Этот проект — яркий пример того, что любая проблема решаема, если её решать.
Благодарим редакцию газеты «Машиностроитель Карелии» за предоставление данного материала.
Запущенный в прошлом году в компании «АЭМ-технологии» проект «Дебюрократизация» — яркий пример того, что любая проблема решаема, если её решать. О реализации проекта мы поговорили с директором по правовым вопросам АО «АЭМ-технологии» Евгением Сусловым.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
— Расскажите, пожалуйста, с каких позиций стартовала в проекте компания «АЭМ-технологии»?
— В мае прошлого года мы провели стратегическую сессию и по её результатам начали работать с забюрократизированными процессами. Решением генерального директора была создана рабочая группа, в которую входили руководители и специалисты головного подразделения и производственных комплексов.
На первом совещании были определены направления, с которыми им предстояло работать. Первое — сокращение сроков согласования. Мы оптимизировали матрицы согласования по договорной работе, настроили дополнительные маршруты с ограниченным количеством согласующих, ввели направление отчётов руководителям по просрочке согласования договоров.
Второе — внедрение электронного документооборота. Мы начали переводить документы в электронный вид, исключать дублирование в бумажном формате.
Третье — оптимизация отчетности. По этому направлению мы провели ревизию регламентирующих документов, отменили неактуальные и дублирующие.
Четвёртое — исключение проблемных процессов. В рамках работы по этому направлению у нас сейчас реализуется ПСР-проект «Процесс подготовки ТКП» («Взаимодействие с потребителем»).
Пятое — работа с людьми. Мы создали «Ящик идей и предложений», куда сотрудники могут подавать информацию о своём видении решения проблем борьбы с бюрократией. Параллельно с этим мы начали проводить на регулярной основе обучающие семинары по внедрению культуры работы с замечаниями по документам.
18 августа 2022 года в компании «АЭМ-технологии» завершился опрос в рамках проекта «Дебюрократизация». Было получено 3505 анкет, в которых сотрудники выражали своё мнение по поводу забюрократизированных процессов, встречающихся в их работе. Большинство указывали на затягивание сроков согласования решений. Также часто упоминали формальный подход к работе, дублирующие документы, ненужные отчеты.
— Как удаётся вовлечь в реализацию проекта «Дебюрократизация» работников?
— Мы стараемся не только улучшить процессы, но и изменить культуру, сформировать новую управленческую среду. Для вовлечения коллег в процесс дебюрократизации на всех информационных ресурсах были размещены карикатурные плакаты. Как я уже сказал, мы создали ящики «Идей и предложений» — для обратной связи от работников. Кроме того, есть и электронная версия этих ящиков, любой желающий может направить свои предложения по работе в этом направлении, которые будут рассмотрены рабочей группой.
Я убеждён, что очень важно любой процесс дебюрократизации начинать именно с себя. Каждый руководитель должен критично смотреть на свою работу и видеть, какие элементы бюрократии в зоне своей ответственности может исключить. Тогда за ним потянутся и сотрудники, и масштабирование проекта на всю компанию пойдет быстрее.
— Насколько активно наши заводы включились в работу?
— Сотрудники Атоммаша и Петрозаводскмаша приняли участие в отраслевом марафоне «Дебюро-привычки», где 373 команды на протяжении 7 недель проводили опросы по выявлению неразумной бюрократии, решали практические кейсы, придумывали мероприятия. Команда Атоммаша «Лидермаш» заняла 2-е место, набрав 249,9 баллов, отстав от 1-го места всего на 0,5 балла. Команда Петрозаводскмаша «Охотники на бюрократов» набрала 228,4 балла, отстав от 1-го места всего на 21,5 балла. Результаты участия и предложения команд будут реализованы в 2023 году и транслированы на другие площадки.
— С какими сложностями уже пришлось столкнуться в процессе дебюрократизации?
— Существуют технические или иные документы, которые могут быть представлены только на бумаге, здесь без бюрократии не обойтись. Размытие ответственности также ведёт к излишним согласованиям. Мы стараемся чётко выстроить систему: кто и за что отвечает.
Очень много просьб исключить из процессов требования по их ведению, но большое количество таких требований указаны в нормативных документах Росатома, которые мы не в силах изменить, поэтому принимаем и работаем в сторону улучшения других процессов.
— Несмотря на сложности, проделана огромная работа. Что можно отнести к достижениям на данном этапе?
— Были организованы встречи с согласующими и инициаторами для определения потребностей и проблем участников процесса согласования. Была проделана большая работа по оптимизации матриц и исключению лишних согласующих. Определили области ответственности, маршруты согласования. Ввели единый центр компетенций. Утвердили новую редакцию стандарта по договорной работе, внесли изменения в альбом типовых форм договоров. Внедрили отправку отчёта непосредственному руководителю при просрочке задачи. Перевели часть документов в электронный вид без дублирования на бумажных носителях. И это лишь часть наших достижений за прошедший период.
— Как будет развиваться проект в ближайшей перспективе?
— В планах на 2023 год — непрерывное совершенствование, цифровизация, масштабирование, оптимизация процессов и перевод их в текущую деятельность. В приоритете — получение конкретных измеримых результатов, а также работа над формой по их достижению. Также будем стараться не допустить введения необоснованных бюрократических требований, видов отчётности и контроля.
— Что Вы можете посоветовать тем, кто становится на путь борьбы с бюрократией?
— Первым делом нужно начинать изменения с себя и не допускать бюрократии в своей работе. И если есть идеи, как упростить процесс, обязательно их предлагать. Когда мы за что-то берёмся, то обязательно достигаем цели.
КСТАТИ
В конце 2022 года в Росатоме прошёл марафон «Дебюро-привычки». Целевая аудитория мероприятия — участники управленческого кадрового резерва, молодёжный актив, линейные руководители. От Петрозаводскмаша в марафоне приняли участие три команды: «Охотники на бюрократов», «Светлячки» и «Карельская энергия».
Юрий Морозов, инженер-расчётчик:
— Проект «Дебюрократизация» и марафон «Дебюро-привычки» стали ответом на проблему излишней бюрократии в корпорации «Росатом». Марафон дал начало формированию культуры неприятия бюрократии и развитию полезных привычек. Было интересно поработать с коллегами над различными заданиями, узнать, что мы уже используем в работе «Дебюро-привычки», и будет здорово, если наши идеи помогут в реализации проекта «Дебюрократизация».
Дарья Кузменкова, инженер-конструктор:
— Вопрос бюрократии не решается сиюминутно с помощью волшебной кнопки. Любые практики или действия, направленные на борьбу с этим явлением, определённо несут свою пользу в перспективе, даже если это кому-то покажется бесполезно или глупо. Марафон как раз и был больше направлен на практику. Участие в марафоне заставило задуматься о своих бюрократических привычках и привычках коллег, дало понимание, где можно что-то исправить и как обойти ненужные процессы. К сожалению, не все готовы меняться и менять свой отлаженный режим работы, но я считаю, что благодаря таким мероприятиям, как этот марафон, изменения не заставят себя ждать.
Анастасия Дрёмова, ведущий конструктор:
— Марафон позволил обдумать и проиграть разные бюрократические ситуации, которые возникают в рабочем пространстве если не ежедневно, то регулярно. Борьба с бюрократией бесконечна, но успехов достичь однозначно можно. Как? Просто начать с себя самого. Кстати, один из кейсов был именно таким: «Где я бюрократ» — посмотреть на себя со стороны, дать здоровую критику, которая не только поможет ускорить рабочие процессы для других, но и улучшит лично тебя как специалиста. Понравился факт творчества в работе команды: чтобы получить больше баллов, мы выполняли дополнительные задания, которые требовали составить баннеры по теме кейса, написать эссе или снять короткое видео. Я по-другому посмотрела на своих коллег — все они безусловно талантливые люди, которые могут мыслить творчески и нестандартно. А не это ли путь к успеху?
Марафон в цифрах:
Текст: Галина Комарова. Фото: Сергей Тезиков
