«Воронежские крылья» 0 комментариев

ПАО «ВАСО»: Электронный документооборот стал реальностью

О том, как идет процесс внедрения системы электронного документооборота (далее - "СЭД") в ВАСО (Воронежское акционерное самолетостроительное Общество), рассказывает руководитель проекта, начальник административного отдела Николай Тимофеевич Шваров.

Благодарим Центр общественной информации и печати ПАО "ВАСО" за предоставление данного материала.

– Прежде чем вести речь о преимуществах, которые предприятие получило с внедрением СЭД, следует сказать несколько слов об основных проблемах традиционного, бумажного документооборота.

Во-первых, не всегда имелась возможность оперативно доставить документ подразделениям завода, так как доставка в некоторые подразделения осуществляется машиной в среднем два раза в неделю. Во-вторых, сложно было сказать, кому конкретно был передан документ и проследить всю историю работы с документом – в какой срок были наложены резолюции, когда документ был передан и обработан.

Наконец, возникали проблемы в связи с частой потерей документов, много времени уходило на их поиск, поскольку был затруднен поиск по атрибутам документов. Для того, чтобы по запросу подразделения найти документ и посмотреть, был ли он расцехован и доставлен подразделению, требовалось значительное время.

Поэтому не случайно одним из основных требований руководства ВАСО стало повышение исполнительской дисциплины за счет возможности всестороннего контроля за процессами в системе, обеспечение сохранности и исключение потери документов в процессе согласования и исполнения поручений.

В связи с этим в течение 2015 года на предприятии был проведен анализ состояния делопроизводства. Это позволило выявить проблемы и определить направления развития документооборота.

Учитывая технические возможности и уровень профессиональной подготовки работников, руководство предприятия приняло решение о внедрении единой системы электронного документооборота и взаимодействии между структурными подразделениями.

Выбор был сделан в пользу СЭД, являющейся признанным лидером в России по количеству успешных внедрений на крупных предприятиях. Среди достоинств данной системы – большая база готовых бизнес-решений, масштабируемость и гибкость, разнообразие интерфейсов, развитые возможности интеграции с другими информационными системами.

Организация и оперативный контроль хода внедрения СЭД на предприятии решением генерального директора были возложены на директора департамента информационных технологий Р.В. Герцика. Для внедрения системы электронного документооборота на предприятии была создана рабочая группа, куда вошли сотрудники департамента ИТ, канцелярии, дирекции по персоналу. Обучение работе в системе электронного документооборота проводилось на базе компьютерного класса Центра корпоративного обучения  ВАСО.

В ходе реализации проекта по внедрению СЭД на предприятии в рамках первого этапа были внедрены и автоматизированы основные бизнес-процессы по повышению эффективности и совершенствованию делопроизводства. Основное внимание было уделено стандартизации и автоматизации единого информационного пространства в системе, обеспечивающего маршрутизацию и хранение электронных документов, а также разработке и реализации решений, позволяющих в дальнейшем без существенных затрат и доработок наращивать мощность системы и подключать другие структурные подразделения предприятия. Были автоматизированы процессы работы с входящими письмами.

Внедрение модуля «Канцелярия» позволило автоматизировать работу канцелярии с входящей корреспонденцией. В связи с большим объемом получаемых документов одним из основных требований к работе делопроизводителей в системе было максимально упростить и ускорить процесс регистрации документов и доведения их до руководства и исполнителей.

Для работы с входящими письмами был разработан сценарий, позволяющий автоматически сканировать входящие письма, связывать их с соответствующими регистрационно-контрольными карточками и сразу отправлять на исполнение. Заполнение было также упрощено за счет возможности выбора по подразделениям и заранее сформированным спискам работников. В результате значительно сократилось время обработки и регистрации входящей корреспонденции.

Среднее время на обработку одного документа уменьшилось в 2,5-3 раза; снизилась вероятность утери документов, а также появился наглядный инструмент отслеживания местонахождения каждого конкретного документа.

В настоящее время в СЭД зарегистрировано свыше 9 тысяч входящих документов.

В рамках второго этапа проекта проведена установка 128 клиентских рабочих мест руководителей подразделений и цехов, что позволило объединить системой электронного документооборота структурные подразделения предприятия. Таким образом, электронная система делопроизводства значительно упростит получение, тиражирование и исполнение документов, содержащих поручения либо действия исполнителей.

0 комментариев
Отправить
обсуждения
Толковая статья автора-практика. Полная версия - в крайнем номере альманаха "Управление произво... Из личного опыта: как вовлечь сотрудников в процесс непрерывного совершенствования
Никакая программа не позволяет "выявлять причины брака", только сигналы об изменениях в пр... За качество берётся статистика: SPC на «КАМАЗе»
Добрый день, Статистическое управление процессами - это не сравнение контролируемых значений с г... За качество берётся статистика: SPC на «КАМАЗе»
Узнайте больше Альманах “Управление производством” 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов
Альманах “Управление производством”