Немецкая методика оптимизации затрат и бизнес-процессов в управлении и в сервисном секторе

Matthias Bremer, партнер консалтинговой компании BetriebsBeratungBremer, Германия

 За последние 80 лет классические методы REFA заслужили доверие в области организации производства, и этот успех укрепил авторитет и статус Германии как лидера в экспорте.

 В сферах Управления и Сервиса классический метод анализа и синтеза данных времени пока недостаточно дифференцирован, поскольку здесь, в отличие от производства, последовательность единичных операций не поддается четкому и планомерному анализу и расчету. 

 Однако, принимая во внимание рост затрат в Управлении, при осознании необходимости в научно обоснованных решениях по оптимизации расходов, REFA совершенствует свои методы в этой сфере. Таким образом, создана основа для достижения научно обоснованных расчётных показателей также и в этой сфере, которые, в свою очередь, способствуют грамотному планированию рабочих мест и грамотной организации труда.

 Хочу кратко познакомить Вас с работой подобных методов на примере одного исследования. Мы не будем углубляться в научные формулы, а просто рассмотрим пример из практики.

 Период исследования, включая подготовительные работы, длится от 6 до 8 недель. Метод мультимоментных наблюдений будет практиковаться 4 недели, чтобы иметь возможность уравновесить соответствующие колебания в месячном цикле.

 Фаза I.  Охватывает определение задач и целей работников и отделов. 

1. Определение исследуемого участка и цели исследования в коммуникации с работодателем, менеджментом, составление проектного плана. 
2. Информирование Совета предприятия, представителей отдела персонала о процедуре планируемого исследования. 
3. Информирование сотрудников наблюдаемого участка о планируемом исследовании. 

Фаза II . Подготовка и проведение исследования 

1. Подключение рабочей команды в качестве контактных лиц  по вопросам, касающихся рабочих деталей и специализации.
2. Интервьюирование персонала на предмет понимания задач и рабочего процесса в фактической ситуации.
3. Разработка структуры существующих рабочих процессов в детализации по единичным проводимым операциям.

4. Суммирование отдельных рабочих операций и выявление основных пунктов для работы посредством мультимоментного метода 

 5. Выявление типов рабочих операций и их опознавательных признаков 

 6. Определение периода времени и необходимого числа мультимоментных наблюдений (штрихов) 

7. Составление формы бланка для саморегистрации сотрудника с целью самостоятельного внесения им штрихов 

8. Инструктирование наблюдаемого сотрудника относительно процесса саморегистрации. 

9. Инструктирование наблюдаемого сотрудника относительно необходимых деталей исследования методом мультимоментных наблюдений.   

10. Осуществление мультимоментного наблюдения. Контролирование правильности проведения сотрудником процесса саморегистрации. 

Фаза 3. Оценки и выводы 

1. Суммирование наблюдений 

2. Проверка качества данных на статистической основе 

3. ABC анализ 

4. Анализ и синтез данных времени для дальнейшего планирования рабочего времени

Фаза IV. 

1. При проведении мультимоментных наблюдений выявляются размеры фактических  затрат и степень продуктивности использования рабочего времени.  
2. Анализ затрат, в том числе затрат на рабочие места в существующей ситуации. 
3. Оценка фактического уровня организации труда при существующей рабочей структуре и бизнес-процессах. 
4. Кумуляция фактических затрат в существующей ситуации. 

Фаза V. Подведение итогов. Концепции. 

Разработка: 

1. концепции по оптимизации бизнес-процессов, и организации труда, а также предложения по совершенствованию качества. 
2. плана по оптимизации использования рабочего времени.  
3. предложения по оптимизации затрат, в том числе затрат на рабочие места с учетом возможных инвестиций и возможной обновленной пространственной концепции.  
4. заключительного отчёта, содержащего конкретные предложения по оптимизации, сравнение фактической ситуации с планируемой, общую новую концепцию и её финансовые преимущества, а также анализ ожидаемых годовых результатов с их дальнейшим влиянием на последующие 3 года или 5 лет.

Возможное достижение результатов при использовании новых концепций 

 Выводы

 В рассмотренном случае, при проведенных анализах и разработке концепции по оптимизации рабочих процессов, которая включает, в частности, увеличение размеров инвестиций, достигается значительная экономия затрат -  почти 220 000 Евро в год. 

Мы не гарантируем Вам результаты именно в этих цифрах, но уверены, что в реальном проекте удастся значительно улучшить качество организации труда и одновременно снизить затраты.