По статистике, 70 дней в году сотрудник что-то ищет или чего-то ждет, еще восемь дней впустую ходит вокруг стола из-за непродуманной расстановки. Как сократить потери, приучив себя к исполнению ряда простых правил, корреспонденту «Страны Росатом» рассказала руководитель проекта «ПСР в офисе» Ирина Хоптынская.
Благодарим редакцию газеты "Страна Росатом" за предоставление данного материала.
По статистике, как минимум пять лет своей жизни человек проводит в поиске вещей - просто потому, что не кладет их на место. Согласитесь, слишком высокая плата за беспорядок. Ведь эти годы можно потратить на то, что по-настоящему важно. Время крадут и лишние перемещения, и ненужные действия.
Мое знакомство с ПСР, как ни странно, началось дома. Прохладным утром, еще не до конца проснувшись, я бродил по квартире в поисках шнура для зарядки диктофона, меланхолично передвигал вещи на столе, заглядывал в ящики. Но через 15 минут бросил это безнадежное занятие, решив купить батарейки по дороге. Спустя полтора часа утренние злоключения предстали совсем в другом свете. Причиной этому послужил проект «ПСР в офисе».
Производственная система «Росатом» создана в 2008 году для повышения эффективности труда в самых разных сферах - будь то стройка, цех или офис. Один из ее инструментов – система 5С, на основе которой и создана программа «ПСР в офисе». Название означает пять шагов, каждый из которых начинается с буквы «С»: сортировка, соблюдение порядка, систематическая уборка, стандартизация и совершенствование. Следуя этим принципам, можно добиться потрясающих результатов. «Выполняя одну и ту же операцию, но в разных условиях, мы тратим разное время, - объясняет Ирина Хоптынская. - Если на столе оставить только вещи, необходимые для работы, и приучить себя держать их на одном месте, можно сэкономить колоссальное количество времени на поиски».
Для иллюстрации этого тезиса мне предложили выполнить простое задание - соединить стрелочками в порядке возрастания числа от 1 до 20, хаотично разбросанные на листе бумаги. Это заняло у меня почти четыре минуты. На втором листе числа располагались более упорядоченно. На их соединение ушла минута. Третий тест, с числами в арифметическом порядке, был пройден за шесть секунд - в 40 раз быстрее, чем первый. После упражнения сомнений в необходимости навести порядок на своем рабочем столе не осталось.
Я даже не представлял, какое колоссальное количество времени поглощают такие мелочи. По статистике, 30 % рабочего дня проходит впустую: 13 % из них мы выуживаем файлы из закоулков компьютера, бумажки или визитки – из тумбочек и шкафов, еще 10 % - согласовываем документы, 7 % - другие дела. В итоге, около 70 дней в году сотрудник проводит в поисках и ожидании.
Между тем сэкономить время может даже такой прием, как рациональное расположение мебели и оргтехники в кабинете. Восемь дней в году сотрудник впустую ходит вокруг своего стола из-за непродуманной расстановки. На минимизацию ущерба от всех этих факторов и направлена программа «ПСР в офисе».
В центральном офисе «Росатома» программу начали осваивать в январе этого года. В качестве пилотных площадок выбрали два подразделения - бухгалтерию и департамент правовой и корпоративной работы. «Двигаемся мелкими шагами, наводя порядок, визуализируя и стандартизируя процессы, набивая шишки. Пытаемся понять, что нужно изменить, чтобы человек работал эффективнее», - объясняет руководитель проекта.
Сотрудники подразделений проходят обязательное обучение, после за месяц реорганизуют свои рабочие места. Чтобы проконтролировать этот процесс, еженедельно проводится аудит. Каждую пятницу сотрудники заполняют контрольный лист из 15 вопросов в специальных сетевых папках.
В центральном офисе «Росатома» работают 1,2 тыс. человек, два подразделения уже используют эту систему, работники еще двух прошли обучение. До конца года планируется навести порядок во всех кабинетах на Ордынке.
Для поощрения продвинутых сотрудников собираются устраивать конкурсы, идею для одного из них, «Лучшая приемная», подал гендиректор Сергей Кириенко. Проекту «ПСР в офисе» может быть посвящена номинация «Человека года «Росатома».
Еще один способ экономить время – визуализация. Специальные карточки с именами и фотографиями сотрудников вывешиваются перед входом в кабинеты и возле рабочих мест. Не нужно растерянно метаться по коридорам и спрашивать, где Иван Иванович и как распознать его среди коллег по отделу. «Однако по поводу фотографий идут бурные споры. Люди почему-то не хотят, чтобы использовали их фото, хотя во многих компаниях этот метод применяется, и он действительно облегчает жизнь как сотрудникам, недавно принятым на работу, так и клиентам», — удивляется Ирина Хоптынская.
Подготовлены шаблоны вопросов и ответов для телефонных разговоров, переписки по электронной почте, стандарты проведения совещаний. На информационные доски вывешивается детальная информация о командировках сотрудников, чтобы знать, как с ними связаться и когда ждать обратно.
Всего в настоящее время оптимизируется 31 процесс. «Может показаться, что в офисе это не так актуально, как на производстве, однако давайте не будем спешить с выводами. Как правило, оплата труда офисных сотрудников выше, следовательно, дороже обходится и время, потраченное ими впустую. Вдобавок ошибка, которую может допустить офисный работник, конструктор, бухгалтер или руководитель подразделения, обойдется очень дорого», - резюмирует руководитель проекта.
Вернувшись домой, я первым делом выкинул кипу старых газет и журналов, убрал со стола диски и зарядники от телефона и плейера. И хотя стать номинантом премии за порядок по ПСР мне явно не грозит, свободного пространства значительно прибавилось, а значит, система реально работает.
Текст: Александр Южанин
