Пилотную инициативу осуществили на базе приемной ЗГД по производству.
На АО «ПСЗ «Янтарь» (входит в ОСК) реализовали первое стандартизированное рабочее место офисного сотрудника. Пилотную инициативу осуществили на базе приемной заместителя генерального директора (далее – «ЗГД») по производству Виталия Князева. Совместно с секретарем руководителя Анастасией Суховой были описаны и стандартизированы бизнес-процессы, в которых заключена суть ежедневной работы секретариата руководителя.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Скрупулезному изучению и описанию подверглись 35 бизнес-процессов. Фактически, они затрагивают все сферы работы секретаря. Это документооборот, работа с программами, сортировка поступающей корреспонденции, а также расположение необходимых вещей в кабинетах и на рабочем столе. Результатом стали стандарты операций, своеобразная инструкции для секретаря ЗГД по производству. Он ориентирован, прежде всего, на те случаи, когда новому человеку придётся подменять отсутствующего постоянного сотрудника.
– Понятно, что когда ты давно работаешь, то и так это всё знаешь, – замечает Анастасия Сухова, секретарь руководителя ОДО. – Но, представляя себя на месте новичка, я уверена, что мне такая инструкция 100% помогла бы гораздо быстрее адаптироваться. Благодаря стандартизации процессов, любому новому сотруднику будет проще ориентироваться в работе, понять правильное расположение документации и алгоритм действий в той или иной ситуации. Кроме того, такой стандарт облегчает коммуникацию и для сотрудников завода – меньше путаницы в том, куда положить нужный документ, где его забрать и так далее.
Как итог стандартизации, уменьшаются потери времени во время рутинных каждодневных операций. Например, только поток поступающей в день документации в приёмную ЗГД по производству может насчитывать не один десяток бумаг. Кроме того, важной составляющей ежедневных будней является работа со специализированными программами.
– В течение дня я неоднократно пользуюсь компьютерным софтом для разных задач, – добавляет Анастасия Сухова. – Зачастую, правильную и эффективную последовательность действий при этом удается выяснить только опытным путём. А в инструкции это уже прописано, не нужно снова постигать всё заново, совершая лишние действия.
Стандартизации рабочего места заняла несколько месяцев. При этом Виталий Князев отмечает интересную деталь, что в тоже время пришлось навести порядок и у смежных участников процессов, в том числе, у него самого. Например, пересмотрели часть бизнес-процесса по постановке и контролю выполнения поручений ЗГД по производству.
– Для меня приятно, что теперь исчезла разница между ожиданиями и фактическим результатом в стандартизированных процессах, – резюмирует Виталий Князев. – Как следствие, растёт удовлетворение от работы всех участников процессов. Кроме того, снижается необходимость операционного контроля над ними. По сути, в стандарт мы закладываем лучшую практику, лучший известный на этот момент правильный способ выполнения задач. Благодаря этому новые люди быстрее входят в курс дела без потери качества выполняемой работы.
На производстве все привыкли к стандартизации в виде инструкций, предписаний, типовых процессов. В кабинете тот же функционал выполняет методология, шаблоны и формы. С появлением первого полностью стандартизированного рабочего места офисного сотрудника появляется большой задел на будущее. Виталий Князев обращает внимание руководителей и владельцев процессов всех уровней на пользу такого подхода, а также призывает получить свой положительный опыт в этом процессе.
Текст и фото: Прибалтийский судостроительный завод «ЯНТАРЬ»
