ГК «Электрощит»-ТМ Самара» (100% акций компании принадлежит «Schneider Electric») находится в процессе трансформации, запускает новые более удобные инструменты. И Дирекция цепей поставок (ДЦП), внедряющая свой набор инструментов для оптимизации процессов и приближения к стандартам международных организаций, не исключение. Сегодня мы поговорим о заказе на закупку.
Благодарим редакцию корпоративной газеты "Зеленая заЩИТа" ЗАО «ГК «Электрощит» – ТМ Самара» за предоставление данного материала.
Все современные крупные предприятия пользуются данным инструментом в работе закупающего подразделения (Schneider Electric, Renault, Coca-Cola и многие другие). Но начнем с определения. Заказ на закупку (Purchase order, или просто РО) – внешний документ компании, который сформирован из утвержденного запроса на закупку (Purchase request - PR) путем назначения поставщика и цены товара или услуги по договору с данным поставщиком. Он является основанием для оприходования и последующей оплаты. Также РО можно рассматривать как соглашение между поставщиком и покупателем.
Мнение о том, что РО отяжелило наш процесс закупок и усложнило жизнь сотрудников, ошибочно. На самом деле с внедрением РО количество подписей осталось на том же уровне (при создании рапорта убрали этапы одобрения руководителя и Службы безопасности, что компенсировало 2 этапа согласования РО в системе). Скорость оформления закупок увеличилась благодаря тому, что решение на закупку принимают напрямую сотрудники-исполнители (без участия топ-менеджеров компании). Кроме того, сокращение «бумажной волокиты» способствует экономии времени пользователей и эффективному его использованию.
РО помогает предприятию иметь полную прозрачную картинку по всем видам закупок и лучше планировать будущие поставки, складские остатки и оплату, так как все закупки проходят через электронный документооборот.
Все преимущества использования данного инструмента перечислить невозможно, назовем основные: ускорение оформления прихода на склад, автоматическое формирование реестра на оплату, лучшее планирование будущих расходов, прозрачность закупок, снижение рисков, возможность отслеживания инициатором этапа согласования, на котором находится его запрос.
Если у пользователей возникают вопросы по данному процессу, то в Документообороте представлен актуальный список часто задаваемых вопросов с ответами (Документированные процедуры предприятия / Политики предприятия / Политика в области закупок). Отдел методологии и оптимизации бизнес-процессов совместно с ДИТ осуществляет телефонную поддержку.
Инструмент РО позволил нам упростить процесс закупки канцтоваров и сделать его единым для предприятия. Уже получены первые положительные отзывы от пользователей в цехах. На данный момент схожий централизованный процесс закупок СИЗ, мебели, оргтехники находится на этапе реализации.
При воплощении этого проекта взаимодействуют многие службы: ДИТ, финансы, ПЭО, ДРПО, ДЦП, ОКК, бухгалтерия, СБ и другие. Лидером проекта является Максим Белов.
Инструмент РО совершенствуется с каждым днем, делая процесс закупки более прозрачным и удобным для пользователям!
Немного лирики. Всем недовольным предлагаю вернуться на год назад. Для согласования процесса закупок мне приходилось в буквальном смысле бегать по заводу, ведь собирать иногда нужно было ни много ни мало 27 подписей! «Живых», т.е. все согласования проходили не в электронном виде. По самым минимальным расчетам для согласования одной закупки я преодолевала 27 километров (запрос на закупку – договор – рапорт – акт – счет…). Зимой каждый раз перебегать из здания в здание за очередной подписью было холодно. Теперь все намного проще!
Ольга Малая, менеджер по проектам
