Принципы бережливого производства вполне применимы и к реалиям ИТ-подразделения. Их внедрение не требует масштабных затрат, зато дает существенный эффект.
Директор ИС, 2009 http://www.osp.ru
Михаил Зырянов
Принципы бережливого производства вполне применимы и в работе ИТ-подразделений. Их внедрение не требует масштабных затрат, зато дает существенный эффект.
Внедрение принципов бережливого производства в ИТ-службе даст ощутимый положительный эффект в любом случае, даже если на самом предприятии эта система не внедряется, считает Юрий Нам, начальник управления ИТ автомобильного завода «Урал». Он уверен, что пользу даст даже такая простая, казалось бы, мера, как наведение и поддержание порядка на складах ИТ-службы, в ее помещениях и на рабочих столах ИТ-специалистов.
«Поначалу ИТ-сотрудники ворчали, возражая против того, чтобы кто-то вмешивался в привычный порядок вещей, - вспоминает Нам. - Кого-то приходилось уговаривать, некоторых даже уволили. Но это необходимо, ведь сотрудники зачастую тратят на поиски нужных инструментов свое рабочее время. Рабочее время оплачивает предприятие, а потому оно вправе требовать, чтобы сотрудники расходовали его с большей пользой для завода».
Автомобильный завод «Урал» — один из лидеров российского рынка большегрузных автомобилей высокой проходимости. Он был образован в 2001 году в результате реструктуризации производственного комплекса «УралАЗ». Завод выпускает полноприводные внедорожные грузовые автомобили, дорожные грузовики, а также различную спецтехнику на их базе. Основные покупатели — крупные нефтегазодобыващие компании и государственные заказчики, в том числе Минобороны, МВД и МЧС России. Предприятие входит в группу компаний ГАЗ.
С 2004 года на заводе внедряется новая производственная система, основанная на принципах бережливого производства (lean manufacturing), которая охватывает все подразделения и службы, начиная от производственных и заканчивая вспомогательными. Бережливое производство внедряется также на всех других предприятиях группы ГАЗ: везде созданы дирекции по развитию производственной системы, разработаны системы премирования и пр. Бережливое производство помогает существенно снижать издержки в первую очередь за счет оптимизации материальных потоков, путем выстраивания производственных мощностей в цепочки таким образом, чтобы минимизировать затраты времени и ресурсов на перемещение деталей между единицами производственного оборудования.
С переходом предприятия на концепцию бережливого производства пришлось модифицировать ERP-систему, обеспечив в ней ИТ-поддержку всех ключевых элементов производственных процессов, которые касаются реализации принципов бережливости, в том числе и вытягивающую систему планирования, и закладку автомобилей на главном конвейере. Сейчас на заводе используется ERP-система BAAN IV, с 2010 года планируется перейти на новую версию этой системы – Infor ERP LN 6.1.
Переход к бережливости
«Внедрение принципов бережливости не требует больших затрат, - отмечает Нам. - Чтобы , например, навести порядок на складе, избавиться от лишних запасов и уже за счет этого уменьшить объем оборотных средств, необходимых для работы ИТ-службы, не нужно масштабного финансирования».
В ИТ-службе начали с того, что сформулировали принципы 5S применительно к реалиям офисной жизни, после чего приступили к наведению порядка: проанализировали, а затем изменили организацию рабочих мест, размещения документов и инструментов с учетом частоты их использования (те, что применяются чаще, должны находиться ближе к сотруднику), организацию стеллажей, где хранились документы, материалы и оборудование, находящееся в ведении ИТ-службы. После наведения порядка выявилось немало излишков и удалось избавиться от ненужных материалов и комплектующих, в результате чего удалось уменьшить объем оборотных средств, необходимых для работы ИТ-специалистов. Появилось много свободного места на складах.
Следующим шагом стал анализ ИТ-процессов и поиск возможностей по устранению потерь – сокращению времени исполнения процессов или их ресурсоемкости. В ИТ-службе предприятия внедрено процессное управление по методологии ITIL/ITSM. Элементы бережливой методики с ним вполне успешно соседствуют, в частности исполнение принципов 5S в ИТ-службе сейчас является стандартным процессом.
«Принципы бережливости достаточно универсальны. С одной стороны, различия в деятельности, например, ИТ-специалистов и специалистов по ремонту производственного оборудования достаточно велики, с другой — в их деятельности есть немало схожих аспектов», — поясняет Нам. Правда, признает он, пришлось внести некоторые изменения в ИТ-процессы, связанные с непосредственным обслуживанием пользователей, в том числе Service Desk.
Заметно снизить расходы на ИТ, в частности на обслуживание ИТ-инфраструктуры и приложений, помогает стандартизация — один из элементов системы 5S. Использование хотя и дорогого, но надежного оборудования от ведущих производителей помогает ИТ-подразделению не только снижать расходы на подготовку специалистов, интеграцию ИТ-компонентов и их ремонт, но и уменьшать время простоев ИТ-инфраструктуры, вызванных поломками и сбоями. Таким образом снижаются потери, обусловленные дефектными ИТ-услугами — это один из видов потерь, которые перечислены в концепции бережливого производства.
В качестве стандарта на заводе выбрали продукцию Cisco для развертывания телекоммуникационной инфраструктуры, HP — для рабочих станций и IBM — для серверов. «Мы оцениваем совокупные затраты и потери, связанные с различными ИТ-компонентами (в том числе потери, вызванные простоями и расходами на восстановление работоспособности ИТ), — рассказывает Нам. — Более дешевое сетевое оборудование приносит нам гораздо больше потерь и расходов, чем более дорогое. То же касается и компьютеров: мы перестали закупать ПК "красной" сборки (о "желтой" у нас и речи не было) после того, как, проведя несложный анализ, выяснили, что уровень их дефектов составляет примерно 15-20% в год. Перейдя на ПК "белой" сборки, мы за три года столкнулись всего с одним выходом компьютера из строя, и это при том, что завод закупает примерно по сотне компьютеров в год». Стандартизация охватила не только серверные площадки и телекоммуникационные узлы, но и рабочие места пользователей, в том числе оборудование и ПО, которыми они оснащены.
Поддержание бережливости
Чтобы поддерживать выполнение принципов бережливости, на предприятии проводятся практикумы (мероприятия по наведению порядка в соответствии с принципами бережливости) и аудиты. Имеется годовой план практикумов в подразделениях. Каждый такой практикум имеет свои конкретные цели и задачи. Раз в месяц проводится обязательный аудит подразделений на соблюдение принципов бережливости. Осуществляют аудиты руководители всех подразделений, начиная с начальников бюро и отделов, заканчивая управлениями и дирекциями, контролирует процесс дирекция по развитию производственной системы, она же анализирует результаты.
Чтобы мотивировать сотрудников к выполнению принципов бережливого производства, составлены соответствующие должностные инструкции, налажена система премирования . «Для ИТ-специалистов мы еще в 2006 году разработали неформальную систему рейтинга, в которой определили, как будут мотивироваться ИТ-сотрудники в зависимости от результатов их работы».
Переход на бережливое производство позволил существенно увеличить производительность труда сотрудников предприятия. В ИТ-службе удалось не только навести порядок в процессах и документации, но также осуществлять оценку ИТ-затрат, которые приходятся на ИТ-поддержку отдельных бизнес-единиц. Благодаря этому деятельность ИТ-службы стала для руководства более понятной и прозрачной с точки зрения финансов. К примеру, если раньше решение об очередном ИТ-бюджете принималось исходя из весьма приблизительных оценок (основным показателем выступала величина ИТ-бюджета прошлого года), то сейчас оценка делается гораздо более точная – она рассчитывается на основе анализа тех проектов, которые необходимо осуществить, а также затрат на поддержание работоспособности имеющейся на предприятии единицы ИТ-инфраструктуры, в том числе рабочих мест пользователей.
С помощью Service Desk отслеживается нагрузка на ИТ-персонал. По результатам анализа нагрузки принимается решение о минимально необходимой численности ИТ-штата, а также о перераспределении нагрузки между ИТ-специалистами.
Как известно, основным принципом бережливого производства является постоянное улучшение деятельности. Один из показателей работы подразделений на предприятии — это наличие улучшений. По словам Нама, в нынешний непростой период практически все внедряемые улучшения нацелены на снижение затрат времени и ресурсов: «Простейший пример: за счет оптимизации расположения отчетов на бумаге удается уменьшить ее расход. Если количество отчетов значительно, то и экономия получается существенной».
«Мотивировать сотрудников на улучшения просто необходимо», — считает Нам. До кризиса все сотрудники, предложившие улучшения, получали премии. В нынешних условиях внесение улучшений вменено в обязанности сотрудников. Чтобы предприятие успешно преодолело кризис, каждому сейчас приходится прикладывать усилия к повышению конкурентоспособности завода и его устойчивости на рынке.
