О промежуточных результатах работы над проектом и о дальнейших планах его развития.
Благодарим редакцию газеты "Вестник РУСАЛа" за предоставление данного материала.
Текст: Денис ИВАНОВ, начальник отдела категорийного управления закупками «РУСАЛ – Торговый дом»
В 2020 году РУСАЛ запустил долгосрочный проект по оптимизации процесса закупок. В итоге рутинный подход к закупкам ушел в прошлое, а на замену ему пришел клиентоориентированный. О промежуточных результатах работы над проектом и о дальнейших планах его развития – в материале «Вестника».
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Пилот проекта по оптимизации закупок стартовал в марте 2020 года – как раз в то время, когда на выстроенные цепочки поставок начала влиять пандемия коронавируса. Доставка на предприятия РУСАЛа была ограничена, возникли трудности с контактами с поставщиками. В этих сложных условиях команда закупок решила не откладывать реализацию проекта в долгий ящик и поставила перед собой довольно амбициозные цели: достигнуть экономии в 500 млн рублей, повысить скорость и своевременность закупок, оптимизировать нагрузку на персонал, улучшить показатели качества закупаемых товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
В команду проекта вошли 37 сотрудников РУСАЛа и 21 сотрудник подрядной организации ИСО из различных департаментов: материально-технического снабжения, коммерческих и технических дирекций, финансового департамента, энергетической службы, дирекции по горным работам и других производственных служб.
Для своевременности поставок команда сфокусировалась на оптимизации внутренних процессов, которые препятствуют скорости снабжения. Теперь около 10 тысяч наименований материально-технических ресурсов (МТР) можно приобрести по упрощенной и стабильной схеме, без проведения отборов по партнерскому соглашению с привязкой к каталогам производителей. В эти МТР входят более 4 тысяч наименований товаров электроаппаратуры (IEK, DKC, EKF и др.), слесарно-монтажного и механизированного инструмента (Horts, Sitomo, КЗСМИ, Bosch и др.), более 5 тысяч наименований товаров, которые относятся к группам по метизной, кабельно-проводниковой продукции, светотехнике и другим вспомогательным ресурсам.
По данным категориям товаров процесс от поступления заявки до заключения договора сократился с семи недель до двух, а заранее выбранные поставщики могут более оперативно реагировать на потребности заводов и вовремя снабжать производство необходимыми товарами. Важным фактором, учитываемым при выборе поставщика, является величина скидки к каталогу, поэтому приобретение товара по упрощенной схеме становится не только быстрым, но и экономически эффективным.
До внедрения новой схемы по указанным номенклатурам проводилось более 900 отборов поставщиков в год, теперь же достаточно 10 отборов, чтобы обеспечить все потребности – существенное сокращение трудозатрат и сроков при лучшем результате. В результате существенно изменилось и количество сотрудников службы снабжения, которые занимаются процессом отборов данных позиций – с 60 до 10 человек. Теперь персонал может сфокусироваться не на рутинных операциях, а на повышении качества закупок.
Ход рублемЧтобы выполнить задачи по обеспечению качества закупаемых ТМЦ, в рамках проекта заключены стратегические соглашения с производителями стальных труб, слесарно-монтажного инструмента и электроаппаратуры. Это позволяет обеспечить не только более своевременные поставки, но и стабильное и прогнозируемое качество закупаемого товара, так как все партнеры являются официальными представителями производителей или прямыми производителями, не имеют нареканий по работе с РУСАЛом и обладают положительной долгосрочной репутацией на рынке.
Для долгосрочных соглашений, как правило, сложно выработать подход к ценообразованию. Например, в 2020 и 2021 годах цены на эти товары менялись каждые две недели из-за различных рыночных факторов. С помощью прозрачных формул изменения цен, разработанных и внедренных командой проекта, удалось увеличить срок действия ценовых соглашений с двух недель до года, что, в свою очередь, позволило получить дополнительные скидки и привлечь к сотрудничеству наиболее крупных поставщиков и прямых производителей за счет консолидации объемов.
Но предстоит сделать еще многое. В планах команды проекта:
В 2022 году приоритетными остаются такие направления, как категоризация и автоматизация справочника МТР, разработка и автоматизация типового договора на закупку вспомогательных ТМЦ с целью сокращения маршрутов согласования, а также автоматизация планирования потребности материалов (ППМ).
Помимо непосредственно внедрения инициатив и улучшений, команда проекта параллельно разрабатывает и внедряет обучающие материалы, с помощью которых службы закупок смогут развивать и масштабировать новые подходы к оптимизации процессов закупок. Уже полностью разработаны следующие обучающие материалы:
КОММЕНТАРИИ
Евгений Овчинников, коммерческий директор «РУСАЛ – Торговый Дом»:
«Функция закупок в РУСАЛе исторически не имеет одного центра, следствием этого является очень слабая степень цифровизации работы снабженцев, а также довольно низкие показатели эффективности. Проект по трансформации закупочной деятельности призван изменить эту ситуацию и кардинально повысить уровень качества закупок. Ключевыми инструментами в этом являются внедрение специализации и категорийного управления, автоматизация процессов закупки по всему циклу, реструктуризация и изменение процессов на более эффективные и оперативные».
Дмитрий Лапин, директор департамента контроля цен и коммерческой деятельности РУСАЛа:
«При анализе эффективности закупок мы выявили значительный потенциал для оптимизации процессов. Маркерами этого было большое количество отборов в соотношении с суммами закупок, объемами и трудозатратами, длительные сроки отборов и поставок, недостаточно полное обеспечение потребности производства, отсутствие прозрачности и последовательности в цепочках операций закупок. Также мы провели опрос заказчиков, который показал направления для оптимизации. Чтобы проект стал возможным, мы выпустили новые регламентирующие документы, организовали работу управляющего комитета, инициировали внедрение автоматизации процесса закупок «от заявки до оплаты», а также подключили на электронную торговую площадку для проведения отборов более 50 предприятий Компании и 1,5 тысячи пользователей. Результаты внедрения категорийного менеджмента наглядно показывают и дальнейший потенциал повышения эффективности закупок, что становится особенно актуальным в текущих изменяющихся условиях рынка».
Игорь Лернер, заместитель директора по контролю, внутреннему аудиту, координации бизнеса РУСАЛа:
«Начав с внедрения категорийного менеджмента, автоматизации процесса «от заявки до оплаты», мы столкнулись с тем, что потенциал повышения эффективности присутствует в большинстве процессов закупок и смежных областей. Это и необходимость нормализации номенклатурного справочника, и создание базы аналогов, и управление запасами и НПА, и внедрение актуальных контролей в закупках. При этом современные требования предполагают уже не просто системное изменение процессов и их организацию по-новому, а уже в обязательном порядке их автоматизацию. Именно на этих направлениях и будет фокусироваться команда нашего проекта».
Алексей Гордымов, директор по обеспечению бизнеса РУСАЛа:
«Глобально проект автоматизации и трансформации бизнес-процесса закупок на сегодняшний день является необходимостью для обеспечения устойчивого развития Компании. От рутинной функции снабжения мы стремимся стать функцией, создающей добавленную стоимость для Компании через цифровизацию процесса, создание дополнительной экономии, повышение скорости и прозрачности закупок, а также оптимизацию трудозатрат».
Иван Тихомиров, начальник отдела материалов департамента по снабжению подрядной организации ИСО в Краснотурьинске:
«Раньше регулярные отборы поставщика увеличивали рутинную нагрузку персонала и удлиняли сроки на закупку. Прайс-лист по метизной продукции позволяет получать актуальную цену в режиме реального времени, и не только на плановую потребность, но и на всю товарную группу «Метизы», что позволило сократить нагрузку на персонал и повысить скорость закупки, в том числе и внеплановой потребности».
Иван Емельянов, начальник участка ремонта технологического транспорта АГК:
«В части инструмента ощутимо улучшились оперативность и своевременность снабжения. Диапазон задач моего подразделения достаточно широкий, и потребности изменчивы в зависимости от ситуации: если на рабочем месте нет нужного инструмента, мы не можем долго ждать, так как работы необходимо выполнять. Благодаря новому подходу мы получаем инструмент в сжатые сроки, часто в течение одной недели, помимо этого, мы получаем инструмент нужного качества и характеристик, чего не могли добиться раньше».
Олеся Быкова, менеджер отдела собственного МТО глиноземного дивизиона:
«Такая система позволяет снизить аварийный выход за счет отслеживания корректной эксплуатации и обслуживания шин в режиме реального времени, заблаговременного оповещения водителей и персонала о состоянии и необходимости ротаций шин, предоставляя также аналитику и прогноз ходимости шин, списания и рекомендации.
Уже на данном этапе использования мы можем сказать о полученной пользе – сохраненных благодаря работе системы шинах. По окончании проекта мы намерены посчитать эффект, который будет строиться на таких ожидаемых базовых показателях, как увеличение ходимости шин на 5–10%, сокращение затрат на аварийный выход шин из строя (до 30%)».
