OLE как усовершенствованный показатель общей эффективности труда

Что такое система анализа эффективности OLE, или Общая эффективность труда.

Для оценки эффективности оборудования или процессов постоянно разрабатываются новые, все более современные и более точные системы показателей, в то время как измерение эффективности труда чаще всего, как и прежде, ограничивается объемом произведенной работником продукции, временем, проведенным на рабочем месте, посещаемостью и многими другими параметрами, которые далеки от объективности. Но сегодня на вооружение компаниям поступила система анализа эффективности OLE, или Общая эффективность труда.

Почему труд можно назвать «непокоренной вершиной» в расчете общей эффективности производства?

Эта проблема хорошо знакома всем производителям. Любой компании хоть раз приходилось начинать новый квартал с серьезной задолженностью или невыполненными планами. Руководство разрабатывает программу преодоления кризиса, успешно ее реализует, рассчитывая на стабильный рост и высокие доходы, но при подведении итогов выясняется, что ожидаемые результаты не были достигнуты. Серьезных поломок оборудования не наблюдалось, поставки выполнялись вовремя, работники не прогуливали смены, но доход компании все равно оказался далек от спрогнозированного уровня. В чем причина?

Высока вероятность, что корни проблем уходят в область управления трудовыми ресурсами и поскольку они постоянно игнорировались, то масштаб нарастал, а эффективность предприятия продолжала снижаться. Типичной причиной такой ситуации являются трудности с распределением трудовых ресурсов: разрабатывая стратегию повышения общей эффективности производства или планируя запуск нового продукта/проекта руководство максимум рассчитывает количество сотрудников, необходимых для решения этой задачи, но не всегда учитывает уровень их готовности к переменам, квалификацию, потребности в дополнительном обучении, время на адаптацию и многие другие факторы. Так нерациональное распределение сотрудников с разным уровнем подготовки приводит к снижению качества продукции или замедлению темпов производства. 

Этот пример призван продемонстрировать важность рабочей силы как критического элемента производства, способного помочь поднять общую производительность на совершенно новый уровень или сорвать каждый реализуемый проект – в зависимости от умения руководителя управлять этим элементом. Поэтому для многих компаний формирование успешного коллектива, повышение конкурентоспособности и сохранение стабильной прибыли стали факторами выживания рынке, а достигнуть этих целей можно только посредством рационального использования рабочей силы. 

Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!

Определение Общей эффективности труда

Поставленные задачи требуют нового взгляда на процесс оценки эффективности труда. Так компанией Kronos была разработана система оценки OLE, или Общая эффективность труда. В ее основу легла система Общей эффективности оборудования OEE, и опираются обе системы оценки на три одинаковых фактора, из которых и складывается эффективность: доступность, производительность и качество.

Проще говоря, Общая эффективность труда – это оценка суммарного эффекта, который на производство оказывают три фактора:

• Доступность – процент времени, который работники посвящают внесению эффективного вклада в рабочий процесс.
• Производительность – объем произведенной продукции.
• Качество – процент годной продукции, не требующей устранения дефекта.

Общая эффективность труда является ключом к пониманию того влияния, которое рабочая сила оказывает на результативность производства – и, что более важно, она становится тем инструментом, который помогает получить полные и точные данные по производительности, определить слабые места, найти пути их устранения и сделать прогнозы. 

 Рис. 1. Структура показателя общей эффективности труда (OLE).

Если предприятие давно и успешно применяет в работе показатель OEE, резонно возникает вопрос: зачем нужен OLE? Но ОЕЕ работает лишь по отношению к оборудованию, а этапы, где работа выполняется вручную остается в оценке эффективности «слепым пятном». Между тем, на любом производстве найдется немало операций, где оборудование не задействовано, поэтому рекомендуется комплексное использование систем оценки эффективности OEE и OLE. 

В числе основных преимуществ OLE можно перечислить следующие:

1. Благодаря многосторонней оценке производительности, OLE помогает обнаружить основные причины неэффективного использования труда. 
2. OLE дает возможность оценивать вклад одного сотрудника, группы, отдела, предприятий и структурных единиц организаций. 
3. OLE отражает влияние друг на друга взаимозависимых факторов, ведь перемены, призванные улучшить результаты на одном этапе производства, могут негативно сказаться на другом этапе. Например, ускорение производства единицы продукции может создать дополнительные трудности с их хранением на складе.
4. OLE помогает обнаружить не только серьезные, но и менее заметные факторы, влияющие на производительность. При этом совокупность таких факторов из-за накапливающегося «эффекта лавины» способны серьезно нарушить работу предприятия.

Качество управления

Эффективное использование трудовых ресурсов достигается через умение руководства оценивать показатели OLE – доступность, производительность и качество – и управлять ими. Рассмотрим каждый из этих показателей.

Доступность

Доступность можно назвать самой важной составляющей Общей эффективности труда. На доступность рабочей силы и, следовательно, на эффективность всего предприятия влияют многие факторы:

• отсутствие на рабочем месте: болезни сотрудников, официальные отпуска и прогулы, время, потраченное на неосновные обязанности (обучение, деловые встречи, совещания и др.);
• неэффективное планирование – этот фактор подразумевает, что дело не только в наличии сотрудника как таковом, он должен обладать соответствующими навыками. Распределение сотрудников в соответствии с их подготовкой и занятостью – важная задача при составлении рабочего графика.
• неэффективное время – включает задержки поставок сырья и комплектующих, время на отдых, передача работ одной смены другой, время простоя оборудования и др.

Типовые инструкции, шаблоны и алгоритмы для внедрения системы 5S вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5S.

Производительность

Этот показатель отражает, насколько эффективно работники используют свое время, и оценивает соответствие результата прогнозам. Показатели производительности включают:

• доступность процессов, инструкций, инструментов и материалов. Чтобы избежать потерь времени, перед началом работ сотрудникам должны быть предоставлены все необходимые инструменты, материалы, рабочие инструкции.
• обучение и владение необходимыми навыками. Знают ли сотрудники, как выполнять порученные им операции? Ответ на этот вопрос напрямую влияет на возможность сотрудника обеспечить ожидаемый результат в назначенный срок. 
• вспомогательный персонал. Нехватка рабочей силы или недостаточный уровень их подготовки нередко требует вспомогательного персонала (в том числе контролеров, техников, сотрудников отдела качества и т.д.). 

Сильная сторона показателя OLE заключается в том, что он учитывает взаимосвязи между различными факторами, это особенно важно при оценке производительности. К примеру, уровень общей производительности процесса оказывается ниже запланированного. Серьезных нарушений в ходе процесса зафиксировано не было, и причина невыхода на запланированный результат не ясна. Общая эффективность труда позволяет отследить проблему вверх по потоку и обнаружить место, где она возникла. Так в предложенном примере контролеры обнаружили этап, на котором работа была завершена с опозданием. Позже была выяснена и причина: не все сотрудники присутствовали на своих рабочих местах. OLE быстро отслеживает первопричины существующих проблем, включая неверно заданные стандарты работы. 

Качество

Прежде чем направить продукт в продажу, необходимо выяснить, соответствует ли он заданным стандартам качества. Несмотря на то, что качество, прежде всего, зависит от качества сырья и отлаженности процессов, работники тоже оказывают на него серьезное влияние. Два самых серьезных фактора заключаются в следующем:

• подготовка сотрудников. Понимают ли сотрудники, как выполняемые ими действия влияют на качество? Обученные операторы умеют измерять объем своей работы и понимают, как осуществляется производственный процесс, как отклонения от стандарта могут повлиять на качество, какие шаги помогают нормальному функционированию процесса. Им также известно, когда нужно остановить производственный процесс для внесения корректировок, если качество начало снижаться. Такие рабочие навыки сотрудников помогают избежать возникновения дефектов и потерь, связанных с их устранением. 
• следование инструкциям и стандартам, использование требуемых инструментов. Стандарты на предприятии существуют не просто так: в них зафиксирован наилучший способ выполнения операций, поэтому важно, чтобы работники постоянно их соблюдали.

Каждый из показателей OLE можно улучшить, если своевременно принять меры (табл. 1).

Таблица 1. Мероприятия по улучшению показателей OLE

Инвестиции в трудовые ресурсы, или что руководители могут узнать благодаря OLE?

Нельзя сказать, что предприятия мало средств инвестируют в свои трудовые ресурсы. Проблема в том, что средства чаще всего направляются в управление человеческими ресурсами именно с административной точки зрения: направить отдельных работников на повышение квалификации, обучить и поставить в цеха контролеров, увеличить финансовые стимулы и т.д. Несомненно, приносят положительные результаты, но вне внимания руководства остаются скрытые причины низкой производительности.

OLE лучше отражает причинно-следственные связи и потому помогает не только определить источники проблем, но и оценить, насколько окупаются инвестиции в человеческие ресурсы. OLE позволяет определить:

• Причинно-следственные связи. 
• Пример: отметив, что техническая бригада провела в производственной зоне неоправданно много времени, руководитель может сделать вывод, что либо операторы неправильно работают с оборудованием, либо определенный его элемент нуждается в замене. При расчете Общей эффективности труда обнаружилась первопричина – увеличенная нагрузка на оборудование, которая привела к сбоям и повлияла на качество работы. 
• Инструменты прогнозирования. OLE помогает выявлять ключевые причины недостатков при производстве и оценивать пути их устранения. 
• Пример: на предприятии были наняты несколько новых операторов, и количество сверхурочных часов за прошедший период выросло на 10%. Руководитель приходит к выводу, что общий уровень подготовки операторов снизился, что и привело к росту среднего времени сборки на 15%. Инвестиции в новую адаптационную программу для новых сотрудников для повышения их уровня подготовки до общего уровня повлечет за собой новые траты, но может окупиться за счет ускорения процесса сборки и устранения необходимости в сверхурочной работе. В любом случае, благодаря OLE финансовый прогноз может быть составлен более точно.
• Окупаемость инвестиций в обучение. Измерение эффективности образования – это цель, к которой стремятся многие, а достигают лишь единицы. С помощью OLE можно определить главную проблему, сосредоточить обучение именно на ее устранении, отследить улучшения в производственном процессе и оценить рост производительности. И что самое главное, результаты обучения могут быть монетезированы для подсчета и определения рентабельности инвестиций. 

Общая эффективность труда демонстрирует, как ресурсы и сотрудники совместно влияют на производство. Взаимозависимые факторы и сложные для выявления отношения проявляются через сбалансированный ключевой показатель – OLE, который идентифицирует, как положительные изменения на одном этапе могут привести к негативным последствиям на другом. Тенденции, каждая из которых сама по себе слишком незначительна, чтобы быть замеченной, выявляются на ранних этапах, поскольку их совместный накапливающийся эффект становится заметен раньше. Руководство всего предприятия получает достоверную информацию, с помощью которой можно анализировать эффективность вклада рабочей силы в процесс, для этого больше не приходится полагаться на разовые показатели. 

Инструкции, шаблоны и алгоритмы для старта проекта LEAN вы можете найти в практическом руководстве по внедрению бережливого производства.

От теории к практике

Для полного понимания рассмотрим практический пример. Представьте производителя, который имеет полный штат сотрудников, достаточный спрос для полноценной загрузки производства и оборудование в хорошем состоянии. Картина вполне позитивная, но опыт подсказывает руководителю, что потенциал не раскрыт полностью. Были достигнуты серьезные показатели, но можно ли их повысить? Как Общая эффективность труда отражает влияние рабочей силы на потенциальную прибыль? Расчет OLE выявляет следующие проблемы:

• Доступность: во-первых, прогулы работников вызвали снижение производительности труда в среднем на 2% в заданный промежуток времени. Во-вторых, неэффективное планирование движения материалов и поставки сырья приводит к потере приблизительно одного часа рабочего времени в смену.
• Производительность: нехватка специалистов техобслуживания приводит к существенным потерям времени при переналадке оборудования. Итогом становится потеря примерно 5% производственного времени.
• Качество: учитывая нехватку времени, контролеры стараются наверстать упущенное при помощи увеличения скорости производства. В результате качество начинает ухудшаться по мере того, как к концу дня нарастает скорость, и реальные показатели произведенного товара уменьшаются. Итогом становится потеря 4% продукции из-за ее низкого качества.

Общий итог: эффективность труда предприятия действительно ниже своего максимума и не превышает 78,2%.. 

Какие выводы можно сделать по итогам этого примера? 

Для любых изменений нужны знания, а знания опираются надежные источники информации. OLE может стать таким источником для вашей компании. Как ни странно, при том, что многие производители регулярно измеряют рабочее время и посещаемость, они редко имеют эффективный метод выявления факторов производительности труда и понимание того, как рабочая сила влияет на прибыльность. 

Использование компонентов Общей эффективности труда позволяет в режиме реального времени определять суммарный эффект различных факторов рабочей силы. Она обеспечивает руководителей точными данными, помогающими оценить и улучшить финансовые результаты производственных операций. Сотрудники влияют на производительность своими действиями, а OLE может дать этим действиям и их последствиям надежную оценку. Кроме того, OLE помогает производителям грамотно распределить свои трудовые ресурсы. Таким образом, показатель Общей эффективности труда может по праву считаться надежным инструментом управления персоналом, с помощью можно обратить инвестиции в рабочую силу в стабильный доход предприятия.

Текст: Влада Соболева

Материал подготовлен на основании данных 

1. The Business Case for Labor Productivity, Kronos Inc.
2. Overall Labor Effectiveness (OLE): Achieving a Highly Effective Workforce, Kronos Inc.