Как в Росатоме собирают предложения по улучшению системы документооборота.
Генеральный директор «Росатома» Алексей Лихачев в качестве ключевого приоритета отрасли на ближайшую перспективу обозначил борьбу с бюрократизмом. В концерне под эту задачу открыли народный проект — начали сбор предложений, что улучшить, исправить и упростить в системе управленческого документооборота. Одним из первых шагов стал запуск в Telegram робота по имени @Deburo.
С чат-ботом любой работник электроэнергетического дивизиона может поделиться своими соображениями, в каких процессах слишком много волокиты и как с этим бороться. Со старта проекта в сентябре @Deburo уже получил более 120 идей, которые отправлены экспертам проектной команды.
«Большая часть предложений сведена в единый перечень, который мы разделили на две части: где возможно достичь быстрых побед, а где потребуется реализация системных решений», — говорит руководитель аппарата генерального директора «Росэнергоатома» Светлана Дубровина. Она отметила, что некоторые предложения совсем не содержат конструктива, но являются «исключительно эмоциональными» — при этом именно они свидетельствуют об остроте проблемы. Светлана Дубровина предлагает их авторам связаться с инициативной группой и помочь в обсуждении конкретных примеров и предлагаемых решений.
Кроме портала, мы предлагаем вам и альманах «Управление производством». Все самое интересное и уникальное мы публикуем именно в нем. 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
А на Ростовской АЭС инженер отдела метрологии Надежда Неволина и ведущий инженер цеха централизованного ремонта Ксения Шаповалова затеяли дебюро-марафон.
«Мы часто сталкиваемся с проблемами неразумной бюрократии — затянутые сроки согласований, дублирование поручений, формальные отписки. Казалось, этот порочный круг никогда не разорвется. Поэтому, когда на Конгрессе лидеров изменений нам предложили для проработки направление дебюрократизации, мы с радостью включились в работу. Так появилась идея провести дебюро-марафон на станции, чтобы показать коллегам, что эти проблемы можно и нужно решать», — рассказала Ксения Шаповалова.
На участие в марафоне подали заявки 55 участников. За четыре недели надо было выполнить четыре задания.
На первом этапе участники марафона искали источники формальных подходов к работе, бесполезных или устаревших правил, бессмысленных отчетов, ненужных согласований и документов, созданных по принципу «Мы всегда так делали». С этой точки зрения «марафонцы» оценили текущие рутинные задачи, задаваясь вопросами: кому нужен этот шаг и для чего, является ли он требованием нормативных или законодательных актов, что произойдет, если его исключить или сократить? Если сами не могли ответить на вопросы, задавали их заказчику работ.
На втором этапе «марафонцы» проанализировали работу в единой отраслевой системе электронного документооборота (ЕОСДО), которая была создана, чтобы упростить и ускорить обмен документами. Отчего же с запуском ЕОСДО у сотрудников стало значительно больше задач? Как оказалось, одна из причин — незнание функций ЕОСДО. Вы получили задачу в ЕОСДО, отчитались, а потом выяснилось, что по этому поручению уже сделан отчет, зачастую с противоположной информацией. Но узнали вы об этом случайно, от возмущенного коллеги. А ведь в ЕОСДО можно посмотреть все поручения по документу и отчеты по ним. Знали об этом? Если нет, скорее смотрите памятку.
«Я не буду брать на себя лишнюю задачу. Пишите служебную записку. Если начальник мне ее отпишет, займусь». Слышали такое? Наверняка, и не раз. Только за первое полугодие 2022 года на Ростовской АЭС написано более 5 тыс. служебок. Но каждый такой документ вовлекает в процесс руководителей, которые вынуждены его подписывать и отписывать. Всегда ли это необходимо? Вовсе нет. Многие вопросы можно и нужно решать по телефону, пришли к выводу участники марафона.
Кстати, об этом и в инструкции по делопроизводству написано: «Переписка между подразделениями концерна допускается только в случае невозможности принятия решения без фиксации данного факта или в других исключительных случаях». То есть в целях сокращения внутреннего документооборота рекомендуется использовать бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Этому горизонтальному взаимодействию, общению между коллегами из разных подразделений тоже надо учиться.
Процесс согласования документов неизбежен. Но зачастую в список согласующих попадают те, кого там быть не должно, что затягивает процесс принятия документа и опять же отвлекает руководителей подразделений от полезной работы. Участникам марафона предстояло выявить лишних согласователей в цепочках.
Точно так же можно упростить и процесс экспертизы. Конечно, рядовому сотруднику трудно повлиять на руководителей, которые выдают замечания. Но с появлением экспертизы в ЕОСДО делегирование задач стало намного прозрачнее, и многие из них можно решать на своем уровне: задавать вопросы по телефону, а не в ЕОСДО, пояснять и аргументировать свои замечания, давать рекомендации по их устранению.
Справиться со всеми заданиями смогли 28 человек, десятка лучших дошла до финала. Одна из победительниц, инженер отдела развития персонала Ростовской АЭС Елена Давыденко считает, что практически у каждого сотрудника есть предложения для улучшения процессов, для этого не обязательно быть делопроизводителем, хотя сама Елена с делопроизводством связана 14 лет. «Вся эволюция документооборота происходила у меня на глазах, — говорит она. — Конечно, проведена огромная работа, исключено много ненужных действий, но совершенству нет предела. Главное — искать пути решения».
Валерий Казаков, инженер отдела модернизации и продления ресурса Ростовской АЭС, настолько проникся идеями поиска бюрократических потерь, что после окончания марафона намерен включиться в работу группы поддержки изменений.
Результатом дебюро-марафона стали более 100 наработок. После анализа и устранения дублирования среди них оказалось 42 уникальных предложения, которые сначала будут направлены на экспертизу держателей процессов, а затем пойдут в работу либо по формуле «бери и делай», либо в качестве ППУ (предложение по улучшению) или ПСР-проекта.
«Это сложный процесс. Но радует, что у молодежной инициативы есть поддержка руководителей. Из госкорпорации и концерна также призывают к упрощению документооборота, исключению дублирования поручений. Думаю, общими силами мы справимся», — говорит Ксения Шаповалова. Ей больше всего понравились два предложения «марафонцев»: использовать функции ЕОСДО для формирования отчетов и устранения дублирования, в том числе без направления служебок, и предложение исключить оформление актов, в которых указываются одиночные фразы типа «Мероприятия не требуются».
С тем, что процесс дебюрократизации будет непростым, согласны и линейные руководители подразделений Ростовской АЭС, которые ту же проблему обсуждали в рамках фокус-группы. Они пока решили не раскрывать своих предложений до более тщательной экспертизы, но условно делят их на три группы: «Быстрые победы» (предложения, которые можно внедрить до конца 2022 года), «Системные решения» (срок внедрения два-три года) и «Изменение культуры» (работа по изменению установок и ценностей сотрудников).
Такие же фокус-группы линейных руководителей прошли и на других атомных станциях, процесс дебюрократизации запущен во всем концерне.
Текст: Артем Бегоцкий, Ольга Бредникова
