Эффективное управление контрактами – одна из ключевых составляющих успешного ведения бизнеса компании «Салым Петролеум» (далее - «СПД»). Поэтому компания уделяет внимание развитию компетентности держателей контрактов, их мотивации и ответственности за результат. Программа по повышению эффективности их деятельности включена в Карту сбалансированных показателей 2017 года.
Компания «Салым Петролеум Девелопмент Н.В.» (СПД) — совместное предприятие, созданное в 1996 году для освоения Салымской группы нефтяных месторождений в Западной Сибири. Акционерами СПД являются на паритетных началах «Шелл Салым Девелопмент Б.В.» и ПАО «Газпром нефть».
Работа с подрядными организациями – неотъемлемая часть существующей бизнес-модели СПД. Ежегодно компания расходует на оплату услуг подрядных организаций более половины бюджета. На Салымской группе месторождений подрядчики выполняют 80% работ, в которых задействованы более 5500 сотрудников и свыше 800 единиц техники подрядчиков.
Заблаговременное планирование, правильный выбор подрядчика и эффективное управление контрактами напрямую влияют на качество исполнения работ, их безопасность, соблюдение графика, своевременное урегулирование коммерческих и технических вопросов и, следовательно, на результаты производственной деятельности компании в целом.
Все договоры СПД заключает в соответствии с требованиями процесса управления категориями услуг и договорной деятельностью. Ключевыми участниками процесса являются 150 держателей контрактов (ДК). Эта категория специалистов должна четко представлять этапы процесса, а также роли и ответственность всех его участников. Ведь ДК – это лицо компании, которое несет ответственность за процесс и результат работ, выполняемых подрядными организациями.
Специалисты СПД работают с контрактами разной сложности. 60 из 150 специалистов – это держатели стратегических контрактов и контрактов режима 2.1, по которым на месторождение привлекается большое количество персонала и техники. «Контракты высокого риска должны перераспределяться на людей, обладающих определенными лидерскими качествами. Если эти держатели контрактов такими качествами еще не обладают, компания должна помочь им выработать их», – отмечает Екатерина Грушецкая, финансовый и коммерческий директор. «В СПД есть профессионалы с большой буквы, которые, несмотря на сложные условия и ограниченность ресурсов, управляют контрактами на высоком уровне, – добавляет Владислав Лекомцев, директор производственного департамента. – Мы должны анализировать этот опыт, использовать и каскадировать его в рамках компании. Нам нужно сделать процесс управления договорами стабильным, устойчивым. Управление контрактами – это серьезная и долгосрочная работа, а повышение эффективности держателей контрактов – ее фундамент».
Вопрос о необходимости повышения эффективности деятельности ДК был поднят в начале 2016 года на одной из сессий по взаимодействию между департаментами в рамках программы «Культура безопасного производства» (КБП). Участники встречи указали в одной из матриц обещаний необходимость разработки программы повышения квалификации ДК. На тот момент компания проводила тренинг по управлению тендерным процессом, но этого было недостаточно.
Для проработки вопроса повышения квалификации ДК была сформирована команда сотрудников разных департаментов. В нее вошли специалисты по обучению и развитию, контрактные инженеры, сотрудники отдела ОЗОТОБОС, отдела бюджетирования и анализа и юридического департамента. Они проанализировали процесс управления подрядчиками и выявили случаи срывов сроков реализации проектов, нерационального использования денежных средств, некачественного выполнения работ. Команда определила четыре причины, по которым возникают сложности в процессе заключения и управления договорами.
Первая причина – недостаточный уровень знаний и навыков в роли ДК. Большинство сотрудников, приступая к своим обязанностям держателя контракта, не имеют четкого представления о процессе управления подрядными организациями и действуют методом проб и ошибок. Они опираются на предыдущий опыт работы, который не всегда соответствует требованиям СПД. У ряда держателей контрактов не было четкого понимания их роли, обязанностей и полномочий, им не хватало знаний и навыков в области написания технического задания и проведения технической оценки подрядных организаций, не хватало навыков планирования, мониторинга, контроля и отчетности.
«Проблема эффективности держателя контракта связана с большим разрывом между его областью ответственности, с одной стороны, и его полномочиями и ресурсами, находящимися в его прямом подчинении, с другой. Их наделили большой ответственностью, однако область ресурсов и полномочий для решения проблемных вопросов при этом осталась недостаточной, – отмечает Алексей Зыков, ведущий инженер по геофизическому исследованию скважин. – Одним из важнейших аспектов управления контрактами является своевременное планирование и реакция на изменения в процессе управления подрядчиками. ДК, как правило, не вовлечены в процесс изменения планов и объемов сопутствующих работ, поэтому им бывает трудно оценить и своевременно скорректировать график и объем работ, выполняемых подрядчиком, по своему направлению. Например, когда меняется количество бригад по капитальному ремонту скважин, а также количество и типы ремонтов скважин, держателю контракта необходимо оценить, как это может отразиться на объеме геофизических исследований и работ». «Уровень эффективности зависит от опыта конкретного человека в управлении контрактами, – дополняет коллегу Александр Ремейко, начальник отдела по техническому обслуживанию и обеспечению целостности нефтепромыслового оборудования. – Можно долго изучать теорию, прочитать и знать процедуры, но при этом не иметь практического навыка. Таким образом, эффективность в процессе ведения переговоров и нахождения компромиссов окажется низкой».
Низкий уровень мотивации держателей контрактов – еще одна область, которую СПД выделила в качестве приоритетной в рамках программы. Некоторые сотрудники воспринимают это направление своей работы как дополнительную нагрузку. У многих специалистов она занимает до 50% рабочего времени.
«Существует несколько аспектов, которые могут существенно повлиять на повышение эффективности работы ДК, – делится мнением Игорь Калинин, руководитель группы инфраструктурных объектов. – Один из них – пересмотр количества контрактов, находящихся в управлении специалиста. На данный момент часть держателей контрактов перегружена объемом работ. Второй – более ответственный подход к выбору подрядчика. У ДК нет полномочий влиять на конечный выбор подрядной организации, ему приходится работать с тем подрядчиком, которого уже выбрали. Если выбранный подрядчик находится в зоне высокого риска, то нагрузка и объемы работ ДК могут значительно увеличиться, хотя формально контракты могут быть очень похожими».
Вопрос мотивации тесно связан с недостаточным уровнем ответственности за результат работ, выполняемых подрядными организациями, курируемыми ДК. Низкий уровень проработки технического задания, поздняя сдача проекта, невозврат подрядчиком давальческих материалов, несвоевременное предоставление отчетности – лишь некоторые примеры того, к чему приводит отсутствие надлежащего уровня ответственности.
Четвертая причина связана с проблемами во взаимодействии между участниками процесса управления контрактами – держателем контракта, его представителем на месторождении, контрактным инженером, держателем бюджета и специалистом ОЗОТОБОС. Размытость ролей и полномочий участников процесса лишь добавляет трудностей в общении между участниками процесса.
Разобравшись в сложностях процесса управления подрядными организациями, команда проекта по повышению эффективности деятельности ДК выработала комплексную программу, состоящую из трех направлений. Во-первых, подготовка и проведение обучения держателей контрактов. Во-вторых, пересмотр роли и полномочий ДК, а также улучшение взаимодействия всех участников процесса. В-третьих, повышение вовлеченности и заинтересованности держателей контрактов.
Обучение – ключевое направление развития необходимых навыков у сотрудников для более эффективного выполнения их роли в качестве ДК. В 2017 году СПД проводит обучение всех держателей контрактов по стратегическим контрактам и контрактам режима 2.1. Еще одна группа сформирована из сотрудников, номинированных руководителями. Всего в этом году компания обучит 60 держателей контрактов. В дальнейшем СПД планирует обучить всех действующих и новых держателей контрактов. Программа состоит из пяти модулей, которые проходят в Москве, Тюмени и на Салымском нефтепромысле.
«В 2017 году существенно сократился срок проведения тендеров, что требует экстренного реагирования со стороны держателей контрактов, – рассказывает Виктор Муравьев, ведущий специалист по контрактам. – Новая программа по обучению ДК поможет значительно улучшить деятельность компании при выборе качественных подрядчиков, которые будут безопасно и своевременно выполнять необходимые работы. В процессе обучения ответственные сотрудники поэтапно проходят все основные этапы процедуры заключения контрактов. Далее, сформировав представление о процессе, они смогут избегать задержек при отборе подрядчиков, а также повысят эффективность управления существующими контрактами».
Каждый модуль посвящен отдельной теме. Первый модуль представляет сам проект и проблематику, связанную с повышением эффективности деятельности ДК. Из второго модуля участники обучения узнают об инструментах проектного управления подрядной организацией. Из третьего – об основных разделах контракта и, соответственно, о роли держателя контракта в их наполнении.
В четвертом модуле держатели контракта изучают управление договором после его заключения, а также знакомятся с существующими инструментами управления, используемыми для повышения эффективности работы подрядчика. Его проводит Екатерина Косьмина, менеджер по контрактованию буровых услуг и оборудования в совместных предприятиях компании «Шелл». Этот тренинг – собственная разработка концерна, он проводится в его подразделениях по всему миру. Его методика состоит в том, что все участники процесса договорной деятельности – держатель контракта, контрактный инженер, специалист ОЗОТОБОС и проектный бухгалтер – в тренинговом формате вместе обсуждают проблемы, возникающие в ходе работы, задают друг другу острые вопросы, высказывают взаимные претензии и в конечном счете вместе вырабатывают решения, нацеленные на достижение наилучшего результата.
Пятый модуль «Управление отношениями и коммуникациями» направлен на развитие навыков ведения переговоров, разрешение противоречий, а также навыков выхода из сложных коммуникативных ситуаций и конфликтов.
По мнению Александра Ремейко, начальника отдела по техническому обслуживанию и обеспечению целостности нефтепромыслового оборудования, очень полезным оказался учебный модуль с выездной сессией в поле представителей департамента контрактов и МТО. «За короткий промежуток времени мы рассмотрели конкретные примеры и ближе познакомились друг с другом. Подобные визиты в поле являются хорошей практикой. На мой взгляд, их следует ввести на регулярной основе, – подчеркивает Александр Ремейко. – Эффективным оказалось и обучение управлению проектами в Москве. Преподаватель представил материал на конкретных примерах СПД, провел анализ сложных ситуаций при управлении контрактами, а также предложил варианты их решений. В рамках обучения было бы полезно провести сессию, посвященную общению с компанией-партнером, так как именно повседневное общение является материалом, на котором строится партнерство».
В рамках программы обучения ДК специалисты СПД под руководством Светланы Силаевой, менеджера по бизнес-соответствию департамента контрактов и МТО, написали учебник «Руководство по договорной деятельности». В его подготовке приняли участие специалисты различных подразделений компании. «Считаю издание “букваря” – “Руководства по договорной деятельности” – самым полезным достижением из всех запланированных мероприятий», – делится впечатлениями Роман Борисенко.
Для повышения навыков держателей контрактов СПД также запустила программу наставничества. Сотрудникам, номинированным руководителями, назначаются наставники – более опытные и подготовленные коллеги. Обучаемый может в любой момент обратиться к своему наставнику и регулярно обсуждать с ним возникающие трудности и индивидуальный план развития.
Вместе с развитием необходимых навыков у держателей контрактов СПД стремится повысить их ответственность за результат, а также улучшить взаимодействие всех вовлеченных в управление подрядными организациями специалистов. Рабочая группа анализирует действующие схемы этого процесса и работает над созданием единой оптимизированной модели распределения обязанностей всех участников управления подрядными организациями, включая линейных менеджеров.
«Мы сможем унифицировать подход, когда в компании будет четко прописан круг полномочий ДК. Отсутствие единого подхода является основной причиной низкой эффективности деятельности ДК, – делится мнением Александр Абрамов, начальник отдела инфраструктуры месторождения и пассажирских перевозок. – Некоторые ДК имеют широкие полномочия и могут принимать решения по бюджету и стратегии, другие таких полномочий не имеют. Они находятся в определенных рамках, решения за них принимают другие сотрудники. Определенное количество ДК работают на месторождении и в тесном взаимодействии с подрядчиками. Другие работают и руководят из офиса, иногда даже не имея технического представителя на месторождении. В таком случае эффективность управления договорами значительно страдает».
Держатель контрактов – важная роль в СПД. Такое понимание компания хо- чет сформировать как у самих ДК, так и у всех сотрудников. Обновленное видение роли ДК отражает объективную значимость сотрудников, выполняющих эту роль.
В июне этого года в компании стартовал конкурс держателей контрактов «Лучшие из лучших». Его основная задача – поощрение культуры личной ответственности за результат, командной и безопасной работы, а также повышение дисциплины исполнения обязанностей ДК. Осенью руководство СПД выберет лучших сотрудников, добившихся существенных улучшений эффективности в управлении подрядными организациями.
Успех программы по повышению эффективности деятельности держателей контрактов зависит от многих факторов: от уровня поддержки руководством компании, заинтересованности руководителей среднего звена, слаженности действий всех участников процесса управления подрядчиками и отработки на практике полученных в рамках обучения навыков. Но главный фактор ее успеха, ее неотъемлемая составляющая – вовлеченность и активная позиция самих держателей контрактов.
