Аудит склада своими силами, или что там, «за кулисами» производства. Часть 3

Философия непрерывного совершенствования, активно внедряемая и продвигаемая сотнями предприятий по всему миру, ставит во главу угла умение фиксировать недостатки в любом процессе и видеть в каждом из них потенциал для развития. Но как научиться этому, когда мы привыкли проходить мимо самых вопиющих нарушений и не замечать их?

Автор: Станислав Зинченко, директор Центра индустриальных исследований делового портала «Управление производством»

Сегодня мы предлагаем вашему вниманию статью, опубликованную в альманахе «Управление производством».

Первую и вторую части этой статьи можно прочитать здесь:

• Часть 1: суета - не показатель эффективности, товарно-материальные ценности.
• Часть 2: складские системы хранения и складская техника.

Станислав Зинченко, директор Центра индустриальных исследований делового портала «Управление производством».

Упаковочные и расходные материалы

Среди всех складов, будь то производственные или торговые, едва ли найдется 20%, где в точности прописаны правила и процедуры по обращению с упаковочными и расходными материалами, определены зоны для их хранения и выделены необходимые ресурсы. Проблемы, возникающие с ними, похожи на проблемы с ТМЦ, хотя и имеют некоторую специфику.

Посмотрев «по-новому» на свои расходные и упаковочные материалы, Вы можете обнаружить, что:

• они не имеют фиксированного места хранения, находясь в беспорядке по всей территории склада или предприятия;
• отсутствуют точные данные о количестве используемых видов и их номенклатуре;
• они не присутствуют в системе учета остатков или их учтенное количество никогда не соответствует реальному;
• несмотря на постоянную закупку, их регулярно не хватает, что вызывает задержки в процессах;
• не существует действующего регламента по обращению с ними, как и ответственного за их использование и расход;
• регулярно возникают жалобы со стороны поставщиков и клиентов на использование не тех материалов.

Подобные, на первый взгляд, незначительные проблемы могут иметь очень серьезные последствия для бизнеса:

• без точного учета доля упаковочных и расходных материалов в себестоимости единицы продукции никогда не будет определена;
• затраты на упаковочные и расходные материалы будут постоянно распределяться на общие и накладные расходы;
• вы создадите искусственные нормы расхода, которые не будут соблюдаться;
• из-за отсутствия постоянной зоны для упаковочных и расходных материалов места их промежуточного хранения будут повсюду;
• захламленность материалами будет постоянно затруднять проход, они будут перекладываться с места на место по мере необходимости.

Вы также должны понимать, что назначением кладовщика и грузчика, ответственных за упаковочные и расходные материалы, проблему не решить. В отличие от других проблем складской системы, данная полностью кроется в отсутствии складского учета, настолько же отличного от бухгалтерского, насколько бухгалтерский учет отличается от финансового. Лишь при его эффективном функционировании возможно начать более рациональное использование упаковочных и расходных материалов.

Складской персонал

Складской персонал уникален по своим характеристикам. Они должны знать ассортимент, товар, процессы, заказчиков, транспорт, технику, документооборот, программы учета и многое другое. Проблема еще и в том, что они не чувствуют себя ценными сотрудниками, создающими добавленную стоимость, но привыкли к тому, что их всегда во всем считают виноватыми.

Проблемы данного звена легко обнаруживаются при наблюдении за их работой:

• они ходят группами и работают по 2-3 на одной операции, процессе;
• на одного или двух работающих всегда есть один наблюдатель;
• если попросить бригадира или кладовщика назвать всех людей, работающих на складе, и указать, кто на каком процессе работает в данный момент, Вы не услышите четкого ответа;
• каждый раз на смену выходит разное количество людей;
• не соблюдается техника безопасности;
• они неаккуратно обращаются с ТМЦ;
• они ходят в не установленной правилами обуви и одежде;
• они говорят по мобильным телефонам и принимают пищу в неположенном месте;
• постоянно используется ненормативная лексика;
• на территории разрешено курение, сотрудники посещают место для курения группами по 3-10 человек.

Подобное положение дел дает основание для следующих выводов: 

• на складе царит хаос;
• управление складом непрофессионально;
• отсутствует исполнительская дисциплина;
• управляет рабочими процессами группа «старожилов», опытных сотрудников, которые уверены, что знают, как выполнять свою работу, и не признают регламента и правил;

В такой ситуации Вы оказываетесь полностью зависимым от работников склада в отношении выполнения заказов и заявок, и никакая система оплаты труда не повысит качество работ.

На самом деле стоит заглянуть в «курилку», услышать громко играющее радио, заглушающее все вокруг, увидеть суетящийся персонал, изображающий бурную деятельность, – и этого будет достаточно, чтобы признать, что со складским персоналом существуют проблемы. Разница лишь в глубине поражения этой «болезнью».

Продолжение следует. Вас ожидают:

• Часть 4: складские процессы, документооборот и система учета, организация работ.

Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!