Управление контроля процессов контрактования – самое молодое подразделение в БФ «Финансы», оно ведет свою историю с 21 сентября 2010 года, когда своим решением Координационный Совет Высшего руководства утвердил создание нового Управления.
«Твоя компания», журнал ТНК-ВР, июнь 2011г. http://www.tnk-bp.ru
Борис Кондрашов, исполнительный вице-президент по контролю процессов контрактования ТНК-ВР.
Управление контроля процессов контрактования – самое молодое подразделение в БФ «Финансы», оно ведет свою историю с 21 сентября 2010 года, когда своим решением Координационный Совет Высшего руководства утвердил создание нового Управления.
К моменту образования Управления функции по контролю процессов контрактования были размыты внутри региональных дочерних предприятий, при этом соответствующие подразделения – договорные отделы, отделы операционного контроля и другие – занимались общим операционным учетом по заключению и исполнению договоров. Более того, существовали значительные различия в организационных системах линейного подчинения в направлениях «РиД» и «ПиТ». В результате сотрудники, выполнявшие эти контрольные функции, подчинялись операционному менеджменту, выпускали большое количество разнообразной отчетности и не видели реакции бизнеса на выявленные нарушения.
Поэтому руководство Компании указало на необходимость повышения эффективности их работы и поставило задачу на первый этап реорганизации – обеспечить функциональную независимость контрольного персонала и отделить их функции от бизнеса путем построения сильной управленческой вертикали в рамках Финансового блока. На втором этапе реструктуризации мы должны будем реализовать вариант организационной независимости наших региональных подразделений.
Структура нашего Управления соответствует поставленным задачам и состоит из трех подразделений, выполняющих контрольно-аналитическую работу в сфере контрактования. Первое – это Департамент администрирования договоров (директор Департамента – Николай Огородников), который обслуживает Корпоративный центр. Второе – Департамент регионального контроля контрактования (директор Департамента – Андрей Соболев), который работает с региональными подразделениями и усилен двумя отделами по управлению региональными структурами в направлениях «ПиТ» и «РиД» (эти отделы временно расположены в составе филиалов ООО «ТНК-ВР Бизнессервис» в Рязани и Нижневартовске соответственно).
Группа финансовых расследований
Особо хочу отметить создание в моем непосредственном подчинении мобильной Группы финансовых расследований (старший менеджер – Василий Зимарин). Речь здесь не идет о передаче функций из Службы безопасности, потому что таких функций там просто нет. Мы усилили контрольно-аналитическую составляющую в работе за счет оперативных проверок не только выявленных финансовых инцидентов, но, прежде всего, договоров с признаками отклонения от норм контрактования. Цель – выявлять и пресекать скрытые злоупотребления, а также анализировать суть причин и условий, способствовавших их возникновению.
Наряду с проверками, Группа финансовых расследований занимается обучением региональных сотрудников методологии выявления и проверки финансовых нарушений, что согласуется с задачей Общекорпоративного плана управления риском «Мошенничество» по улучшению практики расследований в Финансовом блоке в части контрольно-ревизионных вопросов и анализа данных.
Истекший период для Управления был периодом становления. И я считаю, что мы выполнили свои главные задачи на этом этапе – сформировали вертикальную структуру Управления, в основном согласовали численный состав региональных подразделений, разработали и утвердили стандартный функционал по контролю процессов контрактования с направлениями «ПиТ» и «РиД», согласовали и внедрили единую отчетность в Бизнес-направлениях, утвердили новый порядок работы с выявленными нарушениями.
Главное – не упустить качество
Мы понимаем, что сегодня в Компании идут серьезные структурные изменения, обновляются нормативные документы, расширяются полномочия региональных руководителей. В такой ситуации наша основная задача – не упустить качество и эффективность контрольной работы в предстоящей договорной кампании. Поэтому мы активно сотрудничаем с финансовыми контролерами «ПиТ» и «РиД», участвуем в рабочей группе по совершенствованию Нормативной базы контрактования, обучаем наших сотрудников в регионах. В плане развития их компетенций очень полезны совместные конференции, на которых выступают представители бизнеса, юристы, сотрудники Блока безопасности, финансовые контролеры. Происходит обмен мнениями, уточнение спорных вопросов, обсуждение действенности корректирующих мероприятий по выявленным нарушениям. Первая такая конференция для сотрудников региональных подразделений нашего Управления в предприятиях «РиД» прошла 19 мая в Тюмени, следующая запланирована для персонала «ПиТ» на 2 июня в Москве.
Еще одно важное направление в нашей работе – развитие электронных сред поддержки контрольной работы. Уже сегодня во многих дочерних обществах внедрена программа «Директум», которая позволяет ускорить процесс визирования договоров и максимально исключить влияние человеческого фактора на этапах от рассылки предложений делать оферты до заключения договора. Мы активно участвуем в работе по распространению программы на все дочерние предприятия, разрабатываем стандартные решения для направлений «ПиТ» и «РиД».
Другая задача в этом направлении – создание единой базы данных по контрагентам. Такая база необходима бизнесу для решения задач, поставленных акционерами в рамках новой философии контрактования: управление рыночными долями контрагентов, создание прозрачных и равных условий для контрагентов в различных географических областях деятельности Компании, выявление и поддержка добросовестных партнеров.
За решением этих серьезных задач нам необходимо провести второй этап собственной реорганизации – обосновать вариант организационной независимости наших региональных подразделений. В производственном контракте Управления установлено, что после одобрения Высшим руководством вида организационного выделения мы должны приступить к плану по его реализации уже в 2011 году. Сейчас мы активно занимаемся подготовкой обоснования формы организационного выделения, при этом рассматриваем несколько возможных вариантов.
Наша Компания развивается, и жизнь ставит перед нами все более масштабные задачи. Только при ежедневном развитии собственных компетенций и креативности, а также при тесном взаимодействии с бизнесом мы сможем соответствовать динамичным внешним условиям и решить поставленные задачи с максимальной пользой для ТНК-ВР.
