крупномасштабной программы по управлению персоналом была проведена ревизия более 40 местных и региональных проектов, что привело к значительному снижению затрат на управление, устранению дублирующих друг друга проектов и более эффективному планированию расходов. Аналогичная рационализация может дать возможность сконцентрироваться на ключевой задаче: помочь своей компании выжить в условиях кризиса.

4. Объединяйте операционные отделы. Еще один способ экономии – объединить отделы, заведующие компьютерными технологиями, финансами, персоналом и снабжением, в единый многофункциональный центр обслуживания, что обеспечивает большую экономию за счет эффекта масштаба. Один крупный производитель напитков объединил отделы кадров и финансов под одной крышей – это позволило ему сэкономить на аренде, увеличить производственные мощности и обеспечить комплексность предоставляемых услуг. Этот подход привел к экономии в 500 000 тысяч долларов ежегодно. 

Сокращение затрат на персонал

Отдел кадров должен оказывать руководству помощь в принятии ключевых решений относительно целесообразности расходов на персонал в условиях нестабильного рынка. 

1. Определите «костяк» своего трудового коллектива и защищайте его. Заплаты и другие расходы на персонал составляют существенную часть расходов компании. Но знаете ли вы, куда и на что уходят ваши деньги? «Костяк» личного состава – это специалисты, которые приносят наибольшую пользу организации. Именно в условиях застоя важно определить наиболее важные сегменты штата, чтобы стратегия компании была направлена на их сохранение и развитие. 

Рис. 1. Определение значимости различных сегментов рабочей силы.

2. Определите оптимальный размер штата и реструктуризируйте его. Нынешние условия рынка все чаще вынуждают руководителей прибегать к сокращению численности персонала, что требует принятия непростых решений. Как показывает опыт, в таких случаях важную роль играет то, как осуществляется это сокращение: правильный подход обеспечивает долгосрочную стабильность, поддерживает моральный дух сотрудников и сохраняет доверие клиентов. Такой подход подразумевает вовлечение персонала в отбор возможных вариантов и сценариев, поиск возможностей сокращения затрат и использования экономически выгодных механизмов компенсации и поддержки для персонала, который оказался затронут сокращениями. В финансовом выражении взвешенные решения могут положительно сказаться на соотношении прибыли и убытков, ведь содержание «лишних» сотрудников обходится компаниям в огромные суммы. Планирование на перспективу может обеспечить устойчивые позиции и новые возможности вашей компании, когда экономика восстановится.

3. Пересмотрите механизмы оплаты труда. Еще год назад трудно было поверить, что компании могут прибегнуть к сокращению зарплат, надбавок или других привилегий. В настоящее время многие руководители рассматривают возможность всеобщего уменьшения зарплат, софинансирования других благ и сокращения субсидий на такие статьи расходов, как спортивный зал или столовая для персонала (премиальные фонды уменьшаются или устраняются полностью).

С усилением кризисных тенденции многие сотрудники предпочтут сокращение зарплат увольнению. Одна промышленная компания в Великобритании сократила выплаты на 5% рядовым сотрудникам и на 10% - менеджерам, а ее программа по сокращению затронула лишь тех, кто принял такое решение добровольно. Однако тот факт, что такие изменения возможны, не означает, что они рекомендованы. Прежде чем принимать радикальные меры, руководству стоит обдумать потенциальные последствия и убедиться, что они способны сохранить места и поддержать мотивацию ключевых сотрудников, когда ситуация на рынке улучшится.

Пересмотрите схему выплаты надбавок и премиальных. Например, размер дополнительных выплат может зависеть от производительности предприятия, фиксированные ставки могут быть сокращены, но при этом переменные выплаты – повышены. Это не только сократит расходы, но и стимулирует активность персонала. 

4. Ищите альтернативные способы сократить расходы на персонал. Ключевая идея заключается в том, чтобы помочь руководству компании максимизировать прибыль на инвестированный капитал и при этом сохранить те направления деятельности, сокращение затрат по которым выглядит заманчиво, но в конечном итоге может принести большой урон.

Заметную экономию может обеспечить эффективное обучение. Так британская инжиниринговая компания сэкономила 1,3 миллиона фунтов стерлингов, пересмотрев свою систему обучения: проведя повторные переговоры с поставщиками, разработав список предпочтительных подрядчиков, отказавшись от курсов, не приносящих немедленных результатов, увеличив продолжительность одних курсов и объединив другие, а также заменив 8-часовые занятия «вживую» на 5-часовой виртуальный курс. 

Многие компании предлагают своим сотрудникам гибкие рабочие графики: долгосрочные отпуска, частичную занятость или даже оплачиваемые отпуска, которые могут обойтись работодателю дешевле, чем зарплата. Еще одна возможность – стажировки, когда сотрудник не числится в штате, но при этом совершенствует свои навыки и приобретает опыт.

Убедитесь, что ваши сотрудники создают ценность, адекватную затрачиваемым на них ресурсам. Так, производитель продуктов питания провел анализ затрат и выгод существующей программы подготовки сотрудников и пришел к выводу, что затраты на обучение одного человека в 3 раза выше, чем его создаваемая им прибыль, а «текучесть» кадров составляет около 60% – что привело в решению отказаться от существующей программы.

Пересмотрите и рационализируйте свою стратегию: сейчас самое время привести план льгот в соответствие с бизнес-стратегией и устранить излишнюю сложность. 

Используйте по максимуму потенциал своих сотрудников – дайте им возможность проявлять инициативу и выполнять более сложные задачи, которые помогут развить их навыки и приобрести новый опыт. Прибегайте к внутренним стажировкам и повышайте мобильность сотрудников, что поможет заполнить существующие функциональные бреши, не нанимая дополнительный персонал.

Проведите переоценку средств, затрачиваемых на международные программы: так ли необходимо содержать большой штат за границей, предоставляя щедрый социальный пакет? Перевод сотрудников, долгое время пребывающих за границей, на оплату по местным ставкам, а также возврат тех, чья работа не имеет первостепенной важности, сэкономило одному производителю 11% от общего размера выплат, однако потенциальная экономия может быть еще выше. 

Проблема высоких расходов на персонал – весьма деликатная и не самая легкая в разрешении. Всегда есть риск потерять ценные кадры, нанести вред производственному процессу и серьезно подорвать моральный дух коллектива. Но несмотря на это, при должном внимании и продуманном подходе, можно добиться высоких результатов. 

Учитывая все вышесказанное, стратегия сокращения затрат на персонал и собственных расходов отдела кадров укладывается в 8 шагов. 

Текст: Наталья Пристром. Фото ru.freepik.com/ 

Материал подготовлен на основании данных Reducing HR and people costs. Taking costs out of the business. Deloitte.