Как выбрать оптимальную информационную систему: пошаговая методика

В статье раскрывается методика выбора специализированных информационных систем для автоматизации бизнес-процессов.

Автор: Илья Карпушин, Директор по консалтингу, Консалтинговая компания КРАМ

Преамбула.

Каждая компания и предприятие, доходя до определенной стадии своего развития, задумывается об автоматизации для обеспечения оперативности прозрачности учета, при котором качество управленческих решений значительно повышается. В общем представлении автоматизация должна привести к повышению производительности процессов и экономии затрат, что должно сказаться на снижении себестоимости продукции или товаров, т.е. увеличить прибыль. Понимая это, руководство компании сталкивается с вопросом: «Какую систему выбрать?».

В рамках данной статьи я хотел бы описать метод, разработанный с коллегами по итогам 10 лет работы. Он позволяет взвесить все за и против представленных на рынке автоматизированных решений и сделать выбор обоснованно понятным.

Этап первый. Определяемся, что именно собираемся автоматизировать?

Шаг первый:

Нужно описать процессы, которые, по Вашему мнению, должны быть автоматизированы. Это понадобится Вам не только сейчас для понимания, но и впоследствии при внедрении автоматизированного решения на этапе проектирования процессов «как будет». Одним из основных критериев попадания процесса под автоматизацию является его низкая эффективность. Говоря простым языком – те процессы, которые вызывают наибольшее нарекания, в результате которых происходят сбои, потери времени и качества, недовольство внутренних и внешних клиентов и т.д.

В какой нотации описывать процессы, на наш взгляд, не важно. Важно, чтобы Вам было понятно, о каком процессе идет речь, что (событие или документ) запускает процесс и что является его результатом. Также важно определить, какие структурные подразделения принимают участие в процессе и отвечают за его результат, какие существуют сторонние участники, которых также целесообразно подключить к единому информационному полю.

Пример схемы бизнес-процесса перевозки готовой продукции «как есть» (кликните на изображение для увеличения):

Шаг второй:

Нужно составить географическую схему грузопотоков для определения масштаба процессов. Таким образом Вы поймете, должно ли автоматизированное решение поддерживать территориально-распределенные структуры.

Как правило, достаточно выделить основные грузопотоки, которые покажут точки однотипных процессов, нанеся их на географическую карту.

Пример схемы грузопотоков:

Шаг третий:

Важно выделить ключевые проблемы в процессах, которые Вы хотите решить с помощью автоматизации.

Сбор информации о наличии и величине проблем является важнейшим критерием в оценки существующего потенциала. Как правило, сбор информации проводится путем интервьюирования, анкетирования участников процессов, анализа имеющейся статистики и визуальным наблюдением за процессами. Но собрать проблемы мало. Нужно подтвердить их. Собрать, так сказать, доказательную базу. Тем самым Вы точно поймете, что действительно является ключевой проблемой, а что – редким частным случаем. Также Вы сможете оценить масштабы потенциала, то, насколько эффективным может стать процесс при его автоматизации. Масштабы потенциала повышения эффективности впоследствии пригодятся для оценки эффективности каждого рассматриваемого автоматизированного решения и расчета окупаемости вложений на его внедрение. Также целесообразно для общей картины собрать пожелания к автоматизации от участников процессов на местах.

Пример выявленного потенциала в процессах, планируемых к автоматизации (кликните на изображение для увеличения):

Шаг четвертый:

Разобравшись в ситуации, самое время принять решение, что действительно автоматизация нужна. Согласитесь, что автоматизировать что-либо без веских на то оснований не имеет смысла. Если Вы понимаете, что автоматизация не принесет желаемых результатов (повышения производительности процессов и экономии затрат), то она не нужна. Либо масштабы компании еще не требуют автоматизации, либо Вы желаете автоматизировать не те бизнес-процессы. В любом случае стоит остановиться и еще раз подумать.

Шаг пятый:

Нужно описать информационный ландшафт применительно к процессам, которые планируем автоматизировать. Важно понять, какие информационные системы сейчас задействованы для реализации процессов и какие информационные потоки существуют, т.е. Вы должны описать с какими историческими информационными системами будет взаимодействовать планируемая автоматизация, какие и откуда информационные потоки будут являться для автоматизированного решения входящими, а какие исходящими, т.е. с какими историческими системами нужна будет интеграция.

Пример описания информационных потоков для выбираемого автоматизированного решения (кликните на изображение для увеличения):

Шаг шестой:

Сформулировать функциональные требования к автоматизации, т.е. Вы описываете, что именно должно делать автоматизированное решение, чтобы Ваши процессы стали эффективными. Как правило, составляется табличка, в которой описывается перечень требуемых функций и их описания от момента старта до финиша.

Мы часто встречали обратное движение. Представители компаний брали функциональные возможности автоматизированного решения и пытались привязать функционал к существующим процесса. Такой подход возможен при одном условии, если Вы уверены, что данное автоматизированное решение является эталонным с точки зрения заложенных в нем процессов.

Вопрос, конечно, риторический и стоит, наверное, перед каждой компанией, решившей автоматизировать процессы: «Что первично, курица или яйцо? Дорабатывать систему под существующие бизнес-процессы или менять процессы под систему?».

На наш взгляд, при некотором условном объединении в отрасли, масштабы и т.д. каждая компания уникальна и имеет свою неповторимую специфику, свою «лучшую практику», если хотите. Поэтому мы приверженцы подхода от бизнес-процессов к автоматизации.

Итак, мы определились что именно мы хотим автоматизировать, какими функциями должно обладать автоматизированное решение и готовы перейти к анализу предлагаемых автоматизированных вариантов на рынке.

Пример укрупненных функциональных требований для автоматизации процессов перевозок:

Этап второй. Выбор подходящих автоматизированных решений.

Шаг первый:

Нужно определить для себя, какие критерии для выбора автоматизированных решений важны и каким образом они будут учитываться в сравнении решений.

Мы рекомендуем рассмотреть целый ряд критерием, по которым нужно оценивать автоматизированное решение:

1. Квалификационные критерии:

Квалификационные критерии переоценить сложно. Они должны дать понимание, что решение работоспособно и используется. Тем самым Вы себя обезопасите от приобретения «сырых», недоработанных решений. Как говорится, у опытного вендора все клиенты получают эффекты от автоматизации, а у неопытного все клиенты - подопытные, т.е. помогают дорабатывать систему.

Вам, конечно, не обязательно придерживаться приведенных критериев. Вы даже можете их вообще не использовать. Ведь есть же новые «прорывные» решения, которые только начинают завоевывать рынок. Мы только хотим, что Вы не покупали «кота в мешке». И если вендор убедил Вас в пользе именно своего решения, то дерзайте. Мы только хотим дать Вам дополнительные возможности по оценке решения. 

В качестве рекомендации мы бы не рассматривали решения, которые не удовлетворяют квалификационным критериям.

2. Критерии оценки:

2.1. Балльная оценка:

2.1.1. Функциональный охват:

Это, пожалуй, самый важный набор критериев, которые показывают насколько рассматриваемое решение удовлетворяет Вашим функциональным требованиям. Мы предлагаем оценивать их по следующей методике:

Все требуемые функции нужно разбить на функциональные группы, максимально увязав их с процессами. Каждой функциональной группе присвоить вес группы в процентах, таким образом, чтобы сумма весов функциональных групп была равна 100%. Каждой функции в функциональной группе присваивается вес по вашему усмотрению. Обычно мы используем единицу, тем самым подтверждая, что каждая функция внутри группы равноценна. Перемножая суммарный вес функций на вес группы, мы получаем максимальное значение функциональной группы. Складывая значения функциональных групп, получаем оценку автоматизированного решения по функциональному охвату. 

Пример применения предлагаемой методики:

Из приведенного примера видно, что автоматизированное решение №2 по функциональному охвату предпочтительнее.

2.1.2. Общая оценка вендора:

Это набор критериев, которые показывают, на сколько вендор будет поддерживать свое решение, эксплуатируемое Вами.

Набор критериев и их веса мы предлагаем каждому определить для себя. Важно только одно – это понимание, будете Вы со своим решением одиноки при возникновении проблем или Вас поддержат и обеспечат его работоспособность.

2.1.3. Дополнительные критерии:

Это набор критериев, который может оказать важными требованиями для Вашего бизнеса. Мы предлагаем рассмотреть следующий набор:

Рассчитав каждую группу критериев, путем суммирования значений получаем так называемую балльную оценку каждого рассматриваемого автоматизированного решения. Механизм формирования балльной оценки можно представить в следующем виде: 

2.2. Оценочное повышение эффективности процессов: 

В рамках этих критериев необходимо провести оценку автоматизированного решения с точки зрения повышения эффективности процессов. На первом этапе мы определили те проблемы в процессах, которые существуют и требуют устранения. Осталось только связать проблемы или потенциал повышения эффективности с функциональными возможностями рассматриваемого решения.

Мы предлагаем следующую оценочную матрицу:

Принцип оценки следующий: Вы назначаете каждой проблеме (потенциалу повышения эффективности или бизнес-выгоде) значение в зависимости от того как Вы сами ее оцениваете в сравнении с другими бизнес-выгодами. В приведенной матрице все бизнес-выгоды равнозначны, поэтому их значения равны единице. Далее необходимо величину значения критерия распределить между процессами так, чтобы в сумме значения критерия бизнес-выгоды были равны установленному значению. Распределять нужно только по тем процессам, в которых будет повышена эффективность.

Теперь осталось оценить каждое рассматриваемое автоматизированное решение. Зная функциональный охват каждого рассматриваемого решения, Вы без труда отметите те бизнес-выгоды и в тех процессах, которые рассматриваемое решение сможет обеспечить. Суммируя оставшиеся суммарные значения весов бизнес-выгод, получаем оценку эффективности внедрения автоматизированного решения.

2.3. Оценочная стоимость затрат на внедрение:

Набор критериев, которые мы предлагаем рассмотреть достаточен, чтобы сделать вывод по рассматриваемым решениям, т.е. их сравнить по стоимостным характеристикам. Но, к сожалению, предлагаемый набор не является эквивалентом всех затрат, которые необходимо будет понести компании на внедрение автоматизированного решения. В частности, в оценочную стоимость не войдут затраты на:

• Затраты на проектирование бизнес-процессов «TO BE»;
• Затраты на инфраструктуру и оборудование;

и т.д.

Как правило, остальные затраты, не учтенные в рассмотрении, для всех рассматриваемых решение будут одинаковыми.

Для оценки стоимостных затрат мы предлагаем следующий набор:

Для сбора стоимостной информации необходимо провести переговоры с вендорами или интеграторами, которые оказывают услуги по внедрению автоматизированных решений.

После того, как Вы пропускаете через сито критериев все рыночные предложения автоматизированных решений, Вам открывается полноценная картина о существующих вариантах решений, о тех, которые максимально способны удовлетворить требуемый функционал, и какое решение Вам обойдется дешевле.

Схема методики анализа рыночного предложения автоматизированных решений: 

После того, как Вы сравните автоматизированные решения, Вам останется только выбрать наиболее удовлетворяющее Вас по эффективности, по стоимости или найти обоснованный компромисс.

Данной публикацией мы хотим дать компаниям, которые встали на путь повышения эффективности через внедрение автоматизации, инструмент, благодаря которому возможно максимально объективно оценить каждое рассматриваемое решение и сделать обоснованный выбор. Мы понимаем, что предложенный метод не может являться панацеей от покупки «кота в мешке», но, применяя его, Вы получите дополнительные параметры о «коте» - вес, окрас, возраст и т.д. Успехов!