В рамках проекта по внедрению Системы управления знаниями (СУЗ) в БН «Разведка и Добыча» предполагается создать Базу знаний iKnow, которая объединит в себе функции поисковой системы и социальной сети и станет доступной платформой для обмена знаниями и опытом между сотрудниками разных подразделений ТНК-ВР.
Джефф Карфанкл, директор Департамента по управлению эффективностью, Группа управлений по производству и технологиям, БН «Разведка и Добыча», директор Программы внедрения СУЗ
Для западных крупных компаний проблема эффективного управления знаниями является одной из ключевых на протяжении последних нескольких лет. Для большинства же российских производственных компаний в настоящий момент работа с неявными знаниями является в большей степени экзотикой, нежели нормой жизни. Возможно, это связано с недавними огромными темпами роста нефтегазового сектора, когда все усилия концентрировались на ключевых процессах, и извлечение добавочной стоимости из нематериальных активов еще не входило в число основных приоритетов бизнеса.
Эффект от управления знаниями сложно посчитать, поэтому многие компании с неохотой выделяют необходимые инвестиции на требуемые организационные ресурсы и инфраструктуру.
Тем не менее, отсутствие функционирующей системы управления знаниями явно ощущается внутри организации. Как часто вам приходиться звонить или встречаться с коллегами, чтобы получить необходимые знания? Сколько времени и усилий уходит на то, чтобы установить доверительные отношения и убедить коллегу в необходимости предоставления определенной информации?
Сегодня очень много знаний находится в головах людей или их личных файловых папках, и сотрудники, работающие в сфере управления знаниями, заняты проблемой конвертации неявных знаний в явные* и доступные внутри организации, тем более в условиях постоянно растущих объемов информации.
В России одной из основных предпосылок внедрения СУЗ в крупных нефтегазовых компаниях является информационная изоляция сотрудников дочерних предприятий от коллег в корпоративном центре и других регионах. По этой причине для решения производственных задач сотрудники часто вынуждены проделывать значительную работу, не подозревая о том, что такое решение уже было найдено их коллегами или внешними экспертами. Неумение сохранить «извлеченные уроки» может привести к дублированию ошибок, что может стоить компании больших затрат. Этого можно избежать, если в компании существует эффективная система обмена полученным опытом и извлеченными уроками.
Одним из наиболее эффективных инструментов в подобных обстоятельствах является формирование Сообществ Профессионалов (Communities of Professionals). Сообщества Профессионалов – это инструмент управления неявными знаниями, который представляет собой объединение группы людей со схожими должностными функциями, проектами или дисциплиной. Сообщества функционируют в онлайн-форме (например, форум) и в форме регулярных встреч, в рамках которых участники обсуждают производственные задачи, новые технологии, при этом осуществляется передача знаний от более опытных сотрудников к менее опытным.
Значительным упущением многих компаний в части работы с неявными знаниями является отсутствие формализованных процессов и специально созданной для решения данной задачи команды. Зачастую предприятия подходят к этой инициативе по остаточному принципу, без специально выделенных ресурсов, ожидая, что проект по управлению неявными знаниями будет реализован на чистом энтузиазме сотрудников. На самом же деле эффективная реализация комплексной программы по созданию СУЗ без этого невозможна.
Работа над организацией СУЗ в Управлении по производственной деятельности БН «Разведка и Добыча» началась в середине 2011 года. Определенные попытки упростить жизнь сотрудникам с точки зрения доступа к знаниям предпринимались и ранее, но все действия в этом направлении не были централизованы и осуществлялись спонтанно. Безусловно, вопрос работы с неявными знаниями сотрудников, которые зачастую находятся на расстоянии десятков тысяч километров друг от друга, является крайне актуальным для ТНК-ВР. Первым шагом стала диагностика текущего уровня развития СУЗ в Компании, а также определение степени готовности БН «Разведка и Добыча» к внедрению данного инструмента. Была проанализирована общая культура подразделения, готовность к изменениям, степень открытости сотрудников и желание делиться знаниями. Кроме того, был проведен аудит IT-возможностей, который выявил наличие большого количества неиспользуемых сотрудниками внутренних баз данных и порталов. Эта запутанная структура привела к мысли о том, что будущая База знаний должна быть единой точкой доступа к большинству информационных ресурсов Компании.
Следующим шагом к реализации проекта стало изучение лучших мировых практик управления неявными знаниями – в частности, в нефтегазовых и нефтесервисных компаниях. Проектная команда детально изучила опыт Schlumberger, BP, Shell, других ведущих мировых и российских компаний и проанализировала преимущества и недостатки применяемых ими подходов. В ходе проводимого анализа были организованы встречи по обмену опытом со специалистами ОАО «ЛУКОЙЛ» и другими российскими компаниями, где также идет активное внедрение СУЗ. По итогам проведенного анализа, а также по результатам внутреннего опроса сотрудников Компании был сделан вывод о том, что наиболее действенным инструментом распространения неявных знаний являются Сообщества профессионалов. В настоящий момент в рамках БН «Разведка и Добыча» ТНК-ВР создаются первые подобные сообщества. Уже разработана основная регламентирующая документация, определена целевая структура сообществ, ключевые роли и процессы, в ближайшее время планируется тестирование сообществ в рамках одного-двух пилотных проектов.
IT-платформой для систематизации знаний сотрудников станет База знаний iKnow. В процессе формирования технического задания на разработку Базы знаний активно участвовали ЦДО БН «Разведка и Добыча», так как именно они являются целевыми пользователями и источником информации для данного ресурса. В основу пользовательской концепции Базы знаний iKnow положены два ключевых принципа:
База знаний разрабатывается компанией Microsoft и будет функционировать на платформе SharePoint 2010.
Для популяризации создаваемой Базы знаний будет проведена серия информационных семинаров в Корпоративном центре и ЦДО, в ходе которых участники узнают о ходе реализации проекта внедрения СУЗ, а проектная группа получит обратную связь по вопросам возможных улучшений. Сейчас наши усилия сконцентрированы на организационной части проекта: прорабатываются вопросы мотивации персонала к эффективному обмену знаниями, определяются ответственные лица, разрабатываются инструменты СУЗ для последующего внедрения.
