Изживать все виды офисных потерь помогает сочетание методики 5С с отслеживанием достигнутых успехов с помощью информации на канбанах.
Благодарим редакцию газеты «Металлург» за предоставление данного материала.
Принципы, которые объединяют кабинетного сотрудника и человека на рабочей точке универсальны — каждый из них должен стремиться к максимально эффективной работе.
Для английского слова «lean» интернет предлагает полтора десятка вариантов перевода, в русском языке, когда речь идёт об оптимизации процессов, для него устоялась особая форма. Суть lean production, оно же «Бережливое производство» в создании системы управления производственными процессами, нацеленная на максимальное сокращение потерь. Ключевое условие процесса — сохранение и даже повышение качества продукции и удовлетворенности потребителя. Законченную форму этот подход получил благодаря внедрению в 1960-х годах Toyota Production System, системы повышения качества японского производителя автомобилей. В это время Toyota выходила на зарубежные рынки, и компании было важно подчеркнуть надёжность своего товара. И когда это получилось, lean-подходы, показавшие высокую действенность, были подхвачены предприятиями всему миру во всех отраслях экономики. Оказалось, её принципы одинаково успешно работают кроме заводов, в сфере услуг, здравоохранении, информационных технологиях. И офисные работники, которые есть в каждой компании, оказались вовлечены в общий процесс поиска ответа: как сделать свою работу продуктивнее?
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Согласно исследованиям, на сегодняшний день офисные сотрудники тратят до от 30 до 40 % рабочего времени на действия, которые не создают ценности для потребителя. Это время «съедает» поиск нужной информации, ожидание согласования писем, заявок, документов, последующее исправление ошибок и заполнение необязательных форм отчётности. Бережливое производство предлагает системный подход к выявлению и устранению таких потерь не через урезание ресурсов, а с помощью оптимизации процессов. Чтобы победить потери, используйте доказавшие свою эффективность инструменты:
Система 5С как метод организации рабочего места (и офисного, и производственного):
Поощряйте сотрудников даже за внедрение небольших улучшений, стимулируйте постановку таких предложений на поток!
Типовые инструкции, шаблоны и алгоритмы для внедрения системы 5S вы можете найти в практическом руководстве по внедрению 5S.
Внедрение «Бережливого офиса» — это не разовая акция, а постоянная надстройка здания новых ценностей. Начинать нужно с малого: демонстрировать быстрые победы, которые помогут менять трудовую культуру. Главный принцип: «Действуй, проверяй, исправляй», не надейтесь достичь идеала с первого раза, гораздо продуктивнее начать с небольшого реального улучшения, чем годами планировать глобальную перестройку. И после первых же удачных опытов вы удивитесь, насколько сильно изменилась атмосфера и продуктивность в вашем офисе! Для это используйте пошаговый план. Чтобы начать, заручитесь поддержкой руководства, объяснив им выгоды этого шага: «Мы сэкономим время и деньги, повысим качество работы и мотивацию сотрудников». Сформируйте команду единомышленников, на первых порах это может быть небольшая группа из сотрудников разных отделов, которые открыты новому.
Шаг 1: Обучение и погружение. Выстройте получение новых знаний по принципу «равный обучает равного»: познавайте сами и подвигайте на это команду. Все должны понимать, что значит термин «бережливость», знать восемь потерь и уметь применять ключевые инструменты. Определите понятие «ценности» и «клиента». Все, что не приносит ценности клиенту — потенциальная потеря.
Шаг 2: Выбор «пилотного» процесса для анализ потерь — ключевая фаза. Не пытайтесь улучшить всё и сразу. Выберите один конкретный, пусть небольшой, но неистребимый процесс, идеальный кандидат: повторяется регулярно, с ним сталкиваются многие, и он явно неэффективен. Проведите картирование процесса, зафиксируйте каждый шаг «как есть». Найдите потери, задав вопросы: где самые долгие простои? какие шаги можно ликвидировать? какие из них не добавляют ценности клиенту?
Шаг 3: Разработка и внедрение улучшений. Спроектируйте процесс «как должно быть». Соберитесь снова и нарисуйте идеальную карту процесса. В этом вам помогут следующие инструменты:
Начните работать по новой схеме. Обязательно назначьте ответственных и установите сроки испытательного периода.
Шаг 4: Контроль и стандартизация. Измеряйте результаты. Сравнивайте показатели «до» и «после»: время выполнения процесса, количество ошибок, уровень удовлетворенности сотрудников. Если новый процесс доказывает свою эффективность — зафиксируйте его как стандарт работы, и поделитесь успехом с другими отделами, чтобы сэкономить им время.
И помните, раз и навсегда настроенная система — несбыточная утопия, успех ждёт только того, кто практикует непрерывные улучшения. Для этого регулярно анализируйте рабочие процессы, чтобы понять: где их можно усовершенствовать на этот раз.
Бережливый офис — это делать то, что важно, начните сегодня: найдите одну потерю и устраните её, и шаг за шагом стройте рабочую среду, где всё работает на результат.
Текст: Владислав Туйгунов, эксперт ЦРиМ ДРБС Уральской Стали. Фото Дениса Ильбактина
