Портал "Управление производством" 0 комментариев

Как улучшить процессы с помощью Шесть сигм? 10 советов от John Crane Inc.

Компания, всерьез претендующая на достойное место на мировом рынке, не может позволить себе производить некачественную продукцию. Безошибочности процессов и, как следствие, минимизации дефектов помогает добиться система Шесть сигм. Десятью факторами успеха внедрения концепции делится John Crane Inc.

John Crane Inc., сегодня входящий в британскую корпорацию Smiths Group, является крупнейшим в мире производителем уплотнительных устройств и систем фильтрации для самых разных отраслей промышленности. На более чем 200 промышленных площадках компании в 50 странах мира работает порядка семи тысяч сотрудников. Вопросами повышения эффективности своих процессов и устранения дефектов продукции компания всерьез занялась в 2002 году, взяв за основу новой стратегии по устранению узких мест своих операций систему Шесть сигм. Работая над устранением причин дефектов, компания также углубляла знания и накапливала новый опыт в повышении продуктивности своих сотрудников и укреплении сотрудничества между географически отдаленными подразделениями. Заметных успехов в этом направлении достигло подразделение компании John Crane Latin America.

Несмотря на то, что ряд проектов, основанных на системе Шесть сигм, и не принес ожидаемых результатов, трехлетний опыт в реализации более чем 40 проектов позволил вывести 10 ключевых индикаторов потенциально успешного проекта. Итак, для латиноамериканского подразделения John Crane Inc. «лакмусовой бумажкой» служат следующие факторы:

1. Проект является стратегически важным.

Выбранный процесс, который предполагается улучшить при помощи системы Шесть сигм, должен напрямую влиять на прибыль компании и согласовываться с ее ключевой стратегией. В таком случае заметно повышается вероятность получения всех необходимых ресурсов и серьезной поддержки со стороны высшего руководства в течение всего срока реализации проекта. Если компания занимается внедрением Бережливого производства, система Шесть сигм должна органично в него встраиваться – современной вариацией такого симбиоза является Лин Шесть сигм.

2. Эффективное лидерство.

Лидерство – это нечто большее, чем выбор человека, ответственного за продвижение проекта и распределение обязанностей. Роль хорошего лидера невозможно переоценить. Хороший лидер способен вовлечь сотрудников в процесс поиска и устранения дефектов и помочь каждому члену команды максимально реализовать в проекте свой потенциал. Он не только задает темп работы, но и постоянно следит за ходом протекания процесса и своевременно устраняет отклонения от запланированных целей, поощряя активность и эффективность команды.

3. Высокий уровень подготовки лидеров («поясов»).

Чтобы добиться максимально высоких результатов, крайне важно, чтобы «пояса» получили соответствующую их задачам подготовку. Так, «Черный пояс» руководит командой проекта по совершенствованию отдельного процесса, «Зеленый» – анализирует и решает поставленные задачи, принимает участие в проектах по улучшению качества, «Желтый» занимается решением частных задач в рамках проекта, отвечает за реализацию небольших проектов по совершенствованию процессов, а «Белый» – отвечает за решение отдельных, специальных задач проекта Шесть сигм.

Они должны не только получить сертификат, подтверждающий их квалифицированность, но и пройти практические испытания или тест, подтверждающий, что тренер получил необходимый уровень знаний и способен применить их на практике. Важно также помнить, что каждая роль требует разного уровня подготовки в отношении сути концепции, техник, задач и требуемого объема знаний. В то же время, несмотря на лидерство «поясов», каждый член группы должен иметь возможность внести свой вклад в работу и получить дополнительные знания.

4. Строгое следование методологии DMAIC.

DMAIC (от англ. define, measure, analyze, improve, control – определение, измерение, анализ, совершенствование, контроль) – один из ключевых подходов к последовательному решению проблем и совершенствованию бизнес-процессов, применяемый в рамках концепции Шесть сигм, и команда должна прилагать совместные усилия для соблюдения всех предписанных шагов. Только при особых обстоятельствах и с одобрения «Чемпиона» Шести сигм (как правила, представителя руководства) отдельные шаги могут быть пропущены. Тем не менее, пропущенные стадии, неподтвержденные данные и причинно-следственные связи часто приводят к ошибочным выводам и решениям. Поэтому в идеале команда должна стремиться выйти на запланированные результаты и показатели каждого этапа. Важно также грамотно использовать инструменты статистического анализа.

John Crane Inc.

На фото: John Crane Inc.

5. На реализацию проекта выделено достаточное количество времени, и используется оно эффективно.

Опыт показал, что между временем, посвященным проекту, и качеством результатов существует прямая взаимосвязь. Конечно, мнения о том, сколько же времени стоит уделять проектам Шесть сигм разнятся, но в ходе внедрения тренеры и руководители John Crane Latin America пришли к выводу, что оптимальными являются следующие нормы:

  • Проектные лидеры: 75% рабочего времени и более;
  • «Зеленые пояса»: 25-30% рабочего времени;
  • «Желтые пояса»: 10% рабочего времени и более;
  • Чемпионы: 8% рабочего времени и более;
  • Консультанты, советники: 5% рабочего времени и более.

Помимо общего количества времени значение имеет и последовательность (постоянство) вклада в проект. Если периоды спада интереса к системе Шесть сигм постоянно чередуются с периодами авральной работы, качество конечного результата заметно падает.

Очень много значит и этап планирования. Во время собраний рабочих групп или индивидуального распределения обязанностей вместе со списком задач членам команд должны быть выданы инструкции о том, на какие показатели они должны выйти в конце и в какие сроки уложиться. Чем конкретнее вы донесете до сотрудников, чего вы от них ждете, тем выше и точнее будет результат.

6. Проект не затягивается дольше положенного.

Фактор времени значит очень много, и как важно не торопиться с внедрением – так же важно не тратить на него больше запланированного времени. Оценка более 40 проектов реализованных на предприятии John Crane Inc. в Южной Америке показала, что при затягивании проекта его финансовая и нефинансовая эффективность экспоненциально снижается, поскольку ресурсы начинают тратиться нерационально, команда теряет интерес, а организация в целом упускает возможности с другими процессами, требующими пересмотра. По мнению экспертов компании, средняя продолжительность проекта составляет 6 месяцев, но эта цифра, разумеется, приблизительна и колеблется в зависимости от предприятия, отрасли, специфики процессов, характера проекта, наличия/отсутствия надежных данных, состава и количества участников и множества других факторов. Суть данной рекомендации состоит в том, что команда и лидер группы должны внимательно относиться ко времени – ценному ресурсу предприятия. При старте проекта стоит определить приблизительную дату его завершения и стараться ее придерживаться, а если возникают непредвиденные заминки – пересматривать план с расчетом времени, необходимого для их устранения.

7. Регулярный и эффективный контроль хода процесса.

Добиться высоких результатов без постоянной оценки хода проекта и диагностики отклонений невозможно. Для большей надежности эту задачу должен выполнять не один человек, а комитет из 2-3 человек. Ключевыми направлениями здесь являются: оценка достоверности данных, оценка эффективности систем и методов измерения, изучение соответствия инструментов поставленным задачам. Кроме того, комитет должен следить не только за достижением запланированных показателей, но и за тем, чтобы проект выходил на нужную последовательность стадий. Проверки должны проводиться компетентными лицами, хорошо разбирающимися в методологии Шести сигм, и быть достаточно частыми. John Crane Inc. в качестве оптимального выбрал срок в две недели. Другим важным фактором является то, что контроль и оценка должны проводиться «Чемпионом» Шести сигм. Суть этого контроля заключается в оценке показателей эффективности и подтверждении гипотез членов команды относительно организации процессов, их слабых мест и др.

8. Общая группа по внедрению Шести сигм вовлекает в процесс все предприятие.

В деле продвижения методологии Шесть сигм должны принимать участие не только непосредственно команда по внедрению с лидером; Чемпион, ключевые владельцы процессов, вспомогательные подразделения должны стремиться к принятию новой стратегии работниками предприятия, и эта работа по привлечению должна стартовать еще до начала реализации проекта. Для убеждения работников можно применять разные способы: ценный опыт других предприятий, объяснение всей важности и пользы системы Шесть сигм для предприятия, демонстрация недостатков текущих процессов, причин существующих проблем и путей их устранения. На этом этапе важно заручиться одобрением плана действий. Кроме того, это неплохая возможность обеспечить обратную связь и внести последние изменения в проект.

«Оценка более 40 проектов реализованных на предприятии John Crane Inc. в Южной Америке показала, что при затягивании проекта его финансовая и нефинансовая эффективность экспоненциально снижается, поскольку ресурсы начинают тратиться нерационально, команда теряет интерес, а организация в целом упускает возможности с другими процессами, требующими пересмотра».

9. Действенная система мотивации.

Как упоминалось в первом пункте, проект Шесть сигм должен решать стратегические задачи предприятия, а значит, закономерно и то, что организация должна разделить полученные выгоды с теми, кто помог их получить. Награда должна соответствовать двум критериям:

  • вручаться всем членам команды Шесть сигм. Хотя члены команды играют разные роли, они все должны получить какую-то награду, отмечающую их заслуги в зависимости от величины вклада в общее дело. В оценке вклада помогают лидеры групп.
  • должна быть значимой. Награда – как материальная, так и нематериальная – должна цениться членами группы. Она может быть представлена в самом разном виде: денежные премии, процент от финансовых выгод компании, путевки за счет предприятия, продвижения по службе, официальные церемонии награждения и др. Главное, чтобы сотрудники ощущали, что их усилия получают достойную компенсацию.

Кроме того, награда должна находить своего хозяина в кратчайшие сроки, не задерживайте положенные выплаты, иначе вы можете потерять доверие сотрудников.

10. Проект включает простые и эффективные процедуры (стандарты), которые успешно встроятся в ежедневные процессы компании.

В процессе освоения методологии Шесть Сигм вы должны стремиться к выработке единых стандартов и встраивании их в процессы компании. За выполнение этих стандартов будут нести ответственность сами владельцы процессов. Для успешной реализации этого этапа команда Шесть сигм должна разработать четкий план, в реализации которого помогут карты технологических маршрутов, контрольные точки для проверки точности следования плану, тренинги, рекомендации на случай отклонения от плана, руководства и справочники. Более того, после внедрения стандарта команда должна периодически оценивать его реализацию и актуальность и корректировать при необходимости.

Выработанные методом проб и ошибок собственные рекомендации John Crane Latin America позволили компании более тщательно подходить к выбору направлений, где применение системы Шесть сигм может стать самым результативным. Сегодня ни один процесс на предприятии John Crane Inc. Latin America не реализуется без учета требований Шести сигм. Предпринятые усилия принесли свои результаты:

  • общий уровень запасов сократился на 25%;
  • объем продаж возрос на 10%;
  • за счет снижения расходов на материалы прибыль возросла на 14%;
  • оборот денежных средств от покупки сырья до поступления средств сократился на 12 дней;
  • время цикла сократилось на 15 дней;
  • количество своевременных поставок возросло на 18%;
  • время производства единицы продукции сократилось на 30%;
  • потери из-за низкого качества продукции сократились на 50%.

Конечно, вышеупомянутые факторы не работают изолированно. Они тесно связаны и халатное отношение к одному из них непременно скажется на общей эффективности других. И наоборот, последовательная реализация этих факторов – причем не только в проектах Шесть сигм – существенно повышает вероятность успеха.


Перевод – Наталья Коношенко, Деловой портал «Управление производством»

Оригинал статьи: «10 tips for a successful Six Sigma project», Jorge Correa, Director of Operations JCLA John Crane Inc.

0 комментариев
Отправить
обсуждения
Толковая статья автора-практика. Полная версия - в крайнем номере альманаха "Управление произво... Из личного опыта: как вовлечь сотрудников в процесс непрерывного совершенствования
Никакая программа не позволяет "выявлять причины брака", только сигналы об изменениях в пр... За качество берётся статистика: SPC на «КАМАЗе»
Добрый день, Статистическое управление процессами - это не сравнение контролируемых значений с г... За качество берётся статистика: SPC на «КАМАЗе»
Узнайте больше Бережливое производство Сборник уникальных алгоритмов и дорожных карт для внедрения бережливого производства
Бережливое производство