Централизованные закупки – это способ сокращения расходов и ресурсов на закупку различных видов товаров и услуг, используемых всеми подразделениями Компании. Каким образом проект по централизации закупок поможет экономить ресурсы нам рассказала Ксения Дмитрюк, менеджер по снабжению.
Благодарим редакцию корпоративного журнала "Планета ТБМ" за предоставление данного материала.
Представьте: если в каждом филиале есть человек, который занимается закупкой упаковки или оборудования для склада, то количество человеко-часов на одну и ту же работу увеличивается кратно количеству филиалов, что в масштабах всей Компании ощутимо влияет на производительность.
- Что такое централизованные закупки и почему они выделены в отдельный проект?
В первую очередь централизованные закупки – это дисциплина, порядок, экономия и автоматизация процессов. Подобная система давно используется в Компании ТБМ при закупке и изготовлении сувенирной, полиграфической и иной маркетинговой продукции.
Ранее не было «единого центра управления закупками» для нужд складских и логистических подразделений, поэтому сотрудникам разных отделов и филиалов приходилось, тратить дополнительное время и заказывать упаковочную продукцию, спецодежду и складское оборудование, включая технику, самостоятельно. Это было неудобно, отнимало много рабочих ресурсов и не давало возможности проводить аналитику цен закупочной потребности на регулярной основе.
Моей задачей на начальном этапе было собрать все процессы воедино, то есть актуализировать базу Поставщиков, привести в порядок договора, восстановить и возобновить проверки контрагентов согласно Стандарту Компании, а также провести закупки в различных областях уже на конкурсной основе. Благодаря централизации руководство Компании может намного эффективнее контролировать весь процесс и оперативно принимать решения.
Ввиду централизации закупок в мой функционал вошли такие инвестиционные проекты, как закупка складской техники и стеллажного оборудования, а также организация аукционов на выбор Поставщиков по ремонту и техобслуживанию складской техники и грузового автотранспорта. В настоящее время в нашей Компании активно тестируется проект по аутсорсингу складского персонала, в мои задачи входит поиск действительно надежных партнеров, на которых можно положиться и решить задачу острой нехватки персонала в сезон работ. Совместно с бухгалтерией и юридическим отделом Управляющей Компании ТБМ мы планируем согласовать стандартную форму договора, которая будет комфортна для Компании в целом, чтобы филиалы могли ей пользоваться и таким же образом привлекать персонал в сезон.
Благодаря созданному «Единому центру закупок», теперь сотрудники могут, не отвлекаясь от основной работы, выполнять свои прямые задачи.
- Есть ли реальные цифры, которые показывают нам эффективность этого проекта?
Да, конечно! Условия аукционов при больших тиражах позволяют нам получать наилучшие цены от Поставщиков, а также планировать поставки и закупки. К примеру, в результате централизации и проведении аукционов нам удалось сократить затраты на упаковочные материалы из картона на 12,5%! Мы смогли снизить стоимость также по многим другим видам упаковочной продукции, а самое главное, благодаря масштабам закупок, нам удалось добиться отказа от привязки к евро при закупке этикеток, которые используются для маркировки продукции на складах ТБМ.
В ближайшее время, помимо спецодежды для складского персонала, планируется также централизация закупки еще и спецобуви с поликарбонатным подноском, ведь мы заботимся о здоровье и комфорте наших сотрудников.
- Что, кроме экономии за счет крупного тиража, получает Компания, занимаясь централизованными закупками?
Централизация закупок позволяет нам также формировать имидж ТБМ как единой Компании, вне зависимости от того, в каком городе расположен ее филиал. Например, брендированная упаковка и форма складского персонала – это дополнительные точки контакта бренда ТБМ с Клиентами. Можно сказать, мы приводим форму и содержание к общим для всех филиалов стандартам.
Также мы существенно экономим время наших коллег из филиалов.
Во-первых, филиалы всегда знают, по какой цене они могут получить каждый артикул с Центрального склада.
Во-вторых, филиалам не требуется проводить проверку контрагентов, так как эту функцию Логистический комплекс берет на себя.
В-третьих, филиалам также не нужно тратить время на заключение договоров, поскольку вся упаковочная продукция и спецодежда отправляется по единым договорам поставки, которые также согласовывает сотрудник Логистического комплекса.
Благодаря мониторингу цен, Компания ТБМ получает наилучшие ценовые предложения и условия поставки. Соблюдается единый фирменный стиль, а также централизация существенно упрощает задачу нашим Поставщикам и минимизирует количество ошибок, так как все заявки поступают от одного сотрудника, что сокращает вероятность ошибки и бюрократического застоя.
По проставленным прогнозам, в «КИС-Интегратор» сотрудник Логистического комплекса четко знает, что, когда и в каком количестве ему нужно заказать. Я уверена, что это очень выгодный для Компании и сотрудников проект, который разгружает моих коллег и помогает им не отвлекаться от своих основных задач, что повышает комфорт на рабочих местах и в целом имеет небольшой положительный характер для всей Компании.
