Опыт преодоления хаоса, или О пользе внедрения системы НСИ

Сама по себе автоматизация не панацея, и ожидать чудес от ее внедрения не стоит, если предварительно не определены подходы к систематизации и классификации информации, которая впоследствии будет обрабатываться автоматизированно

  Ольга Пайвина, руководитель отдела планирования сырья и материалов ОАО «Компания ЮНИМИЛК»

 

Повышение эффективности бизнеса волнует любого собственника и руководителя предприятия. Часто большие надежды в решении этого вопроса возлагаются на автоматизацию. Но сама по себе автоматизация не панацея, и ожидать чудес от ее внедрения не стоит, если предварительно не определены подходы к систематизации и классификации информации, которая впоследствии будет обрабатываться автоматизированно. 

Рассчитывали обрести преимущества,

а получилось как всегда

За последние 10 лет, пожалуй, большинство средних и крупных российских компаний обзавелось, как минимум, одной, а то и несколькими информационными системами (ИС). И каково же было удивление многих из них, когда обнаружилось, что вместо преимуществ, которые сулила им автоматизация, они получили новые проблемы в области хранения и анализа данных с использованием ИС. Вот лишь несколько типичных ситуаций.

Зачастую в крупных компаниях существует одновременно несколько ИС, которые внедрялись в разное время, а решение о внедрении принималось разными людьми. Как правило, часть данных в таких системах дублируется, а часть вообще нигде не учитывается. Предназначение каждой системы четко не определено, поэтому каждое подразделение работает в той ИС, в которой ему привычнее, удобнее, а про другую систему знать ничего не хочет. В результате невозможно, к примеру, сравнить плановые и фактические объемы производства, потому что планирование происходит в одной системе, а учет фактически произведенной продукции ведется в другой. Если ассортимент компании достаточно широк, то сопоставить эти данные между собой крайне затруднительно: кодировка продукции (если она вообще есть) разная, наименования тоже отличаются. Но даже если, задавшись такой целью, мы сможем их сопоставить, за это придется заплатить временем наших сотрудников, а вероятность ошибок будет достаточно высока.

Случалось наблюдать и другую ситуацию. В компании применяется одна информационная система, и, казалось бы, путаницы быть не должно, но в отчетах, выгружаемых из системы, постоянные ошибки: одна и та же позиция товара встречается несколько раз, какие-то позиции отсутствуют. В результате руководство компании теряет веру в «правдивость» отчетов из ИС и принимает решения, полагаясь только на собственную интуицию.

А во многих небольших компаниях ИС пока нет вообще, и учет и планирование ведутся, в лучшем случае, в Excel. Какая-либо кодировка продукции зачастую отсутствует, а состав и характеристики продукта хранятся только в виде бумажных спецификаций или рецептур и в головах у сотрудников. Понятно, что при большом ассортименте говорить о корректном сравнении и анализе каких-либо данных не приходится.

В чем причины перечисленных проблем? Почему, несмотря на существенные инвестиции многих компаний в различные ИС и большие временные затраты на построение отчетности, в итоге получается такой беспорядок?

А дело в том, что руководство компании в свое время не позаботилось о «закладке фундамента», на котором в дальнейшем могут возводиться «многоэтажные здания» различных ИС. Таким фундаментом должна стать система нормативно-справочной информации (НСИ).

 

Код известен

Грамотно построенная система НСИ необходима для корректного планирования и учета любой производственной и торговой компании, чей ассортимент превышает 10 позиций. Под НСИ понимают такую систему справочников, в которой систематизирована и классифицирована вся информация о готовой продукции, сырье и материалах, рецептурах или спецификациях и т. д. Эта система должна лежать в основе любой ИС, внедряемой компанией. При этом справочники, естественно, должны поддерживаться в актуальном состоянии, ведь без регулярного обновления любые данные быстро устаревают.

Какие справочники и информацию обычно объединяет система НСИ?

Как правило, в производственных компаниях существует несколько базовых справочников:

– справочник номенклатуры: готовая продукция, полуфабрикаты, сырье, материалы;

– справочник рецептур/спецификаций (bill of material);

– справочник производственных площадок (если у компании их больше одной);

– справочник клиентов;

– справочник поставщиков.

Впрочем, это не исчерпывающий перечень. Могут существовать и другие справочники – цен, складов, точек отгрузки и т. д. Каждая компания в зависимости от масштаба и направлений деятельности сама определяет, какие именно справочники ей необходимы и какая информация должна в них содержаться.

Структура справочника номенклатуры, например, может выглядеть следующим образом:

1.  Код номенклатуры.
2.  Наименование номенклатуры.
3.  Единица измерения.
4.  Характеристики номенклатуры (зависят от специфики продукции).

Код номенклатуры – это уникальный идентификатор, характеризующий каждую позицию в справочнике. Выделяют несколько видов кодировки: сквозную, то есть представляющую собой просто порядковый номер позиций, логическую (составную), при которой в каждом символе кода содержится зашифрованная информация о продукте, и смешанную (комбинированную).

У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Логическая кодировка позволяет непосредственно по коду, не глядя на наименование, определить, к какой группе относится продукт. Это упрощает структурирование продукции. В то же время, если при создании новой позиции какое-либо свойство продукта зашифровано неверно, часто возникают ошибки в коде.

Сквозная кодировка, напротив, позволяет избежать подобных ошибок, но остается «непрозрачной» для пользователя справочника.

ВРЕЗ

Небольшой металлургический завод использует сквозную кодировку. Как объясняет руководство завода, выпускаемый ассортимент продукции достаточно однородный и не очень большой – поэтому нет необходимости усложнять имеющуюся кодировку. К тому же, эта кодировка принята уже несколько лет и к ней привыкли все сотрудники.

 

Некоторые компании используют смешанную кодировку (табл. 1), при которой первая часть кода – логическая (например, отражает номер в классификаторе), а вторая представляет собой порядковый номер внутри группы классификатора.

 

Таблица 1. Смешанная кодировка

Классификатор – еще один важный элемент системы НСИ. Под ним понимается структура ассортимента продукции/полуфабрикатов/сырья и материалов, как правило, состоящая из нескольких уровней (табл. 2), причем каждый следующий уровень является детализацией предыдущего.

 

  Таблица 2. Образец классификатора

 

Многие компании забывают о важности классификатора и кодировки. Между тем простая и удобная кодировка позволяет создать структурированную базу данных для процесса планирования и учета и легко сопоставлять данные из разных отчетов.

Так, даже если в компании используется несколько ИС и изменить в них исторически сложившуюся кодировку невозможно, выход из ситуации есть. Во-первых, можно завести справочник, в котором коды из разных систем будут сопоставлены между собой. Во-вторых, можно создать новую кодировку и сопоставить с ней коды из существующих систем. Выбор второго варианта целесообразен в том случае, если позиции из двух ИС не всегда соответствуют друг другу, например, в одной ИС детализируется продукция в различной групповой упаковке, а в другой – одна и та же номенклатура продукции от разных поставщиков.

ВРЕЗ

В крупном пищевом холдинге используется логическая кодировка. В ней зашифрованы различные характеристики продукта: бренд, вид упаковки, вес, жирность и т. д. При построении любого отчета с такой кодировкой есть возможность быстро получить аналитику по каждой из этих характеристик, отфильтровав позиции по коду. Это очень удобно, например для анализа прибыльности бренда. Чем шире и разнороднее ассортимент и чем больше у компании потребность в анализе данных по ассортиментным группам – тем  необходимее логическая кодировка, считает руководство холдинга.

 

При выборе новой кодировки стоит обратить внимание на максимальную длину кода. Она может быть разной в различных системах. Нельзя также забывать и про ограничения по использованию символов. Например, если в коде присутствуют буквы, то легко ошибиться, введя лишний пробел или «А» в русском регистре вместо латинского. И конечно, код для каждой позиции должен быть уникальным (обычно современные ИС не позволяют ввести в систему две разные позиции с одинаковым кодом).

 

Значимой составляющей любого справочника является наименование номенклатуры. Не редкость ситуация, когда в системе существует одновременно две позиции: «Крышка синяя» и «Синяя крышка». И чем шире у компании ассортимент и круг пользователей системы, тем больше встречается таких дублей. Так, в одном крупном холдинге обнаружилось сразу двенадцать различных вариантов наименования одного и того же продукта, производимого девятью разными филиалами. Конечно, в таком случае картина по остаткам и движению товара сильно искажена. Более того, в результате товар может не отгружаться, поскольку все считают, что его нет на складе, в то время как он просто был оприходован под другим наименованием.

Для того чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендуется разработать для своей компании Правила составления наименований, оговорив в них, с прописной или строчной буквы и в какой последовательности указываются характеристики в наименовании, какие сокращения в словах допустимы и т. д. При этом важно помнить о максимальной длине поля «Наименование», которая будет разниться в зависимости от системы.

Нельзя забывать и о таком элементе справочника, как единица измерения. Если не определить сразу, будет ли произведенная продукция учитываться в килограммах, тоннах, литрах, штуках, палетах и т. д., то может получиться, что разные филиалы выберут различные единицы измерения. Это, естественно, приведет к путанице в отчетах.

Не исключен и такой вариант, при котором для некоторых продуктов в ИС предусматривают несколько единиц измерения. В этом случае требуется ввести коэффициент пересчета одной единицы измерения в другую.

Таким образом, перед созданием системы справочников компании необходимо определить исходные требования: перечень справочников, их формат, информацию, которую будет содержать каждый из них, а также регламент соотношения справочников между собой. Полезно оформить эти исходные требования в виде Правил формирования справочников – так будет проще отслеживать их выполнение.

 

Как спланировать потребность в «крафтиешках»?

Итак, структура справочников компании сформирована, параметры классификатора, кодировки и наименований номенклатуры определены, шаблоны справочников для ИС созданы. Это важная, но лишь небольшая часть работы по наведению порядка в системе НСИ. Теперь предстоит воплотить новую систему в жизнь, что подразумевает:

– распределение между сотрудниками компании функций по формированию справочников и поддержанию их в актуальном состоянии;

– заполнение справочников в соответствии с принятыми правилами;

– синхронизацию новых справочников с существующими;

– загрузку справочников в ИС.

О том, насколько важно грамотно организовать взаимодействие подразделений при создании и ведении НСИ, свидетельствуют два примера.

В одном крупном холдинге правила по ведению НСИ предусматривали, что новые позиции номенклатуры в одну ИС вводятся сотрудниками отдела планирования, в другую – сотрудниками бухгалтерии. Последние пополняли ИС по мере поступления продукции от поставщиков и брали наименования из накладных. Нетрудно догадаться, что различные поставщики по-разному именовали один и тот же товар (например, «сахар» и «САХАР»), и дубли номенклатуры во второй ИС росли с невероятной скоростью. В результате синхронизация НСИ с этой ИС оказалась невозможна.

Второй пример и вовсе из разряда курьезов. На одном совещании технологи долго ломали голову и удивлялись изобретательности маркетологов, увидев в отчете новую позицию «крафтиешки». Оказалось, имелись в виду «крафт-мешки» – бухгалтер попросту ошибся при вводе.

Причины проблем с ведением НСИ, обусловленных уровнем организации взаимодействия подразделений компании, можно назвать следующие:

– не назначены сотрудники, ответственные за ведение справочников компании;

– неправильно определены функции сотрудников по внесению изменений в НСИ (одни функции дублируются, другие ни за кем не закреплены);

– при существовании нескольких ИС одни и те же данные вносятся в различные ИС разными сотрудниками;

– четко не разграничены права доступа в ИС – изменения в НСИ могут быть внесены кем угодно;

– принятая система НСИ не утверждена руководством как обязательная для использования всеми сотрудниками компании, и те вносят информацию «по старинке», то есть кто как привык.

Поэтому, если вы решили навести порядок в системе НСИ, нужно грамотно распределить задачи между сотрудниками.

Прежде всего следует назначить сотрудников, ответственных за заполнение каждого справочника, которые будут обеспечивать полноту и корректность информации в нем, а также правильность загрузки этой информации в ИС. Если какой-либо справочник содержит большое количество информации различного рода и один человек не в состоянии заполнить все его поля, одному сотруднику поручают контролировать правильность внесения информации в справочник, а функции по заполнению конкретных полей распределяют между соответствующими специалистами. Перед загрузкой в ИС они высылают справочник на проверку ответственному лицу.

В идеале любая новая информация должна вноситься в справочники один раз. Но если так сложилось, что у компании несколько ИС и она вынуждена обновлять НСИ в каждой ИС в отдельности, нужно проследить, чтобы это делали одни и те же сотрудники. Например, за добавление новой номенклатурной позиции должен отвечать один человек.

В крупных производственных компаниях для решения этих задач иногда выделяют целый отдел, который помимо актуализации справочников может заниматься и прочей нормативно-технической документацией (ТУ, сертификаты и проч.). Такая структура дает компании ощутимые преимущества. Во-первых, вся НСИ концентрируется «в одних руках», всегда известен ответственный за ее корректность в ИС, а все сотрудники компании знают, к кому обращаться, если возникают вопросы. Во-вторых, в отличие, например, от бухгалтеров, специалисты этого отдела являются экспертами в области НСИ.

Далее важно четко разграничить права доступа в ИС для различных сотрудников. Обычно выделяют следующие виды прав доступа:

– только чтение/просмотр;

– изменение только данных, внесенных самим пользователем (например, только по своему филиалу), плюс просмотр остальных данных;

– изменение всех данных;

– изменение всех данных плюс изменение справочников НСИ;

– права администратора.

Каждый сотрудник наделяется тем минимальным набором прав доступа, который ему необходим для работы в ИС. Права на изменение справочников НСИ рекомендуется предоставлять как можно меньшему количеству специалистов. Нежелательно делегировать их сотрудникам, в обязанности которых не входит загрузка справочников в ИС, ведь зачастую ошибки в НСИ возникают из-за случайного нажатия «не той кнопки».

Необходимо также определить, когда именно справочники компании будут обновляться в ИС. Приведу лишь один пример, демонстрирующий, что время обновления может быть выбрано крайне неудачно. В одной компании в разгар формирования бюджета на следующий год в плане продаж несколько позиций оказались продублированы, а еще несколько – вовсе пропали. Выяснилось, что накануне сотрудники обновили справочники и допустили некоторые ошибки. На их исправление и перезагрузку данных пришлось потратить полдня, а бюджет считали до глубокой ночи.

Поэтому в зависимости от специфики информации нужно определить регулярность (раз в сутки, раз в месяц и т. п.) внесения изменений в НСИ или хотя бы указать периоды, когда справочники НСИ не могут обновляться ни в коем случае – например, посреди процесса планирования.

Наконец, очень важно утвердить разработанную систему НСИ как обязательную для использования не только отдельным подразделением, но и всеми сотрудниками компании. При этом некоторое время следует контролировать, как все сотрудники используют новую систему, ведь люди по природе своей консервативны и, как правило, неохотно перестраиваются с одного формата работы на другой. Оптимальный вариант – загрузить новую НСИ во все ИС компании, тогда вероятность использования старых справочников исключается автоматически.

Когда функции по ведению НСИ распределены, справочники сформированы, синхронизированы и загружены в ИС, рекомендуется разработать Регламент по внесению изменений в НСИ – он явится заключительным аккордом внедрения новой системы. В этом регламенте обычно отражается цепочка передачи информации между сотрудниками с момента ее возникновения до загрузки в ИС: кто, кому, когда, в каком формате и в каких случаях передает новую информацию, в какой последовательности изменяются справочники и каким образом загружаются в ИС. Чем четче перечисленные этапы будут прописаны в регламенте, тем проще будет работать в дальнейшем и тем меньше времени будет уходить на исправление ошибок.

 

Стоит ли игра свеч?

Прочитав все вышеперечисленные рекомендации, кто-то, возможно, поинтересуется: «А ради чего все эти усилия по созданию системы НСИ? Ведь жили же мы без нее раньше и как-то справлялись?»

Отвечу так: грамотно выстроенная система НСИ не только позволяет упорядочить структуру ассортимента, но и решает многие другие проблемы.

Во-первых, у компании, внедрившей систему НСИ, появляется единая база данных для всех процессов планирования и учета. Это означает, что вы легко можете сравнить плановые и фактические данные (например, объемы продаж или объемы производства), даже если они ведутся в разных информационных системах. При этом сотрудникам не придется тратить полдня на сопоставление этих цифр и устранение ошибок в отчетах.

Во-вторых, с внедрением системы НСИ появляется единая база для планирования на различных временных промежутках, что дает возможность сравнения долгосрочных планов с краткосрочными. Ведь нередко долгосрочное планирование ведется в одной ИС, а краткосрочное – в другой, или, что еще хуже, решения о том, что производить завтра, принимаются непосредственно начальником производства сегодня. Система НСИ исключает такую «близорукость», одновременно повышая точность планирования и учета.

В-третьих, система НСИ облегчает решение актуальной для многих компаний проблемы производственного учета. В сложных производствах весьма нелегко построить в ИС всю цепочку производственного учета от момента поступления сырья и материалов «на входе» до момента поступления на склад готовой продукции «на выходе». Ведь для этого нужно не только включить в номенклатуру готовую продукцию, сырье и материалы, все полуфабрикаты, которые появляются в производственном процессе на разных стадиях, но и отразить в ней цепочку превращений «сырье – полуфабрикат – готовая продукция» для каждого цеха. В условиях хаоса в НСИ это вряд ли возможно.

Наконец, единая система НСИ позволяет говорить на одном языке продавцу и сотруднику отдела планирования, закупщику и технологу, оператору на выписке и бренд-менеджеру. Возникает меньше ситуаций, когда один сотрудник «не так понял», что имел в виду другой, и поэтому произвел не тот продукт или отгрузил клиенту не то, что требовалось.

В заключение замечу, что система НСИ – отнюдь не единственная область, требующая наведения порядка в большинстве компаний. Удастся ли предприятию максимально использовать выгоды от внедрения грамотной системы НСИ, во многом зависит от того, насколько хорошо организованы основные бизнес-процессы, продумана стратегия развития и расставлены приоритеты, а также от того, соответствуют ли действия подразделений компании избранной стратегии и скоординированы ли их действия между собой.