2015-й стал первым годом работы созданного в Череповце Центра обслуживания (ЦО) «ФосАгро». Он взял на себя бухгалтерскую и налоговую отчётность, казначейство и учёт персонала — все стандартные сервисы предприятий Группы. Цель — повышение эффективности работы этих направлений. Сегодня центр действует по единым стандартам для всех предприятий компании.
Сейчас центр обслуживает пять предприятий компании, где внедрена корпоративная информационная система (АО «ФосАгро-Череповец», АО «Апатит» и его Балаковский филиал, ЗАО «Метахим» и ООО «ФосАгро-Транс»), и 30 дочерних предприятий. В ЦО сосредоточены дублирующие бизнес-процессы по всем направлениям практически всех предприятий Группы.
— За этот год к нам переведён весь функционал по бухгалтерскому и кадровому учёту, налогам и казначейству наших заводов. Плюс по дочерним предприятиям — бухгалтерский, налоговый и казначейский учёт, — рассказывает директор Центра обслуживания Александр Гусарин. — Осталось перевести кадровое администрирование, табельный учёт и расчёт зарплаты «дочек». Это следующий этап реализации проекта.
Один из ключевых показателей — повысилась скорость обработки документов, что способствует эффективности деятельности подразделений компании. Как это работает? Теперь все первичные бухгалтерские документы сдаются не в заводскую бухгалтерию, а во фронт-офис ЦО. Такие подразделения созданы на четырёх производственных площадках: в Череповце, Кировске, Балакове и Волхове. Документы на местах сканируют, индексируют, а затем передают в централизованный бэк-офис компании в Череповец (напомним, в его составе пять департаментов: бухучёта, налогообложения, казначейских операций, учёта дочерних обществ и управляемых предприятий, а также департамент по работе с персоналом). Именно здесь специалисты на основании полученных скан-образов проводят учётные операции.
Перед единым центром стояла непростая задача — унифицировать вспомогательные процессы и использование наиболее эффективных практик.
Сначала в сентябре 2014 года проект охватил четыре предприятия. В ЦО на обслуживание по направлениям «Бухгалтерский учёт», «Налоговый учёт», «Казначейские операции» перешли АО «Апатит», его Балаковский филиал, АО «ФосАгро- Череповец» и ЗАО «Агро-Череповец». С 1 февраля 2015-го к ним присоединился ЗАО «Метахим», а двумя месяцами позднее — ООО «ФосАгро-Транс».
Что касается четвёртого направления — «Учёт персонала (кадровое администрирование, табельный учёт и расчёт заработной платы), пилотным предприятием с сентября прошлого года выступил «ФосАгро-Череповец». К 1 июля 2015-го проектная команда подготовила модель работы предприятий и завершила внедрение единой информационной системы для учёта персонала. Так началось тиражирование практик на все производственные площадки. Теперь учёт персонала, табельный учёт и расчет заработной платы осуществляются в ЦО.
В рамках проекта была создана служба поддержки и консультирования персонала и установлены терминалы самообслуживания — инфокиоски. Без этой службы тиражирование направления было бы проблематично. Сегодня ежедневно служба обрабатывает около 50 запросов сотрудников предприятий (по заказам справок для предоставления в сторонние организации и копий документов о трудовой деятельности, консультации по вопросам оформления кадровых документов, работы в предпраздничные дни, о расчёте заработной платы и оплате больничного). Инфокиоски позволяют сотрудникам оперативно распечатать свой расчётный листок, выписку из табеля рабочего времени, информацию по от- пускам, стажу и ЛПП, бланки заявлений, а также заказать справки. В плане — формирование личных кабинетов для персонала, имеющего персональные компьютеры, и СМС-информирование.
C 1 января 2016-го в Центр обслуживания переведён учёт персонала дочерних предприятий. Теперь все сервисы: кадровое администрирование, табельный учёт, расчёт заработной платы — осуществляются здесь.
— За этот небольшой срок решён один из важных вопросов логистики документационного обеспечения — внедрена система электронного архива (СЭА) бухгалтерской документации, — отметил Александр Гусарин. — Электронный архив — это программная платформа для размещения, хранения и передачи оцифрованных документов. В него заводятся скан-образы всех первичных учётных документов, которые по каналам электронной связи приходят на обработку в центр.
Всё это было бы невозможно без сильной команды. Сегодня в ЦО трудится около 350 специалистов, преимущественно женщины. Основа коллектива — сотрудники «ФосАгро-Череповца». Именно на их плечи легла основная нагрузка по централизации стандартных сервисов. С других предприятий компании в Череповец переехали единицы, поэтому проводился набор персонала в городе. А благодаря тому что все службы: казначейство, налогообложение — находятся в одном здании, текущие производственные вопросы решаются проще и эффективнее.
Таким образом, компания «ФосАгро» реализовала стратегию, при которой общие, повторяющиеся вспомогательные бизнес-процессы выводятся из каждого предприятия, структурного подразделения и концентрируются в едином Центре обслуживания.
Татьяна Фёдорова, начальник отдела по учёту доходов департамента бухгалтерского учёта:
— Кипы документов ушли в прошлое, хотя поначалу сложно было представить, как будем работать без бумаг, ведь бухгалтер должен подержать документ в руках. Теперь на столе два монитора. На одном — информационная система, на другом — электронный архив. Всё наглядно, оперативно, а поиск документации занимает гораздо меньше времени и усилий.
Светлана Цветкова
