Работники уже оценили преимущества «цифры» перед бумагой.
Благодарим Департамент корпоративных коммуникаций ООО УК "МЕТАЛЛОИНВЕСТ" за предоставление данного материала.
С 1 апреля на всех комбинатах Металлоинвеста стартовал переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Сначала в него включились пилотные подразделения. Уже сейчас их работники оценили преимущества «цифры» перед бумагой.
Первым подразделением ОЭМК, на котором приступили к внедрению КЭДО, стал сортопрокатный цех № 1. Сегодня в новом формате с документами работают около тысячи сотрудников цеха.
Большая часть бумажного потока в кадровой сфере здесь уже ушла в прошлое. В цехе переход восприняли как требование времени: если в наш повседневный обиход давно вошли мобильные приложения, электронные платежи и даже электронные трудовые книжки, то почему нужно тащить за собой гору бумаг на производстве? На сегодняшний день большую часть кадровых документов цеха уже перевели в виртуальный формат.
Распоряжения об изменении режима работы и исполнении обязанностей, все документы, связанные с зарплатой и обучением, многочисленные листы ознакомления... Сегодня каждый из этих и других документов доходит до персонала цеха в электронном виде. Все работники СПЦ № 1 зарегистрировались в системе, получили собственную электронную подпись, логин и пароль.
О том, что нужно знакомиться с приказом или распоряжением, сотрудника предупредит SMS-сообщение со ссылкой. Простой и понятный интерфейс приложения позволит не только изучить документ, но и подписать его. Новый формат в СПЦ № 1 оценили в первую очередь за оперативность: время на подготовку документа и его отработку сократилось в разы.
— Возьмём, например, распоряжение об исполнении обязанностей, — подтверждает мастер по ремонту оборудования участка автоматизации Сергей Солопов. — Раньше мне нужно было его создать, распечатать, дойти ногами до исполнителя или вызвать его к себе. После того, как он ознакомится и подпишет, отнести в секретариат и передать на подпись начальнику цеха. Таких документов в месяц было около сотни, и на каждый уходило день-два. Сейчас — полдня!
Сервис включает всю вертикаль цеха — от начальника и его замов до любого рабочего. Электронный документооборот сделал кадровую работу в подразделении полностью прозрачной. Руководитель и профильные специалисты могут отследить процесс работы с документами в реальном времени — без созыва совещаний и обзвона ответственных. А рабочие, как и мастера, тоже довольны выходом из бумажного круговорота.
— Три-четыре документа в день мы подписываем. К примеру, нередко получаем распоряжение об изменении графика работы, — говорит электромонтёр по ремонту и обслуживанию оборудования участка автоматизации Александр Волобуев. — Сейчас это выглядит так: приходит SMS-уведомление, и я знакомлюсь с документом на телефоне или на компьютере. Тут же подписываю — и уже через три-четыре часа вижу в мобильном приложении новый график!
Помимо оперативности и удобства, КЭДО принёс в цех другие плюсы. Все подписанные документы хранятся не в бумажной папке, а на сервере: пользователь в любой момент может открыть в своём личном кабинете нужный ему нормативный акт. А значит, отпала необходимость в распечатке большинства документов (а это немалые расходы на бумагу и картриджи), их хранении и утилизации.
— Важное преимущество ресурса в том, что им можно пользоваться и за пределами комбината — в любой точке, где есть интернет, — отмечает бизнес-партнёр по вопросам управления персонала в СПЦ № 1 Татьяна Суровяткина. — Если нужно срочно поработать с каким-то документом, человек может это сделать, не приезжая на предприятие.
Сейчас в цехе работают над тем, чтобы перевести в электронный вид заявления, связанные с выполнением коллективного договора. С 1 ноября 2023 года каждый сотрудник сможет направить заявление о предоставлении дней отдыха донора, отпуска без сохранения заработной платы, отпроситься на собственную свадьбу или взять пару часов на визит к врачу через сервис.
Очень скоро опыт СПЦ № 1 распространят на весь комбинат. Внедрить систему кадрового электронного документооборота в других подразделениях комбината планируют до начала осени.
Три мифа об электронном документообороте:
- «Бумагу заверяют настоящей подписью, а иногда и печатью, подделать которые невозможно. А вот электронную подпись подделать проще простого!». На самом деле: Электронная подпись, которую применяют в сервисе, полностью надёжна. По сути, это пакет зашифрованных данных, который однозначно определяет авторство составителя и подтверждает подлинность самого документа.
- «Электронную базу сервиса легко взломать, а документы — использовать во вред компании и лично мне». На самом деле: КЭДО обладает полноценной системой защиты данных. В систему невозможно зайти без уникального логина и восьмизначного пароля. Сами пароли хранятся в зашифрованном виде в защищённом облачном хранилище. Учитывая постоянную заботу Металлоинвеста об информационной безопасности, данным пользователей ничего не угрожает.
- «Бумажные документы проще систематизировать». На самом деле: Приверженность к бумажному документообороту — всего лишь сила привычки. Сегодня все бумажные документы — это просто распечатки компьютерных файлов, в абсолютном большинстве избыточные. Электронные документы неизмеримо проще хранить, копировать, разбивать на тематические разделы и отправлять.
ПРЯМАЯ РЕЧЬ
Евгений Горетый, начальник сортопрокатного цеха № 1 ОЭМК:
Когда я работал мастером, вечной мукой для меня были листы ознакомления. Всех рабочих, весь цех нужно было обойти. Причём очень часто — не один раз, потому что кого-то в этот день нет на смене. Сегодня ситуация изменилась кардинально. Всем приходит SMS-уведомление, все ознакомились и подписали. Электронный документооборот не только увеличивает скорость обмена информацией. Он помогает разгрузить рабочего и мастера, который получает больше времени на решение производственных задач и работу с подчинёнными. Лично для меня КЭДО — тоже большой плюс. Ежедневно я подписываю более ста документов. Теперь могу это делать на выезде и даже дома.
Текст: Ярослав Макаров. Фото Александра Белашова
