Залог успешности любого предприятия, к какой бы отрасли оно ни относилось, кроется в повышении конкурентоспособности и эффективности его работы за счет снижения себестоимости и производственных издержек. Однако не менее очевидно и то, что в современных условиях основные ресурсы роста производительности не только заключаются в машинах и оборудовании, но и смещены в область управления экономическими процессами. И важная роль здесь отводится электронному документообороту. Об этом мы беседуем с директором по информационным технологиям (ИТ) ОАО «НЛМК» Сергеем Слаутой.
Корпоративный журнал «Компания НЛМК», 2010г.
Александр Сутормин
Залог успешности любого предприятия, к какой бы отрасли оно ни относилось, кроется в повышении конкурентоспособности и эффективности его работы за счет снижения себестоимости и производственных издержек. Однако не менее очевидно и то, что в современных условиях основные ресурсы роста производительности не только заключаются в машинах и оборудовании, но и смещены в область управления экономическими процессами. И важная роль здесь отводится электронному документообороту. Об этом мы беседуем с директором по информационным технологиям (ИТ) ОАО «НЛМК» Сергеем Слаутой.
- Итак, Сергей Петрович, что такое электронный документооборот и чем вызвана необходимость его внедрения?
– Если кратко, то электронный документооборот – это комплекс работ с электронными документами, включающий в себя их создание, изменение, передачу, хранение и т.д. в компьютерных сетях. Это реализация концепции «безбумажного делопроизводства», когда под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а пересылка электронного аналога.
- Но испокон веков делопроизводство велось на бумаге, даже выражение появилось: бумага – все стерпит…
– Велось, ведется и еще, наверное, будет вестись. Но в эпоху высоких технологий недостатки такого делопроизводства стали особенно очевидными. На согласование, отправку и поиск документов расходуется колоссальное количество времени, не говоря уже о затратах на бумагу и оборудование. Существуют оценки, что в некоторых фирмах работа с документами «съедает» до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов. Это, как говорится, одна сторона медали, есть и другая – рост объемов информации, который подобен уже не снежному кому, катящемуся с горы, а мощной лавине, несущейся с каждым годом все стремительнее. И справляться с ней традиционными канцелярскими методами, даже при наличии компьютеров и современной офисной техники становится все труднее. А ведь качество обработки данных, необходимых для принятия решений, оптимизация документооборота в условиях конкуренции и рынка имеют ключевое значение, поскольку в наше время сама информация – важнейший ресурс развития. Это своего рода кровь, питающая производственный организм. Закупорка каналов информационного обмена неизбежно приведет к коллапсу.
- Значит, нужен такой механизм, который бы эффективно справлялся с документооборотом, не допуская образования тромбов.
– Эту задачу решает система электронного документооборота (СЭД), комплексно охватывающая весь цикл делопроизводства – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив и обеспечивающая его хранение в любых форматах. СЭД помогает осуществить рассылку документов, автоматически отслеживает изменения в них, помогает регистрировать резолюции на документах и контролировать сроки их исполнения. Каким образом? В систему вводятся все приказы, протоколы совещаний с указанием срока реализации тех или иных пунктов и лиц, ответственных за это. Бюрократический принцип: документ должен сначала отлежаться, прежде чем им заняться, тут не работает, потому как сразу видно, кто тянет резину. СЭД хороша еще и тем, что позволяет вести поиск нужных документов как по атрибутам, так и по содержимому, аналогично тому, как ведется поиск в Интернете. Но для этого, конечно, надо сами документы создавать в так называемом текстовом формате.
В ОАО «НЛМК» СЭД внедрена в 2006 году по инициативе вице-президента по кадрам и системе управления С.Э. Цырлина, заменив действующую ранее систему контроля исполнения приказов. За время, прошедшее после внедрения СЭД, сотрудникам Компании удалось вывести делопроизводство на качественно новый уровень, усилить исполнительскую дисциплину, а также успешно освоить дополнительные возможности по совместной работе с документами, их хранению и обмену. За это время в СЭД было размещено и в настоящий момент хранится более 1,4 млн документов, доступных для использования по корпоративной сети.
- А как создавалась эта сеть? Что она сейчас из себя представляет?
– Тут надо сказать, что мы рассматриваем документооборот не только как офисно-канцелярский атрибут, а как, если хотите, неотъемлемую часть производства, поскольку представляем промышленную компанию. Поэтому строили и продолжаем строить свою информационную инфраструктуру снизу вверх, а не сверху вниз, – такая вот особенность. Сейчас на Новолипецком комбинате более 10,5 тысячи пользователей корпоративной сети при 30 тысячи работающих, причем добрая половина этих пользователей непосредственно занята выпуском металла. Иными словами, на комбинате имеет дело с компьютером каждый третий. Если сохраним темпы подключения к сети, то в ближайшие годы электронный документооборот пронзит все уровни управления предприятия от руководителя до конкретного исполнителя.
Нельзя не сказать об электронной почте, с помощью которой пользователи обмениваются электронными сообщениями и файлами. Здесь также налицо прогресс. Если в 2000-м году в момент создания Дирекции по ИТ в деловой переписке участвовало 359 сотрудников НЛМК, то в 2010 году их число многократно увеличилось. В «Списке телефонов руководящего состава ОАО «НЛМК» рядом с телефонными номерами ответственных лиц теперь указаны их электронные почтовые адреса (E-mail). У каждого структурного подразделения также есть свой почтовый адрес. На эти адреса и рассылаются приказы, постановления, распоряжения и указания, требующие согласования. Затем проекты документов с визами и замечаниями направляются на утверждение руководству ОАО «НЛМК».
Кстати, руководители Компании с недавних пор с помощью технологии Blackberry, позволяющей синхронно передавать информацию мобильным пользователям, получили возможность оперативно реагировать на сообщения электронной почты за пределами своего рабочего места и в любое время. С этой целью используются смартфоны – мобильный телефон с расширенной функциональностью, сравнимый с карманным персональным компьютером.
В этом году успешно реализован проект внедрения технологии Wi-Fi, позволяющей обеспечить беспроводной доступ к информационным ресурсам комбината и мировой сети. Устройствами беспроводного доступа в Интернет и к информационным ресурсам Компании сейчас оснащены залы переговоров и оперативных совещаний в административном здании НЛМК.
За период с 2001 года по настоящее время в ОАО «НЛМК» была создана современная сеть передачи данных, которая лежит в основе всех используемых Компанией систем электронного обмена информацией. Все подразделения связал между собой волоконно-оптический кабель общей протяженностью 156 км. Эта сеть действительно напоминает паутину, которая накрыла собой все цеха, склады, весовые, железнодорожные станции предприятия и т. д. Она в режиме реального времени поставляет данные о том, что происходит на производстве. Каких-либо бумаг тут не требуется.
Двумя важными вехами в уходе от бумажных носителей стали переход от индивидуальных факсов в подразделениях к общему факс-серверу в 2004 году и начатая в 2010 году оптимизация парка сканеров.
- А что вы можете сказать о MES-системе? Можно ли рассматривать ее как элемент электронного документооборота?
– На Новолипецком комбинате производственные информационные системы начали использовать задолго до того, как появилась эта аббревиатура, только у нас они называются системы слежения за металлом (ССМ). И этот термин точно отражает их функциональное предназначение: система контролирует содержание и прохождение документов, сопровождающих выпуск продукции, передачу информации от смены к смене, обеспечивает формирование плановой и отчетной документации. В системах формируются все сертификаты качества на готовую продукцию, различные отчеты о качественных и количественных показателях производства, с помощью которых можно оперативно провести анализ количества и качества производимой продукции, а также соответствующих технологических параметров. Объем и достоверность информации ССМ позволили отказаться от хранения в бумажном виде множества документов, в том числе суточных графиков прокатки и выплавки, сменных рапортов производства, паспортов плавок. Ведут этот первичный электронный документооборот сами рабочие.
- Произошла интеграция цеховых ССМ с транспортной системой, что это дало?
– За последние три года значительно сокращен бумажный документооборот, связанный с транспортировкой грузов. Создано программное обеспечение обмена данными о входящих грузах, об отправляемой продукции с информационной системой ОАО «РЖД». В среднем за сутки на НЛМК приходит и отправляется около 1400 вагонов, на каждый из них необходимо оформить документы. Электронный документооборот с железной дорогой существенно повышает производительность труда персонала, занятого приемосдаточными операциями на обменных пунктах станций Новолипецк и Чугун-2.
У дежурного на станции УЖДТ в электронный вид переведены ведомость погрузки-выгрузки, журналы движения и предъявления поездов, учет диспетчерских приказов, поездных телефонограмм, что ускорило поиск необходимой информации, упростило ее анализ. Электронное согласование документов между производственными подразделениями НЛМК и железнодорожными станциями набирает обороты. Так, в прошлом году был автоматизирован процесс ежедневной подачи вагонов в цеха для обеспечения их ритмичной работы. Раньше, чтобы подтвердить факт подачи вагона, работнику цеха надо было прийти на станцию и расписаться в ведомости учета контактного графика. Представителям отдельных подразделений приходилось для этого шагать несколько километров. Теперь процедура согласования осуществляется нажатием нескольких кнопок с любого рабочего места, имеющего доступ к сети. Сейчас в стадии внедрения проект электронного согласования подачи вагонов под готовую продукцию.
Для учета перевозки внутренних грузов на комбинате также требуются накладные. Сегодня, благодаря электронному документообороту, они не печатаются и не передаются машинисту поезда, а в электронном виде сразу поступают на железнодорожную станцию.
Новолипецкий комбинат одним из первых в стране перешел на электронное декларирование экспортной продукции. При этом все первичные электронные документы – сертификаты качества, железнодорожные накладные – проходят необходимые проверки, а декларация передается таможне автоматически без печати на бумажном оригинале. В результате удалось добиться значительного сокращения времени, затрачиваемого на процедуру таможенного оформления экспортных грузов, уменьшить дорогостоящий простой вагонов.
- Сергей Петрович, есть ли возможность у других предприятий Группы НЛМК подключиться к системе электронного документооборота?
– Работать в корпоративной системе электронного документооборота уже сегодня имеют возможность сотрудники 16 компаний: ОАО «НСММЗ», ООО «ВИЗ-Сталь», ОАО «СГОК», ОАО «Алтай-Кокс», ООО «Новолипецкая металлобаза» и других через защищенные каналы связи, образующие единую корпоративную сеть Группы. С 2008 года появилась возможность использовать СЭД как единое средство документооборота в Компании, обеспечивая полнофункциональный доступ к системе пользователям не только Новолипецкого комбината, но и дочерних предприятий.
- Можно сказать, что Компания НЛМК полностью отказалась от бумажного делопроизводства?
– Этого утверждать нельзя, но мы такую цель и не ставили, прекрасно понимая, что реализовать ее пока невозможно. Ведь, помимо внутреннего документооборота, есть еще внешний. И на данной стадии развития документооборота при взаимодействии с внешним миром перевод документов из электронного вида в бумажный и обратно происходит многократно. Нужна реформа нормативно-правовой базы, чтобы юридическая значимость электронного документа достигла уровня бумажного. Нынешнее законодательство об электронно-цифровой подписи (ЭЦП), к сожалению, решает эту задачу далеко не в полном объеме.
И речь сейчас идет не об «истреблении бумаги» как таковой, а о максимальном сокращении ее количества в документообороте с целью повышения эффективности работы. И здесь мы действуем вполне в духе времени. Не секрет, что главным содержанием курса правительства РФ на информатизацию как раз является массовый переход на цифровые технологии сбора и учета данных и превращение этих цифровых данных в разнообразные ИТ-услуги, чем, собственно, и занимается наша Дирекция, находя понимание и поддержку руководства Компании. Кстати, президент страны Дмитрий Медведев, посетивший в нынешнем году Новолипецкий комбинат, дал высокую оценку усилиям ОАО «НЛМК» по внедрению информационных систем (ИС), строящихся на мощном фундаменте корпоративной сети. Этот фундамент сделал возможным наш с вами разговор об использовании элементов электронного документооборота.
- И по каким направлениям они используется?
– Таких направлений много. О некоторых я уже сказал, остановлюсь еще на нескольких, с моей точки зрения, наиболее значимых. Например, управление персоналом. ИС «Кадры и Труд» позволила автоматизировать во всех структурных подразделениях типовые функции и операции, связанные с кадровой работой с помощью процедур создания проектов организационно-распорядительных документов (ОРД), их согласования и утверждения в электронном виде. Примером может служить трудовой договор. Законодательство требует, чтобы этот документ был напечатан на бумаге. Так и делается, атрибуты договора вводятся в базу данных, потом из системы печатается договор, но согласование его ведется в электронном виде. Такой же принцип работы с распоряжениями, касающихся временных переводов с места на место, отпусков, увольнений, соглашениями о прохождении практики, дополнительными соглашениями и т. д. Зарплата металлургам начисляется по электронному табелю учета рабочего времени и переводится на пластиковые карточки. Это тоже элементы электронного документооборота, причем очень важные. Исчезли очереди у касс, исчезли и сами кассы. Работник получает зарплату в удобное для себя время.
Другой пример – система учета инцидентов, призванная разрешать проблемы пользователей с компьютерами, аппаратным и программным обеспечением. Для этого пользователю достаточно оставить в корпоративном портале сообщение о случившемся сбое в ИТ-инфраструктуре. И можно быть уверенным, что специалисты Дирекции сделают все от них зависящее, чтобы в максимально короткий срок восстановить работоспособность информационного ресурса. Пользователь имеет право даже выставить им оценку. Эти оценки ежемесячно анализируются на заседании балансовой комиссии Дирекции, специалисты, не имеющие замечаний, премируются. Таким образом, электронный документооборот, несмотря на большое количество пользователей, помог выстроить прозрачный и оперативный ИТ-сервис.
Следующий пример. ИС «Портал справок», где реализована электронная технология по доступу к отчетам подразделений ОАО «НЛМК». У подразделений есть обязанность размещать свою отчетность в электронном виде на корпоративном портале, и эта отчетность, вместо доставки ее в бумажном виде руководителю, доступна ему для просмотра на портале. При этом жестко разграничивается доступ сотрудников Компании к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и полномочий.
Подобным образом для совместного доступа в электронном виде Техническим управлением размещаются и актуализируются нормативные документы и стандарты ОАО «НЛМК», а также государственные стандарты.
Отмечу еще, что в прошлом году на Новолипецком металлургическом комбинате с использованием аналогичной технологии Управлением профессионального развития персонала была создана корпоративная база знаний, в которой на настоящий момент размещено около 900 карт последовательности технологических операций (КПТО), описывающих процесс производства и позволяющих металлургам самостоятельно повышать свою квалификацию с последующим электронным итоговым тестированием.
Так что электронный документооборот это, действительно, как уже говорил, неотъемлемая часть производства, а не только возможность электронной переписки работников.
Элементы электронного документооборота также используются в процессах информационного взаимодействия со страховыми компаниями, «Липецккомбанком», государственными органами при сдаче отчетности в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд. На подходе проекты автоматизации библиотечных услуг, создания электронной проходной и другие.
- Освоение новшеств всегда сталкивается с определенными трудностями. Как поется в известной песне: «гладко было на бумаге, да забыли про овраги, а по ним ходить». Это я к тому, что переход к электронному документообороту влечет значительное повышение требований к уровню профессионализма, компетенции, знаниям персонала, что в ряде фирм встречает резкий отпор сотрудников. Что вы скажете по этому поводу?
– Какого-либо «сопротивления изменениям» мы, если честно, не ощущаем. Металлурги прекрасно понимают, что современная компания просто обязана работать современными методами. К тому же сами ее руководители являются активными пользователями корпоративной информационной сети. Как говорится, добрый пример перед глазами.
Трудность в психологическом факторе. Человеку, привыкшему видеть на бумажном документе подпись руководителя, непросто привыкнуть только к отметке «подписано» в электронном виде документа. Его мучают сомнения, а действительно ли этот документ утвержден, можно ли верить срокам и наложенной резолюции? И начинается поиск бумажной копии, лучше один раз увидеть...
До сих пор немалое число сотрудников Компании предпочитают использовать распечатанный документ, а не его электронную копию, пусть даже, если это им нужно на короткое время. А поскольку напечатать документ сейчас можно нажатием кнопки, то некоторые пользователи печатают для подстраховки практически все, что к ним приходит, поддерживая тем самым существование наряду с электронной бумажной формы документирования. И это объяснимо: если культура «общения» с бумажными документами складывалась веками, то электронному документообороту, как говорится, без году – неделя.
Но наша решимость максимально заменить внутренний бумажный документооборот Компании (а частично и внешний) на электронный от этого не становится меньше. Целесообразность такой замены подтверждена практикой западных корпораций и нашей собственной практикой.
