Внедрение системы «Упорядочение», или «5С» в украинской корпорации «Агро-Союз» началось в сентябре 2004 года. Месяцем раньше ведущие российские консультанты в данной области В.Е. Растимешин и Т.М.Куприянова провели для руководителей предприятий, входящих в состав корпорации, семинар по основам системы «Упорядочение». Сейчас хотелось бы подвести определенную черту: чего добились за год, какими методами и чего стоило нам это наведение порядка в мыслях и делах.
Марина КИРША
Корпорация «Агро-Союз» - предприятие (головной офис в Днепропетровске), работающее на территории Украины, России и Казахстана и занимающееся поиском, внедрением и распространением передовых технологий в сельском хозяйстве, а также поставками сельскохозяйственной техники (в том числе и собственного производства), грузового транспорта, запчастей и обеспечением сервиса.
О том, как все начиналось, рассказывает руководитель проекта «Внедрение системы «Упорядочение» А.А. Кузниченко:
- В августе 2004 года у нас прошел семинар «Упорядочение» В.Е. Растимешина и Т.М.Куприяновой, ставший отправной точкой внедрения системы. Результатом семинара стало решение учредителей В.Д. Хоришко и С.Ф. Прокаева внедрить систему «Упорядочение» в «Агро-Союзе». При развертывании системы за основу была взята методика, предложенная консультантами.
С 1 сентября 2004 г. началась реализация проекта «Внедрение системы «Упорядочение».
Было сформировано 283 рабочие группы в офисных, складских и производственных подразделениях. В основной состав рабочей группы входил коллектив структурного подразделения.
В октябре 2004 г. проведено обучение сотрудников основам системы «Упорядочения». Заметим, что обучение проводилось с помощью внутренних тренеров, посещавших семинар В.Е. Растимешина и Т.М.Куприяновой.
Для того чтобы на начальном этапе добиться результатов, было спланировано обучение сотрудников на примерах из реальной жизни, учитывая специфику офиса, производства, склада. Особое внимание было уделено обеспечению рабочих групп методическими материалами, сформированы рабочие папки «Упорядочение»,
С сентября по декабрь 2004 г. был проведен подготовительный этап проекта, который характеризовался разработкой методической документации, наглядных пособий, обучением на местах, рейдовыми проверками и фотофиксированием состояния дел в подразделениях, контрольными вопросами для проверки знаний сотрудников. Этап завершился анкетированием персонала. Также в этот период стартовала «Пятиминутка «Упорядочение» - ежедневное мероприятие для всех сотрудников, в ходе которого каждый имеет возможность пять минут посвятить наведению порядка на рабочем месте, систематизации документации. В декабре 2004 г. в корпорации прошла игра КВН, на котором одной из центральных тем стала тема порядка, чистоты, дисциплины в жизни корпорации – внедрение «Упорядочения». Интерес к системе очевиден.
В апреле 2005 г. в результате общекорпоративного конкурса у системы «Упорядочение» появился свой логотип. Включились в процесс выбора 1548 сотрудников корпорации (50% численности), которые потом участвовали в розыгрыше поощрительных призов, среди которых – элитные чаи, чайники и мобильные телефоны.
Для своевременного выявления и реагирования на проблемы на различных этапах внедрения проекта были сформированы контрольные комиссии. Вопрос внедрения принципов системы «Упорядочение» стал постоянным на совещаниях руководителей предприятий, входящих в состав корпорации.
Немало внимания было уделено информированию персонала через корпоративную газету «Союз-А», в которой с момента начала проекта идет постоянная рубрика «Упорядочение», на интранет-сайте размещены разъясняющие публикации, трудно не заметить фоторепортажи на информационных досках предприятий корпорации.
Согласно генеральному плану проекта «Внедрение системы «Упорядочение» полное внедрение системы намечено на август 2006 года.
Кроме того, идет плодотворный обмен информацией с компанией «Статус» (Тюмень, Россия), которая осваивает данную систему уже не один год.
Далее А.А. Кузниченко отметил, что главное достижение в проекте – это проявление персоналом инициативы. Все чаще можно увидеть включенность и заинтересованность людей, а не отмашки и выполнение «потому что надо». Так, например, сотрудники логистического комплекса «Агро-Стар» настолько активно включились в процесс инновационной деятельности и подачи предложений, что удивили даже своих руководителей. К тому же, реализацией придуманных идей занимались сами авторы, решив довести дело до логического завершения. Первая очередь награждений прошла 23 августа 2005 г. и, по словам начальника комплекса О.А. Фомина, каждая идея была рассмотрена и просчитана группой руководителей, найдены лучшие идеи, а их авторы отмечены денежными премиями.
На одном из предприятий корпорации – АОЗТ «Агро-Союз», занимающемся сельским хозяйством, к вопросу подошли творчески и регулярно организовывают среди подразделений своего предприятия конкурс «Дырявая калоша». Признанные лучшими подразделения получают почетные грамоты и звание «Пример для подражания». Худшим уделяется особое внимание: перед церемонией присутствующие просматривают фотографии «злачных» мест предприятия, после чего обладатели злосчастной дырявой калоши борются за призовые места.
Если говорить об экономических эффектах внедрения системы, то можно привести такие цифры: в ходе внедрения принципа «Удаление ненужного» только в конце 2004-начале 2005 г. на склады Корпорации было завезено порядка 362 единиц мебели, которая после систематизации документации и бумаг была признана ненужной, лишней. В то время, как на других предприятиях существовала острая необходимость в данных предметах. Вывод простой: если бы не результаты системы «Упорядочение», то 205 единиц мебели нужно было бы покупать, а так ее просто перераспределили между предприятиями, например, одно из них отобрало для собственных нужд 128 единиц. В результате имеем достаточно конкретную и вполне официальную цифру – 37 тыс. гривен, которые корпорация сэкономила только за счет систематизации и перераспределения мебели. Таких примеров в подразделениях корпорации множество, и за каждым из них стоят реальные инвестиции, которые можно направить туда, где они действительно принесут пользу.
За счет оптимизации процессов и упорядочения деятельности в целом по корпорации «Агро-Союз» производительность повысилась на 38% (по состоянию на сентябрь 2005 г.).
Существенные средства были получены за счет реализации металлолома и товарно-материальных ценностей, сданных в качестве «ненужного».
Работники центрального складского комплекса «Агро-Стар» участка обслуживания и ремонта складской техники», изучив и проанализировав проблемы, связанные с поломками гидравлической системы электропогрузчиков при погрузке-выгрузке негабаритных грузов, внесли предложение об усовершенствовании - установке защиты (фото 1). В результате причина выхода из строя гидравлики была устранена.
Фото 1.
На производственном предприятии «Агро-Союз» и в сервисной службе корпорации по ремонту и обслуживанию сельскохозяйственной техники корпорации при организации рабочих мест нанесли разметку для обозначения рабочей зоны (фото 2).
Фото 2.
Сотрудники службы транспортной логистики в целях упорядочения движения транспорта, прибывающего на погрузку-выгрузку и информирования водителей о требованиях норм и правил пребывания на территории корпорации, разработали «Схему движения транспорта по территории» (фото 3). В результате снизились затраты времени на инструктаж и поиски водителем мест для выгрузки-погрузки, стоянки.
В офисных подразделениях предприятий для снижения времени на поиски нужного документа при организации хранения документации, помимо надписи, применяют еще нумерацию и цветовое деление (фото 4).
И таких примеров с каждым днем становится все больше и больше. О всех результатах улучшений и изменений невозможно рассказать в одной статье, но хотелось бы заметить, что все это возможно только при наличии желания и целеустремленности персонала ежедневно изменять к лучшему свою личную жизнь и жизнь корпорации. Систему «Упорядочение» можно внедрить только в случае понимания ее головой и принятия душой.
Фото 3.
Фото 4.
Затем на вопросы ответил В.Д. Хоришко, один из учредителей корпорации «Агро-Союз».
- Как родилась идея и почему «Агро-Союз» начал внедрять «Упорядочение»?
- Хотим навести порядок. Стремление привести хоть часть нашей страны, хоть часть области, хоть уголок какой-то в порядок. Чтобы можно было, если уж не гордиться, то, по крайней мере, не стыдиться. В «Агро-Союзе» это было всегда, но делалось часто несистемно, «на нервах», под административным давлением. Система «Упорядочение» в организации – не что иное, как упражнения на внедрение определенных культурных норм. А вообще нужно так натренировать «организм», чтобы желаемые и необходимые качества организационной структуры предприятия не пугали и осознанно, шаг за шагом внедрялись, принимались как нормы. Это пока простые упражнения для установки норм. Ведь мы все часто говорим «нормально». А вот как это – «нормально»? Каждый понимает это по-своему. Нам нужно научиться прилагать усилия, для того, чтобы было «нормально», чтобы у каждого вошло в привычку задавать себе вопрос «нормально ли то, что я делаю?» и чтобы все мы понимали «нормально» одинаково, повышая качество, поднимая планку нормы. Поодиночке ничего не получится. Мы давно мечтаем и хотим изменить отношение людей к порядку. Потому что за страну обидно – мы ведь далеко не глупые и не хуже образованы, чем иностранцы. Но это нужно доказывать действиями. Почему тогда у них все красивее, лучше, упорядоченнее, чем у нас? По-хорошему им завидуешь...
- По-Вашему мнению, какой наиболее важный результат внедрения системы, достигнутый «Агро-Союзом» на данный момент?
- Как минимум – о необходимости наводить порядок уже все знают. По-моему, уже не осталось никого, кто не знает, что непорядок – это НЕ норма. Заметно, что мы потихоньку выгребаемся из почему-то привычного нам «мусорника», из привычного образа жизни. Как результат: я часто общаюсь с теми, кто к нам приезжает – это и клиенты, и чиновники - и вижу, что заражаются нашим примером, замечая, что у нас уже достаточно опрятно, чисто. Видно, что когда многие из них приедут домой, они тоже начнут поворачиваться в сторону наведения порядка, в сторону «упорядочения». Это тоже результат, это значит, что где-то еще станет чище, красивее, станет больше порядка, но вместе с этим – и административного давления, потому что по-другому пока не получается. В нашей корпорации заметны первые внутренние инициативы: люди самостоятельно подхватывают и начинают предлагать какие-то изменения; люди хотят брать на себя ответственность за красоту, точнее – за поддержание красоты. Вот недавний пример: недавно ко мне обратились сотрудники одного из предприятий корпорации с просьбой купить розы для украшения территории. Я говорю: сделайте лучше красивые газоны, за ними ухаживать и содержать в чистоте легче, чем розы. К тому же, плохо выкрашенные бордюры в сочетании с розами будут выглядеть намного хуже, чем газоны. А они мне: нет, мы берем на себя ответственность ухаживать за розами.
- И что там будет в результате: газоны или розы?
- Конечно же, розы! Розы, потому что тем, кто берет на себя ответственность, и помогать хочется.
Продолжает тему А.А. Кузниченко:
- В процессе внедрения нам неоднократно приходилось и приходится осмыслять собственный процесс, чтобы понять: без чего в работе не обойтись, а что можно безболезненно исключить; что нужно не срочно, но наверняка понадобится через какое-то время. Механическое «растыкивание» предметов не поможет: первый этап системы – это начало работы по изменению себя, своих привычек и утверждения «моя хата с краю», а в хате – беспорядок. Более того, особенность системы в том, что работает принцип – «зачет по последнему». Команда с десятком идеально убранных рабочих мест и общим порядком моментально потускнеет из-за одного неопрятного стола коллеги. Внедряя систему «Упорядочение», мы хотим не только подняться на ступень выше в плане собранности и личной культуры, но и научиться строить Команду, помогая друг другу.
В процессе внедрения системы персонал обучается и развивает навыки формирования культуры труда, нацеленной на порядок, организованность, чистоту, дисциплинированность и качество, а это – фундамент культуры организации, нацеленной на успех.
Внедрение системы «Упорядочение» в корпорации «Агро-Союз» продолжается. Каждый день мы боремся с ненужными привычками. Каждый день находим средства и место для усовершенствований. Каждый день понемногу меняем собственное «я», а, значит, ежедневно делаем небольшие победы.
Жить в порядке внешнем и внутреннем – это мечта. Многие завидуют успешному человеку, восклицая «какой же у тебя порядок!», собранному бизнесмену – «как ты все успеваешь?!» и просто организованной личности, которая знает, что, когда, как и где в ее жизни происходит.
Откроем вам секрет: система «Упорядочение» как раз и призвана помочь каждому из нас приблизиться к мечте. И хотя так называемый творческий беспорядок многим по душе, всегда наступает момент, когда этот хаос начинает мешать жить. А вам он пока не мешает?..
