Ежедневно закупочные подразделения каждой компании выполняют массу срочных и очень важных дел, которые наряду с плановыми мероприятиями превращаются в рутину. Задачи приходится выполнять одновременно, быстро и безошибочно. Можно ли все успеть? Надо ли что-то менять? И причем тут стратегическое управление закупками?
Автор: Андрей Гогин, эксперт компании «Фогсофт»
Текущее развитие сферы профессионального управления закупками в России, предполагающее умелое использование систем автоматизации, позволяет многим компаниям успешно оптимизировать свою рутину. Но оптимизация рутины — это лишь одна из ступеней на пути к эффективным закупкам. Самые прогрессивные организации идут дальше, искусно применяя новые стратегические подходы в управлении закупками.
К сожалению, не каждая компания может позволить себе стратегические подходы. Потому что им не до них. Потому что слишком много рутины валится на их плечи и слишком часто «болит голова». Рутинные операции присутствуют во всех сторонах закупочного процесса. Этот процесс условно можно разделить: планирование, непосредственную закупку товаров, работ и услуг и контроль исполнения договоров.
Разбираться в тонкостях закупочной деятельности и неиспользуемых возможностях будем поэтапно — сначала представим, как происходит работа по каждому из этих направлений, и куда уходит время сотрудников отдела закупок, заставляя иногда работать даже в выходные дни, и поговорим о современных инструментах оптимизации этой рутины, приведем реальные примеры. И, далее, остановимся на стратегическом управлении закупками — определимся с терминологией, структурируем инструментарий, поищем подводные камни и способы, которыми можно достичь самых высоких показателей эффективности, но с минимальными затратами.
Планирование закупочной деятельности предприятия или планирование потребностей производства — важный этап, включающий целый комплекс задач-проблем для департамента закупок. Потребности надо собрать, обработать, согласовать, консолидировать идентичные закупки, внести в план, опубликовать информацию о планируемых закупках на соответствующих ресурсах. Например, если предприятие организует закупочную деятельность согласно 223-ФЗ, то приходится «заливать» все на zakupki.gov.ru.
1. Сложности
Если предприятие имеет развитую филиальную сеть или у него много подразделений, то собрать потребности с каждого участника закупочного процесса этой крупной организации, обработать их и ничего не «потерять по дороге» становится довольно трудоемкой работой.
Нередко сложностей добавляет разница в часовых поясах — когда подразделение в Нижнем Новгороде только начинает свою работу, их коллеги из Хабаровска — уже заканчивают. А ведь еще необходимо задать множество вопросов для уточнения «что же именно и сколько им этого надо?». Такие «уточнения», как правило, происходят по телефону и занимают массу времени и не всегда удобны опять же из-за разницы во времени.
Идем далее. Потребности с подразделений вроде бы собраны и теперь их надо свести в единый годовой комплексный план закупок (ГКПЗ). При этом идентичные закупки надо объединить, сформировать потребности компании по месяцам и сопоставить это все с выделенным бюджетом. А если номенклатура занимает несколько тысяч позиций, то формирование ГКПЗ растягивается на 2-3 месяца. Как видим, очередная порция сложностей настигла нас и здесь.
А если закупка срочная, то процесс ее согласования часто происходит во внештатном режиме — кто-то бежит куда-то, чтобы с кем-то срочно посоветоваться, потом у кого-то завизировать согласие на внеочередную закупку, затем информация, наконец, доходит до отела закупок. Процесс длительный, сложный, часто непоследовательный и суетливый. Кроме того, в спешке товары, работы и услуги приобретаются по завышенной цене или плохого качества, поставки задерживаются и т.п.
В общем, на все это уходит огромное количество времени, к тому же параллельно с этапом планирования одних потребностей, как правило, приходятся решать задачи других этапов, например, контролировать текущие поставки.
2. Решения
Автоматизировать рутинные процессы на этапе планирования закупочной деятельности становится особо актуальным решением для предприятий со сложной организационной структурой или филиальной сетью. Как правило, здесь оптимизируются сбор, обработка и согласование потребностей организации, консолидация заявок, поступающих из отделов/филиалов. При этом на любом из этапов можно установить правила, при которых заказ переходит в ручную обработку.
3. Реальные примеры
Понятно, что у каждой компании будут свои особенности автоматизации планирования закупочной деятельности, но будут и схожие черты, поэтому возможность познакомиться с опытом других организаций может быть весьма полезна.
Так, процесс согласования потребностей автоматизирован в системе управления закупками Уральской горно-металлургической компании (УГМК), объединяющей более 40 предприятий. Система УГМК умеет создавать индивидуальный сценарий согласования для различных видов документов, автоматически консолидировать заявки по однотипным позициям. Эти и другие полезные функции позволили одному из крупнейших мировых производителей меди полностью централизовать закупки.
В Северо-Восточном федеральном университете им. Аммосова (СВФУ), автоматизация закупочной деятельности также не обошлась без оптимизации этапа планирования. Как пояснили в СВФУ, в крупныхвысших учебных заведениях нередко возникают сложности с согласованием плана закупок, поскольку в вузах довольно специфическая оргструктура с множеством подразделений и широким перечнем требуемых закупочных позиций. В университетской автоматизированной системе реализована возможность централизации закупочной деятельности, где в соответствии с планом мероприятий СВФУ и поданными заявками формируется годовая программа закупок.
С чего начать?
Для начала, оцените целесообразность этой автоматизации для вашей компании? Нет ли более приоретных задач? Нет ли ощущения, что компания начала топтаться на месте и нужно срочно или не очень, но что-то менять, оптимизировать и так далее. Не можете или не хотите сами отвечать на эти и другие вопросы? — обращайтесь к сторонним специалистам. Кроме того, обязательно на данном этапе проконсультируйтесь, как минимум, с 2-3 с разработчиками программного обеспечения, которые специализируются на создании систем автоматизации торгово-закупочной деятельности — опишите им ситуацию хотя бы вкратце, внимательно выслушайте, что смогут предложить они для решения ваших задач и, что немаловажно, за какую цену. Оказывается, за вполне подъемные суммы можно напрочь избавиться от ненужной рутины при планировании закупочной деятельности.
На этом рутина не заканчивается!
В следующем материале по аналогичной схеме расскажу об одном из самых трудоемких направлений работы закупочных подразделений — непосредственно этапе закупок. Рассмотрим проблемы, примеры, решения… В общем, постараемся преодолеть рутину на данном этапе по полной.
