Подробнее 0 комментариев

История проекта: оптимизация процессов оформления закупочной и договорной документации

В последние годы в связи с ужесточением законодательства РФ в сфере закупок и введением в действие Единого положения о закупке (ЕПоЗ) в Государственной корпорации «Ростех» процесс закупки товаров, работ и услуг стал одним из ключевых в хозяйственной деятельности объединения. Необходимость неукоснительного выполнения требований законодательства и ЕПоЗ влечет за собой потребность в изменении всех сопутствующих процессов, в том числе и оптимизацию договорной работы.

Благодарим Пресс-службу АО «ОДК» за предоставление данного материала.

Автор: Альбина Гильданова, менеджер управления по развитию производственной системы ПАО «ОДК-УМПО».

Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством»300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!

ПАО «ОДК-УМПО» для повышения конкурентоспособности преследует цели оптимизации расходов, сокращения потерь, внедрения передовых практик и развития корпоративной культуры производства. Для этого отдел организации закупочной деятельности (ООЗД) совместно с отделом систем автоматизированного проектирования, отделом по договорной работе, отделом финансового учета и управлением по развитию производственной системы в 2019 году разработали проект «Оптимизация процессов оформления закупочной и договорной документации», в рамках которого рассматривались процессы от формирования задания на закупку до подписания договора.

Целью проекта являлось обеспечение эффективного функционирования производства с помощью сокращения средней длительности цикла конкурентных закупок.

Задачами проекта выступили:

  • описание состояния «как есть»;
  • анализ и выявление потерь;
  • разработка и внедрение мероприятий;
  • контроль целевого состояния.

В рамках проекта рабочей группой был проведен причинно-следственный анализ увеличения длительности процесса закупки. С помощью диаграммы Исикавы удалось выявить основные причины проблемы. Как оказалось, на длительность процесса закупки влияли недостаточность знаний в области закупок, несовершенство СТП, дублирование информации в разных источниках и программах, отсутствие стандартизации процесса.

Анализ отклонений на закупку

Анализ отклонений заданий на закупку показал, что более 30 % заданий не были согласованы даже с третьего раза, и основными причинами несогласования являются нарушение требований ЕПоЗ.

В результате анализа бизнес-процесса проведения закупок специалистами были выявлены лишние его этапы, исключены нецелесообразные действия и проработана новая схема согласования документа. В новом алгоритме согласование документации осуществляется параллельно, в течение суток, что существенно сказывается на длительности процесса. При последовательном согласовании это занимало примерно 5 дней. Новая последовательность действий была стандартизирована. В дальнейшем этот процесс был автоматизирован посредством ИТ-системы, что позволило исключить дополнительные трудозатраты всех участников.

Оптимизация процесса согласования

Одним из мероприятий проекта было изменение последовательности процессов: от утверждения перечня закупок до подготовки к торгам, что позволило исключить подготовку ненужных документов.

В рамках проекта была разработана стандартная форма для автоматизированного заполнения шаблонов требуемой документации. Ранее приходилось оформлять вручную одну и ту же информацию несколько раз с последующей загрузкой документов в систему. Благодаря новой форме удалось исключить ошибки инициаторов при оформлении заданий на закупку и специалистов ООЗД при формировании документации о закупке. Также в СЭД введен реестр состояния задания на закупку/договоры в общем доступе для всех участников процесса, который позволил минимизировать переговоры по телефону и обеспечил прозрачность процесса.

Изменение последовательности процессов

В результате реализации проекта «Оптимизация процессов оформления закупочной и договорной документации» длительность процесса сократилась с 65 до 52 рабочих дней, что также привело и к сокращению использования бумаги инициаторами закупок на 77 пачек за полгода. 

Данного эффекта позволили добиться следующие мероприятия:

  • исключение ожидания инициаторов закупки при оформлении бумажных документов (согласования, подписания);
  • исключение перемещения с места на место инициаторов закупки с бумажными документами;
  • исключение ошибок в бумажных документах при создании;
  • исключение процесса сверки электронных и бумажных документов сотрудниками ООЗД;
  • снижение количества и времени телефонных переговоров сотрудников ООЗД с инициаторами закупки по статусу задания.

В 2020 году продолжается дальнейшая оптимизация закупочного процесса в части ускорения оформления закупочной документации и договоров.

Средние показатели процесса

Ряд реализованных мероприятий уже позволил получить количественный и качественный эффект.

  1. Оптимизированная форма отчета «размещенные лоты» в СЭД  позволила консолидировать информацию о закупках в едином документе, что ускорило документооборот в подразделении, сократило временные затраты при формировании отчетности, а также исключило «человеческий фактор» при сохранении сведений в отчете. Время на внесение изменений в отчет сократилось с 20 до 7 мин.
  2. Проведение заседания закупочной комиссии переведено в режим онлайн, что позволило сократить временные затраты на сбор членов закупочной комиссии, а также потери времени на перемещения инициатора закупки.
  3. Создан процесс согласования и утверждения договоров, заключаемых по итогам проведенных конкурентных процедур в СЭД, что позволило обеспечить прослеживаемость по всей цепочке заключения договора. При этом весь цикл согласования договора сократился до 5 дней (за счет «веерного» согласования и ограничения по времени для каждого согласующего лица — 1 сутки).

Результаты реализации проекта

В планах до конца года реализовать следующие мероприятия в СЭД.

  1. Разработать процесс создания задания на закупку у единственного поставщика с автоматическим предупреждением о наличии дробления закупки, что позволит исключить нарушение требований положения о закупках.
  2. Разработать процесс формирования «Сводного перечня закупок», который позволит сократить временные затраты на внесение вручную информации о планируемых закупках (при этом исключит «человеческий фактор» совершения ошибки при внесении данных).

Средняя планируемая длительность цикла конкурентных закупок должна составлять не более 45 рабочих дней. Это в свою очередь позволит обеспечить ритмичность закупок ТМЦ, оптимизировать размер закупаемых партий, обеспечить эффективное функционирование основного производства, снизить процент неосвоенного бюджета на 2,5–5 % и исключить риски штрафов за нарушения сроков опубликования информации о закупках в открытых источниках.

5S: Практическое руководство по внедрению
5S: Практическое руководство по внедрению 15 чек-листов различного уровня сложности, примеры, фото и многое другое.
0 комментариев
Отправить
обсуждения
Еще более 300 других идей вы можете посмотреть здесь – Кайдзен и рацпредложения: примеры из жизни (с... Как «Уралэлектромедь» увеличила выпуск медной катанки на 15 %
От редакции портала - если тема повышения эргономики рабочих мест вам интересна, пишите в комментари... Практические советы по улучшению эргономики рабочего места от Schneider Electric
Просто детский сад на Камазе! Ллойд Добинс (о менеджменте): Но одна часть программы Деминга вряд ... Контроль качества: технологии личной ответственности на «КАМАЗе»
Узнайте больше Бережливое производство Сборник уникальных алгоритмов и дорожных карт для внедрения бережливого производства
Бережливое производство