Начав было раскрывать тему о практике применения стратегического управления закупками на предприятиях, столкнулся с целой кипой вопросов. Ответить о “сложном” постараюсь максимально просто.
Автор: Андрей Гогин, эксперт компании «Фогсофт»
Начав было раскрывать в “Управлении производством” тему о практике применения стратегического управления закупками на предприятиях, столкнулся с целой кипой вопросов. В частности, о возможностях автоматизации “сложных закупок”, к коим были причислены “клининговые услуги, работы по модернизации оборудования, инфраструктуре, энергоэффективности, ремонту и реконструкции зданий и сооружений»... Что ж, ответить о “сложном” постараюсь максимально просто.
Откровенно говоря, мне не нравится классификация “сложные”/“простые” закупки. Хотя, если вы, например, модернизируете оборудование или ремонтируете помещения и реконструируете здания раз в триста лет, то управление закупочным процессом, вероятно, действительно становится крайне сложной задачей. Можно ли оптимизировать эту задачу с помощью инструментов автоматизации закупок? Вообще автоматизировать можно практически все что угодно. Другой вопрос, насколько это целесообразно. Попробуем разобраться.
Допустим, вы — медицинское учреждение, у которого предполагается относительно “сложная закупка” — приобретение нового рентгеновского аппарата. Особой компетенции по закупке техники данного типа в вашей клинике нет. Со слов врачей, в старом аппарате не хватало контрастности, и он давал слишком большую дозу облучения. Для закупки хорошего рентгеновского аппарата этой информации, конечно, недостаточно — необходимо оценить больше параметров. Без соответствующего опыта такая аналитическая работа может показаться слишком трудоемкой. Самое простое — нанять того, кто данную закупку осуществит, но нанимать кого-то тоже нужно уметь, и вместо разборок с параметрами аппарата придется разбираться с наниманием кого-то. Другой вариант — все-таки выделить какие-то свои ресурсы, чтобы они выяснили все об особенностях закупки рентгеновских аппаратов. Выяснять можно разными способами, но проще всего провести в электронной форме многоэтапную закупочную процедуру, например, посредством запроса предложений, где сначала вы заявляете, что просто! купите рентгеновский аппарат. На что вам поступает куча предложений от потенциальных поставщиков, и вы видите, что у рентгеновских аппаратов помимо контрастности и уровня облучения существует еще сто тридцать параметров. На следующем этапе вы уже говорите, что купите рентгеновский аппарат, где контрастность должна быть такой-то, доза облучения — не больше такого-то уровня, и чтобы он мог работать в горизонтальном и вертикальном положении. На это вы снова получаете список предложений и вспоминаете, что у этих рентгеновских аппаратов еще и расходники есть. Не проблема — уточняете стоимость владения каждым из заявленных рентгеновских аппаратов в течении в течении 10 лет, включая стоимость монтажа, расходников, доставки и т.д. Собираете финальные предложения, останавливаетесь на наиболее конкурентном предложении и рентгеновский аппарат уже у вас. Следует отметить, что провести такую многоэтапную процедуру можно электронной торговой площадке, оптимизировав (автоматизировав) тем самым поиск поставщиков, сбор и обработку поступающих предложений и заключение договоров. Просто?
А как быть со “сложной” энергоэффективностью? Начинать, конечно, нужно с поиска узких мест, чтобы понять, где на предприятии энергия расходуется малоэффективно. Самостоятельное обследование сможет провести далеко не каждое предприятие, так как требуется оборудование и особый уровень компетенции. Удобнее услугу обследования заказать у сторонней организации, найденной путем той же многоэтапной процедуры. Допустим, по результатам проведенного обследования мы определили, что у нас три километра голых труб, а электричество передается по воздушным линиям, где, соответственно, идут потери. Также выяснилось, что половина наших сотрудников отапливает помещение электрическими тенами. Соответственно, нам надо трубы изолировать, воздушку заменить на кабель и закопать, и сделать так, чтобы наши сотрудники не мерзли. Между тем наши сотрудники мерзнут потому что трубы голые. Именно изоляцией труб мы и займемся в первую очередь. Благо свои ребята, которые могут изолировать трубы у нас в штате есть, остается только закупить стекловату и жесть. Хотя, подождите, ведь стекловата и жесть — обычные наши расходные материалы, которых полно на складе, а если чего-то не хватит, всегда можно закупить у наших проверенных поставщиков. Ничего сложно!
Конечно, такой вариант развития событий может произойти далеко не всегда. Например, в результате обследования выясняется, что нашему предприятию стало слишком дорого покупать тепло, скажем, у теплоснабжающей организации. Поэтому целесообразнее обзавестись своей котельной, воткнувшись в, казалось бы, “сложную” закупку. Но мы идем по тому же пути, что и с рентгеновскими аппаратами. Назначаем рабочую группу, которая будет этот вопрос исследовать, проводим запросы предложений и узнаем какие бывают котельные (газовые, мазутные, комбинированные…), определяемся с поставщиком, готовим разрешительную документацию и т.п.
Заметьте, несмотря на то, что у меня компетенция в энергоэффективности отсутствует напрочь, я уже представляю первые шаги, которые могу сделать в этом направлении. То есть ничего здесь сверхъестественного — ядерной физики, открытий каких- то — нет. Абсолютно обычный процесс.
Таким образом, так называемых “сложных закупок” не существует. Да, где-то закупка понятна, а если она нам непонятна, то мы можем либо позвать того, кто нам все объяснит, либо провести процедуру в таком формате, когда нам все самим станет понятно, либо вырастить компетенцию своих сотрудников.
Другой вопрос, стоит ли оптимизировать/автоматизировать управление такими “непонятными” закупками? Определенно “да”, если они входят в группу стратегических для предприятия закупок, то есть затраты на закупки по данной категории товаров, работ и услуг составляют значительную часть. Кроме того, задуматься о применение инструментов автоматизации стоит, если подобные закупи (не обязательно стратегические!) для предприятия станут регулярными
“Стоит ли объединять сложные и простые предметы закупок и стоит ли объединять закупки касающиеся основных производственных процессов и обслуживающих?”— примерно так звучал еще один вопрос от читателя моей статьи. Отвечаю в контексте статьи, в которой, напоминаю, речь шла именно о стратегическом управлении закупками. Стратегическое управление закупочной деятельностью не предполагает разделения производственных процессов на основные и обслуживающие, а также простые и сложные. Важно, относится ли она к ключевой товарной группе и насколько велик ее вклад в общую эффективность предприятия. При этом закупки должны выходить на стратегический уровень, когда приобретаемые предприятием товары, работы и услуги напрямую влияют на производственные процессы, и наоборот — изменению производственных процессов сопутствует изменение закупочной деятельности. То есть процессы взаимосвязаны, а и не живут сами по себе. Например, наш основной производственный процесс связан с литьем стали определенной марки, а обслуживающий — с закупкой руды. Вдруг отдел сбыта нам говорит, что для получения дополнительных конкурентных преимуществ следует лить другую марку стали. Будет сделано! Соответственно, для решения поставленной задачи нам потребуется поменять свой основной производственный процесс, что в свою очередь отразится на обслуживающем процессе. Как минимум, потребует корректировки процесс планирования закупочной деятельности, придется искать новых поставщиков, выстраивать с ними отношения на максимально выгодных условиях и так далее. Безусловно, в данном случае грамотная автоматизация управления закупочной деятельности наиболее предпочтительна.
Создавая комплексную систему автоматизации закупками, охватывающие все закупочные процессы предприятия, мы всегда рекомендуем учитывать индивидуальные особенности закупок по ключевым товарным группам. И, как правило, наши заказчики сначала автоматизируют свои типовые закупочные процессы, используя наше универсальное решение, которое можно легко подстроить под любое положение о закупках. Далее начинается самое интересное! В системе видны все затраты на закупки, включающие не только цену, но и трудоемкость процесса. В свою очередь, суть стратегических закупок заключается в том, чтобы выделить самые важные закупаемые товарные группы и попытаться выстроить для них индивидуальный процесс, в том числе в уже внедренной корпоративной автоматизированной системе управления закупками .
На сегодня - все. Процветания вам, коллеги и успехов!
