Расскажем о мощном инструменте по наращиванию эффективности труда.
Управление трудовыми процессами требует тщательного и регулярного мониторинга. Одним из эффективных методов оценки загруженности сотрудников и выявления скрытых резервов уже больше столетия остаётся фотография рабочего дня. Подробная фиксация действий сотрудника на протяжении заданного промежутка времени помогает оценить его реальную загрузку и обнаружить возможные пробелы в вопросах организации труда.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Идею фиксировать каждое действие сотрудника выдвинул американский инженер с примечательной судьбой Фредерик Уинслоу Тейлор. Сын адвоката, учившийся во Франции и Германии, прервал учёбу из-за проблем со зрением и работал машинистом пресса на заводе в Филадельфии. Вскоре он дорос до начальника механических мастерских, параллельно получив диплом инженера-механика. С 1895 года Тейлор начал свои всемирно известные исследования по научной организации труда, поначалу попав под град критики с обеих сторон. Профсоюзы были против исследования рабочих операций на государственных оружейных заводах и верфях. Капиталисты нападали на Тейлора за предложение оставлять рабочим львиную долю роста доходов от внедрения научных методов управления. Но идеи Тейлора оказались сильнее любой критики.
Фотография рабочего дня — процедура наблюдения и документирования всех действий работника за выбранный отрезок времени, который обычно равен продолжительности рабочей смены. Такая пошаговая фиксация позволяет объективно оценить, как именно было использовано рабочее время и какие факторы повлияли на снижение продуктивности. Регулярная «съёмка» рабочего дня способствует выявлению «узких» мест и помогает объективно оценить роль новшеств (техники, методов, инструментов), которые меняют интенсивность производственного процесса. А также позволяет очистить рабочий график от неизбежно растущего со временем дублирования процессов.
На Уральской Стали используют такое самофотографирование, чтобы не тратить ресурсы на отдельного хронометриста. Правда, этот метод имеет свои ограничения: он хорошо работает, когда основные задачи формализованы и слабо меняются со временем. Например, работники дирекции по развитию бизнес-системы для планирования рабочего дня используют календарь Outlook. Перед началом работы расписывают свой день, указывая время, отведённое для решения каждой из задач, а в конце дня сопоставляют намеченное с реально выполненными объёмами. Такой подход позволяет критично оценивать собственное время и при необходимости перераспределять усилия, обеспечивая максимальную отдачу от рабочего дня. Таким образом самофотографирование выступает мощным инструментом личностного роста, способствующим глубокому пересмотру привычных подходов и импульсом для движения вперёд.
Перед тем, как сделать первую фотографию рабочего дня, необходима тщательная подготовка, которая предусматривает:
После этого можно переходить непосредственно к наблюдению, для которого тоже существуют чёткие правила.
Вместе с фотографией рабочего дня организовать труд руководителя помогает использование матрицы совещаний. Она нацелена на устранение излишних совещаний и встреч, зачастую занимающих значительное количество рабочего времени.
Матрица совещаний — специализированный инструмент, который используют для анализа количества и содержания проведённых собраний и их влияния на рабочий процесс. Благодаря этому методу вам удастся избежать ненужных обсуждений и сосредоточиться на повышении эффективности бизнеса.
Вот основные шаги внедрения матрицы совещаний:
Применение матрицы совещаний актуально на крупных предприятиях вроде Уральской Стали, где частые собрания могут представлять серьёзную нагрузку на персонал и отвлекать его от основных задач.
Одновременное использование матрицы совещаний с фотографией рабочего дня способно дать кумулятивный эффект и помочь минимизировать временны ́е издержки, возникающие из-за чрезмерного числа неэффективных встреч.
Конкретный результат на Уральской Стали: был проведён анализ рабочего времени начальника одного из основных цехов. Метод фотографии рабочего дня и формирование матрицы совещаний чётко показали низкую эффективность одного из регулярных совещаний. Выяснилось, что его цели частично пересекались с другими встречами, а ключевая информация доносилась быстрее через цифровые каналы связи. В результате это совещание было упразднено. Это простое, но основанное на данных решение позволило «очистить» еженедельный график руководителя и его команды, направив освободившийся ресурс на решение более приоритетных производственных задач.
Инструкции, шаблоны и алгоритмы для старта проекта LEAN вы можете найти в практическом руководстве по внедрению бережливого производства.
Правильно и регулярно «снятая» фотография рабочего дня способна стать мощным средством увеличения конкурентоспособности любого предприятия. При этом стоит помнить, что эффективность метода зависит от профессионализма исполнителей и точности идентификации намеченных целей. При соблюдении этих условий у руководства всегда будет цельная картина для своевременного принятия ключевых решений.
Оптимизация организации труда на предприятии — постоянный процесс, который требует внимания руководства и понимания со стороны сотрудников. Только проверенные методы и технологии интенсификации рабочих процессов позволят обеспечить устойчивость и стабильный рост экономической эффективности в условиях рыночных отношений.
Текст: Дмитрий Живило, старший эксперт дирекции по развитию бизнес-системы Уральской Стали. Изображение ru.freepik.com
